Как сотрудникам и руководителям работать с чатами в праздники и выходные
Новогодние каникулы — время, когда хочется забыть о работе и полностью переключиться на отдых. Но мессенджеры стирают границы между личным и рабочим временем. Даже 31 декабря в корпоративный чат приходят уведомления от коллег и начальства.
Чтобы праздники оставались праздниками, а рабочие отношения не страдали, важно заранее договориться о правилах общения в нерабочее время. В статье разобрались, как вести корпоративный чат в новогодние выходные без конфликтов и обид.
Главные правила ведения рабочего чата в праздники
В праздники важно уважать личное время коллег и расставлять приоритеты. Правила, описанные ниже, помогут поддерживать баланс между рабочими задачами и отдыхом.
В какое время уместно писать сообщения в праздничные дни
Писать в рабочий чат в праздничные дни можно только в случае крайней необходимости. Оптимальное время для отправки сообщений — с 10:00 до 18:00.
Не отправляйте сообщения в ранние утренние часы (до 9:00) и поздние вечерние (после 20:00) — в это время коллеги вряд ли настроены на работу. Исключение — форс-мажоры, например:
- Технические аварии — полный отказ серверов или баз данных.
- Кибератаки — обнаружение взлома, утечки данных или хакерских атак.
- Критические ситуации с клиентами — угроза разрыва контракта или судебный иск.
- Форс-мажорные ситуации с банками — блокировка счетов, проблемы с выплатой зарплат.
Различия между срочным и важным
Срочные вопросы требуют немедленного решения: задержка грозит убытками, репутационными рисками или срывом дедлайна.
Важные вопросы имеют высокую значимость для бизнеса, но могут подождать до рабочих дней.
Собрали примеры в таблице.
| Срочные вопросы | Важные вопросы |
|---|---|
| «падение» основного сайта или интернет-магазина компании | планирование новых проектов |
| сбой в работе корпоративной платёжной системы | обсуждение стратегических решений |
| угроза срыва поставок | анализ результатов работы |
| критическая утечка или взлом данных | подготовка отчётов и презентаций |
| экстренные ситуации с клиентами | подготовка к встречам с партнёрами или инвесторами |
Принцип «спроси себя: это не может подождать?»
Прежде чем писать в корпоративный чат в праздники, задайте себе вопрос: «Может ли это подождать до рабочего дня?». Если ответ «да», отложите сообщение. Если вопрос всё же срочный, чётко укажите это в сообщении, чтобы получатель сразу понял приоритет.
Принцип помогает минимизировать ненужные уведомления и сохранить доверие в команде.
Для руководителей: как общаться с командой в новогодние праздники
Руководители несут особую ответственность за здоровую атмосферу в команде. Правильное поведение начальника в новогодние выходные задаёт тон всей команде.
Этикет сообщений команде в праздничные дни
Если нужно отправить сотруднику или команде сообщение, обязательно указывайте срочность и временные рамки ответа. Всегда начинайте сообщение с извинений за беспокойство и объяснения причин обращения в нерабочее время.
Формулируйте запросы конкретно и чётко, чтобы избежать дополнительных уточнений.
Шаблоны сообщений для срочных вопросов
Для экстренных ситуаций используйте следующие формулировки.
Шаблон 1: сообщение команде
«Коллеги, добрый день! Возникла срочная ситуация с (описание проблемы). Прошу (конкретное действие) до (время/дата). Спасибо!»
Шаблон 2: индивидуальное сообщение
«Привет! Извини за беспокойство в выходной. У нас проблема: [суть проблемы]. Очень срочно. Можешь помочь с решением до (время/дата)?»
Шаблоны для работы с клиентскими запросами
При работе с клиентскими обращениями в праздники используйте деликатный подход.
Шаблон 1: ответ клиенту
«Уважаемый Иван, благодарю за ваш запрос. В связи с праздничными днями мы вернёмся с ответом (указать дату). Если вопрос срочный, пожалуйста, уточните детали».
Шаблон 2: внутренний чат по клиентскому запросу
«Команда, поступил запрос от клиента Ивана по вопросу (описание проблемы). Понимаю, что сейчас выходные, но клиент просит ответ до (дата). Кто может взять на себя решение вопроса?».
«Коллеги, клиент Иван столкнулся с технической проблемой. Если кто-то из вас доступен и может помочь с консультацией — буду благодарен. В противном случае свяжемся с клиентом в первый рабочий день».
Что делать, если сотрудник не отвечает
Это нормальная ситуация, которая не должна вызывать негативной реакции руководителя. Сотрудник имеет полное право не отвечать на рабочие сообщения в своё личное время.
Если вопрос срочный, попробуйте найти альтернативные способы решения:
- обратитесь к другому сотруднику, который может быть доступен,
- воспользуйтесь корпоративными инструкциями и регламентами,
- свяжитесь с сотрудником по телефону, если случай форс-мажорный.
В случае крайней необходимости можно отправить дополнительное сообщение с пояснением ситуации, но без давления. Например: «Иван, понимаю, что праздники, но у нас сбой в системе, нужна ваша помощь. Пожалуйста, дайте знать, когда сможете помочь».
Когда сотрудник ответит, не высказывайте ему своё недовольство: упрёки и негативные комментарии испортят ваши отношения. Напряжённая обстановка разрушает доверие в команде и создаёт токсичную рабочую атмосферу.
