Чек-лист для руководителей и сотрудников: как закрыть рабочие задачи перед праздниками
Чтобы в декабре привести дела в порядок, важно не упустить детали и правильно расставить приоритеты. Разбираемся, как это сделать в предпраздничной суматохе — когда в списке горящие дедлайны, у сотрудников отпуска, а в календаре запланирован корпоратив.
Главное правило — разделить зоны ответственности по привычным служебным обязанностям. Руководителям и HR-специалистам стоит привести в порядок административные дела, а сотрудникам закрыть текущие проекты и передать задачи коллегам в случае отпуска. В статье собрали предпраздничные дела в простые и понятные чек-листы.
Прежде чем переходить к чек-листам, разберёмся, почему стоит разобраться с рабочими вопросами до праздников.
Закрытые задачи помогают начать год продуктивно
Закрытые рабочие вопросы дают ощущение завершённости и спокойствия. Это позволяет без стресса готовиться к Новому году и не волноваться о завалах в первые дни января. Если доделать все задачи до праздников, можно:
- качественно провести время с близкими — не придётся отвлекаться на рабочие звонки и сообщения. Вы сможете погрузиться в домашние дела и запланировать активности с друзьями или семьёй.
- сохранить хорошие отношения с коллегами — если все дедлайны и договорённости соблюдены, в коллективе будет комфортная и ненапряжённая атмосфера.
- легко вернуться к работе в январе — вы начнёте год с новых проектов и задач вместо списка долгов.
- снизить уровень тревоги — завершённые задачи позволят отдохнуть с чувством выполненного долга.
Что нужно сделать руководителям
Собрали предновогодний чек-лист для руководителей: от привычных управленческих вопросов до организации праздника для сотрудников.
Установить чёткие ожидания
Чтобы команда справилась с задачами, важно установить понятные и конкретные ожидания. На общем собрании зафиксируйте результаты, к которым вы хотите прийти в конце декабря. Это могут быть новые договорённости с заказчиками, достигнутые плановые показатели или утверждённые планы на январь. Озвучьте дедлайны и пропишите критерии, по которым задача будет считаться выполненной, чтобы избежать недопониманий.
Пример:
«К 23 декабря необходимо согласовать с подрядчиками все детали мероприятия, отправить клиенту финальное предложение и получить ответ. Ответственный — менеджер Емельянов. Когда клиент ответит — сообщить руководителю отдела».
Распределить задачи и расставить приоритеты
Разделите задачи между сотрудниками, ранжируя их по степени важности — так каждый поймёт, на чём стоит сконцентрироваться, а что можно сделать позже. Для этого создайте собственные критерии оценки и по ним выберите приоритетные направления либо обратитесь к существующим методикам, например, к матрице Эйзенхауэра.
Этот инструмент предлагает разделить задачи на 4 категории:
- Срочное и важное — необходимо сделать в первую очередь.
- Срочное, но не важное — задачи, которые можно делегировать.
- Несрочное, но важное — добавить в план и выделить конкретные сроки на выполнение.
- Несрочное и неважное — отложить или исключить, если потеряют актуальность.
Проверить работу ресурсов и обновить график работы
Выделите время на проверку технических вопросов — как работает сайт, видно ли входящие сообщения в соцсетях и не попадают ли письма в спам. В период праздников ресурсы могут работать хуже из-за большого трафика — это стоит предусмотреть, чтобы не потерять важные контакты.
Ещё одна важная задача — обновить график работы на период праздников. Важно, чтобы клиенты знали, когда и с кем они могут связаться, чтобы получить ответ.
Назначить ответственных на период праздников
Решите, кто будет на связи на случай срочных вопросов и разделите зоны ответственности. Распределение задач можно делегировать HR-специалисту — его компетенции позволят эффективно организовать работу сотрудников и сэкономят ваше время.
Проверить завершение ключевых задач
Прежде чем уходить на праздники, убедитесь, что приоритетные задачи выполнены в срок. Можно запросить отчёт или устроить финальную встречу, чтобы проверить статусы ключевых задач. Это позволит привести дела в порядок, чтобы в январе вернуться к работе с лёгкостью и начать новые проекты.
Подвести итоги года с командой
Подведение итогов важно не только для личной рефлексии, но и для анализа проделанной работы. Есть несколько вариантов, как это можно сделать:
- индивидуальная беседа с сотрудниками;
- общее собрание;
- отчёты;
- неформальные встречи.
