Какие HR-задачи автоматизировать после праздников, чтобы осталось время на работу с людьми
После длинных и насыщенных новогодних каникул сотрудников HR-отдела ждут завалы работы — новые письма, справки, наймы, увольнения, дедлайны, отчёты.
HR работает на стыке процессов и людей. С одной стороны — документы и требования закона, с другой — собственно сотрудники. Бизнес держится на людях, поэтому важно не только правильно оформить трудовые отношения, но и выстроить понятную систему поддержки и развития. Когда правила прозрачны, а базовые потребности сотрудников закрыты, компания получает стабильно хороший результат работы.
Чтобы помочь вам не стушеваться перед трудностями, сохранить хороший рабочий темп и самому не впасть в депрессию, разберём стандартные задачи HR, и выясним, какие из них можно автоматизировать.
Кто такой HR и чем он занимается
HR — человек, который отвечает за полный цикл работы с людьми в компании — от найма до увольнения.
Разберём эти его задачи и те самые основные, что остались за скобками данного определения.
Оформление сотрудников
Всё, что связано с официальным оформлением сотрудников. Например, оформить человека на работу, подготовив договор и приказ, правильно отправить его в отпуск или командировку, корректно оформить увольнение и т.д. Плюс — хранить документы, выдавать справки по запросу, следить за сроками испытательного срока или окончания договора и соблюдать правила работы с персональными данными.
Проще говоря, это юридическая часть отношений между сотрудником и работодателем — чтобы всё было не на словах, а по закону.
Автоматизировать можно всё, что повторяется и делается по шаблону. Это создание и хранение документов, типовые процедуры, контроль сроков и стандартные запросы сотрудников — например, заявки на отпуск или справки.
Подбор персонала
Подбор персонала начинается с запроса руководителя о необходимости найма нового сотрудника и заканчивается его выходом на работу. HR уточняет требования к роли, размещает вакансию, ищет кандидатов, проводит отбор, организует интервью, согласует условия и оформляет приём.
Можно автоматизировать повторяющиеся действия типа сбора и хранения откликов на вакансию, сортировки резюме по заданным критериям, переписки с кандидатами, назначения интервью, фиксации этапов, напоминаний участникам процесса и формирования отчётов.
Адаптация новичков
Адаптация начинается в первый рабочий день и длится первые месяцы. HR помогает сотруднику понять задачи, правила работы и структуру компании. Новичка знакомят с командой, назначают наставника, объясняют процессы и ожидаемые результаты, собирают обратную связь. Задача адаптации — снизить риск увольнения в первые месяцы.
Можно автоматизировать организационную часть адаптации: ознакомление с её планом, чек-лист задач на первое время, рассылку текущих инструкций, предоставление доступа к материалам, назначение встреч, напоминания и сбор обратной связи через формы.
Оценка эффективности сотрудников
Это регулярная проверка того, как сотрудник справляется со своими задачами. Нужно ставить цели, проводить встречи один на один, фиксировать результаты за разные промежутки времени, принимать решения об изменении зоны ответственности или карьерном продвижении. Задача этой проверки — сопоставить ожидания компании при приёме человека на должность с фактическими результатами его работы.
Можно автоматизировать все технические этапы процесса — определение целей, рассылку, напоминания, сбор обратной связи, хранение результатов и формирование отчётов.
Обучение сотрудников
Работа по развитию навыков сотрудников — это когда HR вместе с руководителями определяет, каких знаний и навыков им не хватает, подбирает подходящие программы и организует обучение. Цель — закрыть потребности бизнеса за счёт развития текущей команды, а не только через найм новых людей, потому что найм требует больше времени и денег.
Можно автоматизировать назначение курсов по должностям, доступ к учебным материалам, учёт прохождения курсов, итоговое тестирование, напоминания и отчётность.
Система зарплат и премий
Правила, по которым сотрудникам платят деньги. HR и руководители определяют, кто на каком уровне сколько получает, за что начисляются премии, когда можно повышать или понижать зарплату и как планировать общий бюджет. Задача этой функции — сделать так, чтобы ежемесячная выплата была понятна, предсказуема и справедлива для каждого внутри компании.
Можно автоматизировать расчёт премий по установленным параметрам, учёт зарплат по должностям, планирование бюджета и отчётность.
Корпоративная культура
Эта задача включает ответственность за всё, что влияет на атмосферу и понимание внутри компании. Нужно корректно доносить до сотрудников любую информацию, в том числе плохую, транслировать и поддерживать правильные ценности, организовывать программы помощи, форматы общения и сближения.
Можно автоматизировать распространение информации — корпоративные рассылки, внутренние новостные каналы, сбор обратной связи.
Что автоматизировать не нужно
В предыдущем разделе мы разобрали основные задачи HR и решили, какие части этих процессов можно автоматизировать — те, где есть повторяющиеся действия, чёткие и понятные правила. Документы, расчёты, напоминания, сбор данных — всё это можно передать системе.
Но есть задачи, которые связаны с живыми людьми, а люди не поддаются шаблонам. У них меняются обстоятельства, мотивация, состояние. Им нужна обратная связь, внимание и живой контакт. Ни одна система не сможет заменить разговор, восстановить доверие, принять грамотное управленческое решение. Поэтому под непосредственным контролем HR как правило остаются:
- сложные увольнения — ситуации, когда сотрудник не согласен с решением руководства, имеет место конфликт, высокий риск жалоб;
- нестандартные ситуации с юридическими рисками — случаи, которые не подходят под типовой шаблон — особые условия договора, споры, ошибки в оформлении. Нужно разбираться вручную и учитывать детали;
- финальное интервью с кандидатом — последняя встреча перед решением о найме. На ней оценивают не только опыт и сопроводительные документы, но и поведение, мышление, адекватность;
- принятие решения о найме — так как это большая ответственность руководителя и компании, и нужно учитывать задачи бизнеса, бюджет и риски;
- переговоры по условиям работы — обсуждение обязанностей и ожиданий. Здесь важен открытый диалог не с роботом, а с опытным человеком, желательно будущим наставником;
- поддержка новичка в период адаптации — помощь человеку в первые месяцы работы — нужно отвечать на вопросы, снимать тревожность, помогать разобраться в рабочих процессах;
- оценка успешности адаптации — нужно понять, справляется ли сотрудник с задачами и подходит ли он компании. Это требует наблюдения и разговора;
- решения о повышении или увольнении — комплексные решения, влияющие на карьеру одного человека и на целую команду;
- формирование кадрового резерва — выбор сотрудников, которые могут занять более высокие позиции в будущем. Здесь важны наблюдение, личный опыт, индивидуальная оценка;
- наставничество — личная передача опыта и поддержка. Бот или таблица не смогут заменить живой пример и оперативную обратную связь;
- разрешение конфликтов в команде — нужно выслушать стороны, понять причины и помочь договориться лично;
- поддержка сотрудников в сложных ситуациях — формирование доверия, которое строится через личное общение и последовательные действия. Его нельзя создать автоматически.
HR — не просто профессия, а целая система работы с людьми. Часть задач, связанных с этой должностью, повторяется и подчиняется правилам — их можно и нужно автоматизировать — особенно после праздников, когда нагрузка максимальна. Грамотная автоматизация избавит сотрудников отдела HR от лишней рутины и освободит время для основного — работы с людьми и индивидуальных решений, которые принимаются не по шаблону.