Создание протокола для экстренных случаев
В протоколе для экстренных ситуаций нужно прописать: критерии срочности, кому писать, что делать и как быстро отвечать.
Создайте отдельный чат или канал связи исключительно для экстренных случаев. Используйте его только для критических ситуаций, которые не могут ждать до рабочего дня. Включите в чат минимум людей — например, сисадмина, юриста, бухгалтера.
Дежурства и ротация ответственности
Для компаний, где срочные вопросы возникают регулярно, эффективна система дежурств. Назначьте ответственных сотрудников на каждый день праздников, распределив нагрузку равномерно. Например, один сотрудник дежурит 1–2 января, другой — 3–4 января.
Убедитесь, что дежурные знают свои обязанности и имеют доступ к необходимым корпоративным ресурсам. Чтобы замотивировать сотрудников, предусмотрите материальный стимул, например, бонусы или дополнительные выходные за дежурства.
Ротация и поощрение помогут избежать перегрузки одного человека и помогут распределить нагрузку. В итоге каждый будет знать, за что отвечает, и сможет сохранить баланс между работой и отдыхом.
Для сотрудников: как защитить личные границы
Сотрудники имеют право на отдых в праздничные дни без постоянных проверок рабочих чатов. Знайте свои права и умейте вежливо, но твердо отстаивать границы.
Когда стоит ответить на сообщение, а когда можно подождать
Немедленный ответ требуется только в случае серьёзной проблемы. К таким ситуациям относятся:
- технические сбои, блокирующие работу корпоративных сайтов и соцсетей,
- потеря важных данных или взломы,
- экстренные ситуации с ключевыми клиентами,
- проблемы, из-за которых компания может потерять много денег.
Все остальные вопросы можно отложить до рабочего времени. Важно заранее обсудить с руководителем, какие вопросы требуют вашего внимания в праздники.
Настройка уведомлений и «режима не беспокоить»
В смартфонах и мессенджерах можно гибко настроить уведомления, чтобы вас не отвлекали в свободное время.
- На праздники включайте режим «Не беспокоить» с 20:00 до 9:00 или на все выходные. Обычно такая настройка находится в разделе «Звуки и вибрация».
- В Telegram или других мессенджерах в настройках можно отключить звуки уведомлений в отдельных чатах. Для этого нужно зайти в Настройки (значок шестерёнки или три точки), в раздел, который называется «Уведомления и звуки». В этом разделе вы увидите подразделы для разных типов чатов («Личные чаты», «Группы», «Каналы») или опцию «Настройка для отдельных чатов». Выберите нужные чаты, а затем выключите для них звук.
- Оставьте звук только для личных сообщений от руководителя.
Шаблоны вежливых сообщений о своём отсутствии
Заранее подготовьте шаблоны сообщений, чтобы вежливо предупредить коллег и клиентов о вашем отпуске. Это поможет избежать недопонимания и позволит вам спокойно отдохнуть.
Аватарка и статус в мессенджерах и соцсетях: поменяйте фото профиля на картинку с текстом «В отпуске до 11 января» или поставьте статус «Отдыхаю до 11.01».
В общий рабочий чат команды: «Коллеги, с 30 декабря по 11 января ухожу в отпуск. Не буду читать рабочие чаты. До встречи в новом году!»
Клиентам и партнёрам: «Здравствуйте! Я вернусь к работе 11 января и сразу займусь вашим вопросом. Желаю хорошо провести время в новогодние выходные! При экстренной необходимости свяжитесь по телефону (номер)».
Коллегам из других отделов, с кем часто работаете: «Привет, Иван! Сегодня мой последний рабочий день перед Новым годом. Возвращаюсь к работе 11 января. Желаю отличных выходных!»
Алгоритм действий, если всё-таки побеспокоили в отпуске
Если вы получили рабочее сообщение в выходной, не игнорируйте его, ведь проблема никуда не исчезнет. Вот что нужно сделать:
- Оцените срочность: прочтите сообщение и определите, действительно ли оно требует немедленного ответа.
- Ответьте кратко: если вопрос срочный, подтвердите, что займётесь им, и уточните сроки. Например: «Вижу ваш запрос, решу до 17:00».
- Обозначьте временные рамки: если сообщение несрочное, отправьте вежливый ответ с указанием, когда вернётесь к задаче.
- После праздников обязательно обсудите с руководителем, как будете решать рабочие вопросы в выходные. Покажите, что готовы помочь, но не в ущерб своему отдыху. Чёткие границы помогут избежать неприятных ситуаций в будущем.
Что делать с действительно срочными вопросами
Если вопрос срочный и входит в ваши обязанности, оцените, сколько времени потребуется на его решение. Если задача занимает менее 30 минут, выполните её и сообщите об этом начальству. Если требуется больше времени, согласуйте с руководителем план действий.
Например: «Для решения нужно около 3 часов, могу приступить завтра утром. Подходит?».
Заключение
Корпоративный этикет в праздничные дни строится на уважении к личному времени коллег и чётком разделении срочных и несрочных задач. Руководителю стоит меньше писать в выходные, а сотрудникам — вовремя обозначить, когда они на связи, а когда отдыхают. Тогда и работа не пострадает, и отдых пройдёт по плану.