Выбор формата зависит от размера компании, специфики коммуникации и желаемых результатов. Главное — создать атмосферу доверия, чтобы сотрудники были открыты к диалогу и давали честный фидбек.
Официальное подведение итогов можно разнообразить угощениями и праздничными развлечениями, чтобы отблагодарить коллектив и уйти на отдых на приятной ноте. Для этого в офисах часто проводят Тайного Санту — это отличный способ сблизить сотрудников и снять напряжение.
Чтобы устроить Тайного Санту для рабочего коллектива, можно обратиться к сервису «Мой Санта» — в нём собраны все нужные функции и дополнительные фишки для комфортной игры.
- Быстрая жеребьёвка. Сервис сам собирает список участников и решает, кто кому дарит подарок. Не нужно заранее готовить стикеры с именами и проводить жеребьёвку снова, если кто-то вытянул своё имя.
- Можно создать вишлист. Сервис интегрирован с Яндекс Маркетом, поэтому можно быстро собрать все пожелания в одном списке: от конкретных позиций на маркетплейсе до общих идей.
- Сервис может провести Тайного Санту для большого коллектива. Можно играть целыми отделами и филиалами — есть тарифы для компаний на 30, 50 и более игроков.
- Анонимный чат с получателем. Чтобы не прогадать с подарком, можно напрямую задать волнующие вопросы получателю — от аллергии на сладкое до размера одежды.
- Легко следить за ходом игры. Организатор сможет увидеть, все ли подготовили подарки и на какой стадии находится игра, чтобы скорректировать сроки и предложить помощь.
Что нужно сделать сотрудникам
Подготовили чек-лист из пяти пунктов, чтобы отпустить рабочие дела и с лёгкостью встретить Новый год.
Разобрать текущие задачи
Рассортируйте задачи, за которые вы несёте ответственность. Выполните срочные задания, то, что можно сделать позже — запланируйте на январь, а если уходите в отпуск — передайте коллегам. Такой подход отнимет время, но сделает работу более комфортной, как для вас, так и для всего коллектива.
Привести в порядок рабочее место
Наведите порядок за рабочим столом: разберите документы, рассортируйте их по папкам и уберите мусор. Помимо этого, стоит уделить внимание и цифровому пространству: очистите почту, загрузите файлы в облако и проведите ревизию в переписках. Во-первых, будет легче найти нужные документы. Во-вторых, чистое и организованное место позволит начать год с чистого листа.
Что стоит сделать в офисе, прежде чем уйти на праздники
- Уберите лишние бумаги и старые заметки,
- протрите пыль,
- рассортируйте документы по папкам и подпишите их,
- соберите в отдельную папку документы, к которым нжно вернуться в январе,
- настройте автоответчик с датой возвращения,
- разберите входящие сообщения,
- закройте ненужные вкладки и программы,
- выключите технику перед уходом,
- полейте цветы, если они есть в кабинете,
- уберите остатки еды.
Связаться с клиентами и партнёрами
Напомните о себе с помощью поздравления или обсудите сотрудничество в наступающем году, если это необходимо. Искренний интерес и тёплые пожелания — знак уважения к тем, с кем вы сотрудничаете. Важно упомянуть, как вы работаете в праздники, чтобы сэкономить время и ресурсы обеих сторон.
Подготовить отчёты
К концу года необходимо сдать отчёты. Соберите все ключевые данные: финансовые показатели, выполненные KPI и завершенные этапы проектов. Не откладывайте эту задачу в долгий ящик, иначе придётся готовить документы в попыхах и отчёт будет с погрешностями. Если есть недоделанные задачи — также отразите это в отчёте, чтобы в январе было проще к ним вернуться.
Запланировать задачи на первый рабочий день
Возвращаться к работе будет проще, если вы заранее подготовите план. Выберите несколько важных задач, которые стоит сделать в первую очередь. Можно вписать их в календарь и настроить напоминания или записать на стикер и закрепить на видном месте. Выбирайте комфортный для вас способ, который позволит оптимизировать работу в начале январе.
Заключение
Чтобы декабрьские задачи не превратились в снежный ком, постарайтесь заранее подготовиться к сезону: рассортируйте задачи, приведите в порядок рабочее место и подготовьтесь к отдыху. Если вовремя упорядочить все процессы, праздничный сезон пройдёт с минимумом стресса.