Ошибки года: как использовать их для роста компании в следующем году
Каждая ошибка компании — это возможность иначе взглянуть на бизнес-процессы и хороший толчок для роста. Разбираемся, как правильно анализировать неудачи и проводить командную работу над ошибками.
Вне зависимости от размера бизнеса и его направленности, компании часто совершают одни и те же ошибки: финансовые просчёты, маркетинговые промахи, технические сбои, неправильная работа с персоналом и многое другое. Ошибаться — это нормально и естественно. Главное — не закрывать глаза на свои ошибки, а тщательно прорабатывать каждый промах. Вот что можно и нужно сделать, если в году было допущено немало ошибок.
Проанализировать ошибки
Для начала создайте список всех значительных ошибок, которые произошли за год. Можно поговорить с командой о том, что пошло не так, и совместно накидать идеи, можно провести внутренний аудит всех бизнес-процессов, собрав данные о продажах, прибыли, маркетинговых активностях и ключевых показателях эффективности сотрудников. Когда основные ошибки выявлены и записаны, нужно понять, почему они возникли.
Инструменты и методы для выявления причины неудач
Иногда не сразу можно определить, почему возникла та или иная негативная ситуация, в таких случая пригодятся особые инструменты. Расскажем о них подробнее.
Метод пяти почему
Главная цель метода — определить первопричину проблемы. Для этого необходимо последовательно задавать вопрос «почему» и каждый новый ответ должен помогать углубляться в обстоятельства и приближаться к источнику сложившейся негативной ситуации. Обычно хватает пяти «почему», чтобы докопаться до истины, но в некоторых случаях потребуется больше повторений одного и того же вопроса.
Диаграмма Исикавы
Эту диаграмму иначе называют «рыбья кость». Она помогает найти и визуализировать причину неудачи. Диаграмму рисуют схематично в виде рыбьего скелета, где «голова» — это проблема, а «кости» — факторы, влияющие на ситуацию.
Ретроспективы по Agile
В Agile-подходе для гибкого управления проектами есть понятие ретроспективы. Так называют короткие встречи, которые проводят в конце каждого спринта — временного промежутка, когда команда сфокусирована на определённых задачах. На ретроспективах собираются все сотрудники и обсуждают, как прошёл спринт и что нужно сделать, чтобы улучшить работу в будущем. Серию таких встреч можно устроить в конце года. Разделите ошибки по категориям и проведите отдельные ретроспективы, чтобы обсудить неудачи с командой.
Извлечь уроки
После того как вы определили ошибки и их причины, важно провести рефлексию — оценить произошедшее и понять, какие уроки из этого можно извлечь. Вот какие форматы можно использовать для этого:
- мозговой-штурм — устройте встречу, на которой команда сможет свободно высказывать идеи о том, что пошло не так и как можно улучшить процессы. Запретите критику идей во время обсуждения и записывайте все предложения;
- анонимные опросы — создайте анонимный опрос для сбора предложений сотрудников, чтобы никто из коллег не боялся высказывать свои идеи.
- горячий стул — каждый из команды по очереди сидится на «горячий стул», а остальные участники задают ему вопросы о том, как можно было избежать конкретной ошибки и что нужно в работе. Все высказывания записываются, можно использовать таймер, чтобы ускорить процесс и позволить скорости влиять на креатив.
- групповой разбор ошибок — разделите команду на группы по 4-5 человек и дайте каждой группе одну ошибку для анализа. Коллегам необходимо проанализировать причины ошибки и предложить альтернативные действия. В конце встречи каждая группа представляет свои выводы остальным.
Полученные знания должны лечь в основу новой стратегии развития компании на следующий год.
Использовать полученные знания
На основе проведённого анализа и извлечённых уроков необходимо пересмотреть цели вашей компании и установить новые на ближайший год. Для этого можно использовать пошаговый план.
Шаг 1. Установите новые целей по методу SMART
Ваши новые цели должны быть:
- specific (конкретные цели) — что именно вы хотите достичь.
- measurable (измеримые показатели) — как вы будете измерять успех.
- achievable (достижимые цели) — реально ли достичь этих целей.
- relevant (соответствующие цели) — соответствуют ли они общим целям бизнеса.
- time-bound (ограниченные по времени) — когда вы планируете достичь этой цели.
Шаг 2. Создайте карту целей
Создайте визуальную карту с основными целями на год, каждая цель должна быть связана с конкретными уроками и выводами из анализа.
Шаг 3. Наметьте план действий
Распишите шаги по достижению целей. Для каждой установленной цели разработайте детальный план действий:
- Что конкретно нужно сделать?
- Кто будет ответственным за выполнение задач?
- Какие ресурсы потребуются?
- В какие сроки будет выполнена задача?
Шаг 4. Определите KPI и придумайте систему мониторинга прогресса
Установите ключевые показатели эффективности (KPI) для каждой цели, чтобы понимать индикаторы успеха. Вот какие показатели можно использовать:
- объём продаж;
- процент выполнения плана продаж;
- количество положительных отзывов от клиентов;
- процент удержания клиентов;
- время отклика службы поддержки;
- процент выполненных заказов без ошибок;
Важно регулярно отслеживать выполнение поставленных целей, выявлять «болевые точки» и находить области для улучшения. Для мониторинга результатов компании можно использовать специальные инструменты и методы.
Программы для управления проектами. В YouGile, Yandex Tracker, WEEEK и других аналогичных сервисах ест возможность отслеживать выполнение задач, следить за просрочками и оценивать результаты работы.
Отчёты о производительности. Электронные таблицы Google Sheets и Microsoft Excel позволяют создавать отчёты и отслеживать достижения сотрудников.
Инструменты бизнес-аналитики. Tableau и Power BI — помогают собирать данные из различных источников и визуализировать их в виде интерактивных отчётов и дашбордов для мониторинга ключевых показателей эффективности в режиме реального времени.
Выбор инструментов зависит от специфики бизнеса, бюджета компаний и требований к функциональности. Важно не только установить системы мониторинга, но и регулярно анализировать полученные данные и делать выводы на их основе.
Поддержать моральный дух команды
После анализа ошибок и обсуждения неудач очень важно подбодрить коллег и замотивировать на новые свершения. Хорошим завершением рабочего года может стать игра «Тайный Санта». Она поможет разрядить обстановку и подарить праздничное настроение даже тем, кто сильно расстроен большим количеством ошибок.
Основная задача игры — анонимно обменяться новогодними подарками. Каждый участник становится «Сантой» и тайно готовит сюрприз для другого игрока. В результате все получают приятные эмоции от праздника и подарок.
Чтобы начать игру, проведите жеребьёвку среди сотрудников и определите, кто кому дарит сюрприз. В день, когда будет назначена встреча для обсуждения ошибок года, попросите всех принести подготовленные подарки. Сложите их в одном месте, а затем в конце встречи торжественно вручите каждому сюрприз.
Быстро организовать игру поможет сервис «Мой Санта». Он автоматически распределяет участников, что исключает путаницу во время жеребьёвки. Поэтому никто не забудет имя своего адресата — уведомление о том, кому нужно дарить подарок, придёт на электронную почту или в сообщении.
Кроме того, сервис даёт возможность общаться в анонимных чатах со своим «Сантой», составлять вишлист желанных сюрпризов и выбирать понравившиеся товары в магазине подарков. Также вы можете управлять процессом игры: отслеживать статусы подарков, добавлять исключения, напоминать забывчивым Сантам об их обязанностях и многое другое.
