Сколько стоит новогодний корпоратив: детальный разбор бюджета для руководителей

Чтобы избежать лишних трат на новогодний корпоратив, важно тщательно подойти к разработке сметы. Рассказываем, на что важно обратить внимание, и как составить план расходов для события.

Зачем руководителям нужно заранее просчитать расходы

Оптимально начинать подготовку к корпоративу за 2–3 месяца до даты. Это даёт сразу несколько преимуществ:

1. Избежать непредвиденных трат. При раннем планировании сразу понятно, сколько уйдёт на площадку, еду, подарки и шоу-программу. Не придётся «докидывать» лишние десятки тысяч в последний момент, если что-то забыли.
2. Сэкономить бюджет. Чем раньше бронируется зал, кейтеринг и ведущий, тем ниже цены. К концу декабря стоимость аренды и услуг поднимается в 1,5–2 раза.
3. Забронировать подрядчиков. Популярные площадки и артисты разбираются ещё осенью. Если тянуть до декабря, останутся либо дорогие варианты, либо те, от которых хочется отказаться.
4. Оптимизировать расходы. С ранним планированием можно чётко распределить бюджет: что выгоднее заказать пакетом, какие пункты можно заменить на более экономичные без потери качества, а где стоит вложиться ради «вау-эффекта».

Основные расходы 

Организация корпоратива всегда предполагает целый список затрат. Чтобы грамотно составить смету, нужно учитывать все важные категории расходов. 

Аренда помещения

Обычно это 20–30% бюджета, и здесь цена зависит от даты, локации и условий. Чем ближе к Новому году, тем дороже, особенно пятничные и субботние вечера.

Как сэкономить:

1. Будний вечер или воскресенье позволяют до 20–30% к ставке.
2. Зал с включённым светом/звуком — минус 30–60 тысяч рублей на технике.
3. «Минимальный счёт» вместо фикс-аренды — аренда фактически бесплатна при закрытии по кухне.

Кейтеринг

Важная часть — еда и напитки. На них уходит до 40% бюджета. Средний фуршет стоит от 3 000 ₽ на человека, банкет дороже на треть. 

Заказывать лучше всего в ресторанах, так как проблемы могут возникнуть только с логистикой. Но классические кейтеринги дадут вам стабильность и скорость: средний чек выше, но мало сюрпризов в день события.

Лайфхак: запросите у трёх поставщиков «пакет на Х гостей под бюджет Y» — и сравните не только цену, но и состав: граммовки, горячее, десерты, персонал.

Составьте меню по формату: 40% сытных закусок, 35% салатов, 15% горячего «мини-формата», 10% десерта.

Как сэкономить:

1. Выберите сеты «на компанию» вместо меню по позициям
2. Откажитесь от сложных коктейлей и принесите свой алкоголь. 

При этом важно помнить: именно качество еды и подача определяют общее впечатление.

Развлекательная программа

Она занимает ещё 10–20%. Ведущий, DJ и хотя бы один яркий номер создают настроение, и этого уже достаточно для эффекта праздника. 

Чем больше артистов и сценарных элементов, тем выше расходы. Иногда выгоднее вложиться в харизматичного ведущего и интерактивы, чем заказывать дорогое шоу.

Ориентиры по чеку: ведущий 40–80 тысяч рублей, DJ 20–50 тысяч рублей, кавер-группа 60–200 тысяч рублей, шоу-номера от 30 тысяч рублей за блок.

Игра «Тайный Санта» — позволяет бесплатно повеселить сотрудников. Установите минимальный бюджет на подарки, например, до 1000 рублей. В итоге, трат будет меньше, а эмоций и контента в разы больше, чем от стандартной шоу-программы.

Для HR это минимум хлопот и максимум вовлечённости. Он снимает все организационные сложности: 

1. Автоматически распределяет участников
2. Собирает вишлисты
3. Даёт анонимный чат 
4. Интегрируется с маркетплейсами — подарок можно заказать прямо в два клика.

Попробуйте устроить игру в Тайного Санту

Можно играть в офисе и дома, с семьёй и друзьями. Игра подходит для офлайна, когда все живут рядом, и для онлайн-жеребьёвки, если близкие оказались далеко.

