Как выбрать площадку для корпоратива: 10 параметров, которые реально имеют значение
Организация новогоднего корпоратива — это ответственность за, возможно, единственный праздник в году, который соберёт всю компанию вне работы.
На плечи HR-менеджера или офис-администратора ложится серьёзная задача. Если праздник удастся, сотрудники будут вспоминать его весь год с благодарностью, если нет — он рискует превратиться в локальный анекдот и поставить под сомнение компетентность организаторов.
Ключевой этап подготовки — выбор площадки. Именно здесь чаще всего возникают сложности. Мы собрали десять параметров, которые стоит учитывать, чтобы не ошибиться с выбором и сделать новогодний праздник событием, которое понравится всем без исключения.
Вместимость и конфигурация зала
Если в объявлении написано что-то вроде «наша площадка рассчитана на 100 гостей», это не значит, что туда комфортно уместятся даже 95 сотрудников компании. Цифра в рекламе — это максимальная посадка, когда столы стоят так плотно, что официант протискивается между ними боком, а ведущий на сцене виден только половине гостей.
При выборе площадки важно не только номинальное число посадочных мест. Нужно смотреть, подходит ли зал под формат корпоратива — видно ли сцену или экран из любой точки, есть ли свободное пространство между столами, можно ли без проблем переставить мебель под программу вечера.
Лучше сразу брать место с запасом на 20-30%. Попросите у хозяина площадки план рассадки, а ещё лучше — приедьте сами и пройдитесь по залу. Эта проверка сэкономит вам массу нервов в день праздника, поэтому не поленитесь её провести.
Типичная ошибка: организаторы берут зал впритык. На бумаге места хватает, но на деле выясняется, что танцевать негде, конкурсы для большого количества человек одновременно провести невозможно, все толкаются и толпятся. Люди чувствуют себя зажатыми, атмосфера становится напряжённой, и праздник быстро перестаёт радовать — гостям хочется уйти раньше.
Локация и транспортная доступность
При выборе площадки часто тянет к загородным вариантам. Еловые аллеи, ледяные горки, мангалы, снегоходы, отсутствие толп людей и тишина — всё выглядит как идеальная зимняя сказка. Но дорога туда может легко стать проблемой. На сайтах аренды можно запутаться — место кажется близким, в том же районе или области, а в итоге это 60 километров от офиса. Таким образом, в день корпоратива сотрудники вместо полного релакса получают квест с логистикой и ещё один ненормированный рабочий день — как доехать вечером после работы и как вернуться ночью, когда праздник закончится.
Поэтому при выборе площадки нужно смотреть не только на красоту, но и на время в пути. Даже самое эффектное пространство не оправдает вложенных средств, если дорога туда станет приключением в плохом смысле. Если всё же выберете удалённый вариант, спланируйте трансфер — закажите автобусы или микроавтобусы, заранее сообщите сотрудникам время отправления и маршрут, продумайте обратный путь после полуночи.
Типичная ошибка: организаторы забронировали площадку в живописном месте да ещё и по хорошей скидке, но забыли про логистику. В итоге часть сотрудников опоздала, часть вовсе не доехала, а тем, кто остался на празднике до конца, утром предложили дождаться рейсового автобуса, который ходит от местной остановки два раза в день.
Стоимость аренды и скрытые расходы
Цена в объявлении может казаться выгодной, но не отражать реальных расходов. К аренде зала часто добавляют сбор за свой алкоголь, плату за пользование оборудованием, уборку после мероприятия и даже деньги за гардероб. В итоге счёт вырастает значительно, и первоначальная цифра рассеивается, как видение.
Поэтому важно уточнить, что именно входит в аренду, спросить про алкоголь и еду и запросить подробный расчёт со всеми пунктами, зафиксировав договорённости письменно.
Типичная ошибка: организаторы ориентируются только на базовую цену аренды, решая, что в неё включено всё необходимое. Но позже выясняется, что за звук и свет надо платить отдельно, уборка тоже не входит, а за свой алкоголь берут пробковый сбор. В итоге сумма оказывается ощутимо выше, чем планировалось, и приходится объяснять, почему бюджет не сошёлся.
Техническое оснащение
Сам по себе красивый зал не гарант хорошего корпоратива. Если звук плохой, а света не хватает, праздник обречён на провал. Ведущему нужна надёжная акустика, музыкантам аппаратура, а для интерактивов и презентаций понадобятся экран и проектор.
Поэтому до заключения договора нужно учесть, а лучше самостоятельно проверить наличие оборудования, его качество и работоспособность.
Типичная ошибка: организаторы, не проверяя, на слово поверили, что в помещении всё есть. На деле оказалось, что микрофон один, и тот перемотан синей изолентой, колонки шипят, а проектор светит так тускло, что слайдов весёлой поздравительной презентации почти не видно.
Кейтеринг и бар
Еда и напитки — один из главных факторов успеха корпоратива. Люди приходят вкусно поесть, сжечь калории на танцполе, а после снова восполнить дефицит за столом — этот ритм типичного приятного вечера поддерживается только за счёт слаженной работы кухни и бара. Если подача блюд затянута или бар работает с перебоями, хорошее настроение сотрудников может улетучиться.
Поэтому ещё на этапе подготовки стоит обсудить количество официантов и тайминг подачи, скорость обслуживания, запас алкоголя и порядок его пополнения. Не забудьте и про специальные опции — диетические или вегетарианские блюда, чтобы каждый гость чувствовал себя комфортно.
