Как передать дела перед Новым годом, чтобы коллеги не беспокоили во время отдыха
В новогодние каникулы хочется забыть о работе и провести время с семьёй. Но у многих не получается отдохнуть: телефон разрывается от звонков клиентов, а коллеги пишут в мессенджеры с просьбами что-то подсказать.
Так бывает, когда перед отпуском дела передали наспех или вообще не передали. Коллеги не понимают, что делать с вашими задачами, клиенты не знают, к кому обращаться. В результате все идут к вам — единственному, кто точно знает ответы.
Рассказываем, как правильно передать дела, чтобы новогодние праздники прошли без рабочих забот.
Расставляем приоритеты задач
Перед отпуском составьте список всех текущих задач и проектов. Это поможет понять, какие задачи требуют внимания прямо сейчас, что можно делегировать, а что подождёт до возвращения. Откройте таблицу в Excel или Google Sheets и разделите задачи на три категории:
- Срочные и важные дела — те, что нужно завершить до отпуска. Например, отправить клиенту договор на подпись до 28 декабря, утвердить макет рекламной кампании, которая стартует 2 января. Эти задачи закрывайте в первую очередь — их нельзя передать другим без риска срыва сроков.
- Несрочные, но важные — то, что можно передать коллегам. Например, проверить входящие заявки от клиентов и распределить их по менеджерам, согласовать график публикаций в соцсетях на первую неделю января, ответить на типовые вопросы партнёров. Для этих задач подготовьте чёткие инструкции и передайте ответственным людям.
- Текущие задачи — то, что может подождать до вашего возвращения. Например, обновить базу контактов, подготовить план работы на февраль. Эти дела не срочные, лучше сделать их качественно после отпуска, чем впопыхах сейчас.
Укажите в таблице напротив каждой задачи: действие, категорию, срок выполнения и ответственного, если задачу передаёте коллеге.
| Действие | Категория | Срок выполнения | Ответственный |
|---|---|---|---|
| Отправить договор клиенту ООО «Ромашка» | Срочное и важное | До 27.12 | Выполню сам |
| Проверить заявки с сайта | Несрочное, но важное | Ежедневно | Передам Ивану |
| Обновить прайс-лист в CRM | Подождет до конца каникул | После 11.01 | Выполню сам |
Передаём дела коллегам
Когда приоритеты расставлены, передайте задачи тем, кто будет работать в ваше отсутствие. Оставьте понятные инструкции и объясните, что делать с каждой задачей. Чем подробнее вы всё опишете, тем меньше вопросов возникнет у коллег в ваше отсутствие.
Собираем файлы
Создайте общую папку на Google Drive или Яндекс.Диск и добавьте туда все документы, которые могут понадобиться коллегам. Назовите папку понятно, например: «Передача дел — Иванов — декабрь 2025». Внутри создайте подпапки по темам, например: «Договоры», «Переписка с клиентами».
Добавьте в папку:
- Актуальные договоры и документы. Если ведёте переговоры с клиентом, положите туда последнюю версию договора, коммерческое предложение, переписку.
- Шаблоны и инструкции — всё, что коллега может использовать без вашей помощи.
- Таблицы с данными. Если ведёте учёт заявок, продаж или задач в Excel, добавьте актуальную версию файла.
- Презентации и макеты. Если работаете над проектом, который нужно вести на каникулах, сохраните в папке все материалы по этой теме.
Называйте файлы коротко и точно, например, «Отчёт_декабрь_2025» вместо «Новый 3».
Проводим встречи для передачи дел
Устной договорённости недостаточно — люди забывают детали или понимают задачу по-своему. За 3-5 дней до отпуска назначьте встречу с каждым коллегой, которому передаёте дела.
На встрече расскажите:
- Какие задачи нужно выполнить и в какие сроки. Например: «Каждый день проверяй заявки с сайта до 12:00 и передавай их менеджерам. Если заявка от крупного клиента, сразу пиши мне в Max».
- Где лежат нужные файлы и как с ними работать. Покажите папку на диске, откройте файлы, объясните структуру.