Попробовать

Техническое обеспечение и декор

Обычно занимает по 5–10% от бюджета. Тут легко переплатить, если всё заказывать отдельно. 

Полноценные кастомные инсталляции обходятся дорого, а эффект при этом можно заменить более простыми решениями.

Прочие расходы

Подарки сотрудникам — ещё один важный элемент , которая варьируется от 5 до 15%. Важно чтобы все получили примерно одинаковые наборы. Практичным решением будут сертификаты или универсальные подарки. 

Материал по теме:

Новогодний мерч для бизнеса: как превратить брендированные подарки в бесплатную рекламу

Подробнее

Нельзя забывать и о логистике. Если место далеко, нужен трансфер или хотя бы промокоды на такси. Это 5–10% от бюджета, но важный момент: экономия на транспорте часто портит общее впечатление. 

Дополнительные траты вроде фотографа или организатора занимают около 5%, но дают важный бонус: память, фотоотчёт и меньше стресса у команды.

Пример расчёта сметы

Представим, что праздник планируется в компании малого бизнеса с численностью 50 человек. Продолжительность корпоратива — 3 часа. 

За основу взяли средние цены по рынку. При планировании мероприятия уточняйте более конкретные цифры у поставщиков услуг. 

Таким образом, общая сумма такого «предполагаемого» корпоратива — 478 300 рублей. 

Конечно, у каждой компании цифры будут свои: где-то дороже площадка, где-то меньше тратят на подарки или еду. Но если у вас нет «опорных» данных и вы только начинаете планировать, эту схему можно взять как подсказку. 

Она поможет прикинуть порядок сумм по категориям и избежать ситуации, когда в смете забыли важные статьи расходов.

Как оптимизировать бюджет: лайфхаки

Есть мелкие траты, которые часто не учитываются при планировании, но именно на них в итоге уходит значительная часть бюджета.
Собрали в списке простые шаги, которые помогут оптимизировать расходы и не выйти за рамки сметы.

1. Раннее бронирование. Ближе к декабрю цены значительно растут, поэтому лучше позаботиться об организации мероприятия заранее. 
2. Выбор дня корпоратива. В будние дни праздник обойдётся дешевле, чем на выходных. 
3. Корпоративные скидки и бонусы от партнёров. Некоторые компании и поставщики услуг предлагают скидки на большие заказы. 
4. Экономия на декоре. Оформление — немалая часть бюджета. Оптимизировать этот пункт помогут DIY-украшения. 

Ошибки, которые могут сделать корпоратив дороже

Есть некоторые моменты, на которые стоит обращать внимание, чтобы не удорожить корпоратив: 

1. Нет сметы. Если заранее не расписать расходы по категориям, итоговый чек почти всегда оказывается выше ожиданий. Деньги «утекают» на мелочи — лишние блюда, декор, срочные доплаты.
2. Скрытые платежи. Многие площадки и подрядчики выставляют дополнительные сборы: сервисный занимает 10–15% от счёта, а пробковый от 300 до 1 500 ₽ за бутылку своего алкоголя. Уборка зала, вывоз мусора, доставка ночью. Если не уточнить всё при подписании договора, итоговая сумма легко вырастает на десятки тысяч.
3. Перегруженная программа. Частая ошибка — заказывать «всё и сразу»: ведущего, DJ, кавер-группу, шоу-балет и фокусника. В результате расходы на артистов удваиваются, а программа выходит сумбурной. Гораздо выгоднее сделать ставку на одного сильного ведущего, одного музыкального блока и дополнить их бесплатными или простыми активностями.
4. Подарки без лимита. Когда компания покупает слишком дорогие подарки, смета раздувается без заметного роста лояльности сотрудников. Лучший подход — установить разумный бюджет, например, 1 000–2 000 ₽ на человека и вложиться в универсальные, но практичные варианты: сертификаты, брендированные наборы, сладости. Персонализация и упаковка часто ценятся больше, чем высокая стоимость.

Материал по теме:

Идеи переупаковки корпоративного сладкого подарка: от стандартных идей до сладких букетов

Подробнее

Заключение

Новогодний корпоратив — это не просто вечеринка между сотрудниками. Это стратегический инструмент, к разработке которого нужно подходить тщательно. Его стоимость зависит от разных факторов, но при грамотной смете праздник можно сделать ярким и запоминающимся для работников.