Типичная ошибка: организаторы не узнали, сколько официантов будет работать на мероприятии, и как выстроен график подачи блюд. В результате персонала оказалось слишком мало. Закуски испарялись мгновенно, горячее подали с большим опозданием, алкоголь закончился тогда, когда веселье только началось.
Возможности для проведения программы
Корпоратив редко ограничивается одним банкетом. В программе обычно есть ведущий, конкурсы, номера артистов или музыкантов, танцы. Чтобы всё прошло как задумано, нужны подходящие условия: сцена или отдельная площадка для выступлений, пространство для танцев и качественное оборудование.
Важно заранее уточнить, нет ли ограничений по громкости музыки, использованию света или спецэффектов.
Типичная ошибка: организаторы корпоратива выбрали местом проведения красивый зал с современным интерьером, но в нём нет сцены и мало свободного места. В итоге артисты выступают между столами, некоторые зрители подсвечивают их лица фонариками телефонов, а остальные гости видят только спины друг друга.
Атмосфера и интерьер
Сам вид зала задаёт или не задаёт праздничное настроение ещё на этапе подбора. Интерьер может работать на праздник, а может его испортить. На фото площадка выглядит эффектно, но в реальности оказывается мрачной, неуютной, с изношенным ремонтом и атмосферой, которая не соответствует духу и имиджу компании.
Поэтому ещё до подписания договора стоит оценить общий стиль зала, освещение, атмосферу уюта и возможность добавить декор или фирменное оформление под корпоратив. Лучше всего приехать на просмотр лично и посмотреть помещение вживую. Если в целом оно вам подходит, но чего-то немного не хватает по эстетике, недостающие штрихи можно добавить своими силами.
Типичная ошибка: организаторы выбрали площадку по красивым фотографиям в объявлении и не задумались, как она будет выглядеть для их сотрудников в реальности. Никто не съездил на просмотр, не пригласил коллег оценить зал вместе и даже не попросил снять короткое видео.
Расположенность персонала
Даже идеально подходящий зал может испортить впечатление от корпоратива, если персонал ведёт себя формально и не готов идти навстречу. Отношение администратора и его готовность помогать во многом определяют, как пройдёт ваш праздник.
Чтобы избежать проблем, заранее обсудите все детали рассадки и программы, зафиксируйте изменения в договоре и отдавайте предпочтение тем местам, где уже проводили корпоративы, а не только свадьбы или частные банкеты. Полезно и лично пообщаться с персоналом — по вашему диалогу будет понятно, совпадает ли настрой и можно ли доверять этим людям один из самых ответственных вечеров конца года для компании.
Типичная ошибка: организаторы заключили договор с расчётом на то, что в день праздника всё пройдёт по их сценарию. Уже на месте выяснилось, что столы переставлять нельзя, свет менять тоже, дополнительные зоны организовать не дадут, официанты и гости настроились друг против друга в связи с началом спора. В итоге сценарий сорвался, ведущему пришлось выкручиваться на ходу, а виноватым стал тот, кто всё это организовал.
Ограничения по шуму
Для корпоратива важны музыка и танцы, а значит — громкость и возможность веселиться до позднего вечера. Если площадка сдаётся под мероприятия, но при этом живёт по правилам спального района и строго ограничивает уровень шума, угрожая жалобами и вызовом полиции, то такое место просто не подходит для праздников.
Поэтому заранее уточните режим работы площадки. До какого часа можно играть музыку, есть ли ограничения по громкости и какие мероприятия проходят рядом. Обратите внимание на соседние залы и жилые дома поблизости. Все ваши условия лучше сразу закрепить в договоре, чтобы избежать неприятных сюрпризов в день праздника.
Типичная ошибка: организаторы не уточнили ограничения по громкости и времени работы. В итоге, когда праздник был в самом разгаре и гости танцевали, администратор потребовал выключить аппаратуру из-за жалоб соседей и/или правил площадки. Веселье оборвалось на самом пике, гости были вынуждены продолжать гулять в другом месте.
Репутация и отзывы
Владелец площадки может расхвалить её в самых ярких красках и приложить скриншоты сомнительных отзывов из мессенджеров, но реальную картину дадут только проверенные источники — опыт других компаний и настоящие отзывы гостей.
Проверяйте отзывы в открытых источниках — их должно быть столько, что вам будет понятно: площадка принимает обратную связь весь срок эксплуатации, она действительно сдаётся, а арендодатель не скрывает негатив. Попросите рекомендации у коллег из других компаний, если они уже сотрудничали с этим местом, и обратите внимание на репутацию именно в сегменте корпоративов. Не ориентируйтесь только на цену — высокая стоимость не гарантирует качества. Всегда оценивайте площадку лично.
Типичная ошибка: организаторы доверились коммерческому предложению и не проверили, как площадка работает на деле. В итоге реальность оказалась далека от обещанного, и настроение испортилось у всех гостей.
Хороший корпоратив складывается не из большого бюджета или дружной команды, а из всех мелочей сразу — и их нужно учитывать. За каждым из десяти пунктов стоят ошибки тех, чьи корпоративы не удались. Поработайте с ними, не ленитесь, и ваш праздник станет событием, о котором будет приятно вспоминать весь год.