- К кому обращаться за помощью, если что-то пойдёт не так. Например: «Если возникнут вопросы по договору, пиши нашему юристу Марии Ивановой».
После встречи попросите коллег задать вопросы — лучше потратить 10 минут сейчас, чем получать сообщения в праздники или разгребать рабочую почту после каникул.
После встречи запишите короткую голосовую заметку или видео с основными моментами и отправьте коллеге — это поможет ему не забыть важные детали.
Оставляем инструкцию и контакты для связи
После встречи отправьте коллеге письмо на почту или личное сообщение в корпоративный мессенджер с краткой инструкцией. Структурируйте информацию так, чтобы человек мог быстро найти нужное.
- Дайте ссылку на папку с файлами. Например: «Все документы лежат здесь: ссылка на Google Drive».
- Составьте список задач с дедлайнами. Например:
- Проверять заявки с сайта — ежедневно до 12:00.
- Отправить клиенту ООО «Ромашка» счёт на предоплату до 26 декабря.
- Согласовать график публикаций постов в соцсети с SMM-менеджером до 29 декабря.
- Укажите телефоны и почты ключевых людей: клиентов, подрядчиков, коллег из других отделов. Например:
- Клиент ООО «Ромашка» — Иван Петров, +8 111 111-11-11, email ivan@petrov.ru.
- Юрист — Мария Иванова, внутренний номер 234, email maria@ivanova.ru.
- Бухгалтер — Ольга Смирнова, +8 111 111-11-21.
Если коллеге нужен доступ к вашей рабочей почте, CRM или другим сервисам, передайте пароли через менеджер паролей, например, LastPass, с помощью функции Share Item. Никогда не отправляйте пароли открытым текстом в обычном чате или по почте. Такие каналы небезопасны — их могут взломать мошенники.
Закрываем текущие вопросы
За несколько дней до Нового года закройте все дела, которые могут стать источником звонков и сообщений.
Предупреждаем клиентов и партнёров
За неделю до новогодних праздников сообщите всем, с кем работаете, что скоро уходите в отпуск.
Напишите клиентам и партнёрам письмо или сообщение в мессенджер:
«Добрый день! С 31 декабря по 11 января буду в отпуске. Срочные вопросы можно решить до 30 декабря включительно. Если в мое отсутствие возникнут вопросы, обращайтесь к моему коллеге Ивану Сидорову: почта ivan@sidorov.ru, телефон +8 112 000-00-00. Он в курсе всех наших задач и поможет вам».
Так люди не будут ждать от вас ответа в праздники и сразу свяжутся с нужным человеком.
Если ждёте какие-то документы или оплату, уточните сроки до ухода в отпуск, например: «Если сможете отправить акт до 29 декабря, успею его подписать. Если позже — передам коллеге или подпишу после 11 января».
Настраиваем автоответы в почте и мессенджерах
Включите автоответы в рабочей почте за день до начала отпуска. Укажите точные даты отпуска и контакт человека, который вас заменяет. Зайдите в настройки почтового клиента, найдите раздел «Автоответчик» и настройте сообщение:
«Здравствуйте! Я в отпуске с 30 декабря по 11 января и не проверяю почту. Вернусь к работе 12 января и отвечу на ваше письмо. По срочным вопросам пишите моему коллеге Ивану Сидорову: почта ivan@sidorov.ru, телефон +8 112 000-00-00».
В мессенджерах настройте статус «В отпуске до 12 января» или сделайте аватарку с такой надписью.
Отключите уведомления от рабочих чатов и почты на телефоне. Зайдите в настройки уведомлений и выключите звук, вибрацию и всплывающие сообщения для рабочих приложений.
Заключение
Правильная передача дел коллегам — залог спокойного отдыха. Расставьте приоритеты задач, соберите файлы в одной папке, проведите встречи с коллегами, предупредите клиентов и настройте автоответы. Тогда в новогодние праздники вас будет волновать лишь одно, хватит ли мандаринов и оливье.
