Как ускорить рабочие согласования: лайфхаки для сотрудников
Почти любая рабочая задача офисного сотрудника состоит из двух этапов: сначала её нужно выполнить, а затем — согласовать. Иногда второй этап оказывается в разы сложнее первого.
Особенно обидно, если вы сделали всё качественно и в срок, а процесс всё равно растягивается ещё на какое-то время.
Хорошая новость в том, что, как задержки — неизбежная часть любой работы, в которой задействованы люди, так часть этих задержек можно естественным образом сократить. Даже если вы не руководитель, способный повлиять на корень проблемы, а рядовой сотрудник. В статье разберёмся, почему согласования на работе затягиваются и что можно сделать, чтобы аккуратно ускорить этот процесс, почти ничего в нём не меняя и никому не докучая.
Почему согласования отнимают так много времени
Ощущение, что согласования отнимают едва ли не большую часть рабочего времени, не берётся из ниоткуда. Исследования показывают
Сотрудники могут тратить до 60 % рабочего времени на коммуникацию по своим и чужим задачам — и чем больше людей вовлечено в процесс, тем выше вероятность задержек.
По данным Microsoft Work Trend Index 2024, сотрудники тратят большую часть рабочего времени именно на переписки, встречи и согласования.
Но тогда возникает логичный вопрос — почему бы не сократить согласования до минимума? Например, ограничившись общением между руководителем и подчинённым. Или избавиться от этого этапа вовсе, позволив опытным сотрудникам самим оценивать результаты своего труда.
И ответ не заставляет себя ждать. Само согласование — не бессмысленный офисный рудимент. Оно нужно, чтобы снизить риски, убедившись, что принятое решение не создаст проблем другим людям и отделам компании.
Другое дело, что на практике согласования нередко начинают жить собственной жизнью. Задача проходит через слишком много рук, комментарии дублируются, а ответственность за финальное решение становится нечёткой.
Исследования в области организационного управления показывают, что перегрузка рабочей коммуникацией — одна из причин, по которым даже важные задачи могут согласовываться медленнее.
Поэтому вопрос обычно не в том, нужно ли согласование вообще, а в том, как сделать этот процесс быстрее и понятнее. Об этом и поговорим дальше.
Приносите на оценку не проблему или вопрос, а готовое решение со своими комментариями
Одна из причин долгих согласований — необходимость додумывать. Когда руководителю приходится самостоятельно разбираться в деталях, изучать контекст, сопоставлять разные версии документа и принимать десяток промежуточных решений, процесс неизбежно стопорится. И дело не обязательно в том, что ваша работа сделана плохо. Просто на сложные решения требуется больше времени и внимания.
Поэтому чем проще вашему коллеге будет понять, что именно вы предлагаете, тем выше шанс, что согласование пройдёт быстрее.
Когда начальнику придётся самостоятельно разбираться, что именно он должен оценить и с чего начать
«Я подготовил документ. Как думаете, всё ли в порядке?».
Гораздо проще, если вы сразу отметите понятную отправную точку
«Я подготовил второй вариант документа. Основное решение задачи — на этих страницах. По сравнению с первой версией я изменил вот это. Возможные риски вижу такие, дедлайн такой».
Вы и так знаете почти всё о теме, которой посвятили много времени, и очень поможете своему руководителю, направив его — учитывайте, что у старших коллег обычно высокий уровень нагрузки и много параллельных задач.
Постарайтесь заранее понять маршрут согласования
Иногда согласование затягивается не потому, что задача сложная, а потому, что в процессе внезапно появляются новые участники.
Сначала комментарии оставляет непосредственный руководитель. Потом оказывается, что документ ещё нужно показать смежному отделу. Затем возникают дополнительные правки от того, кто подключился к работе слишком поздно и так далее. В итоге задача начинает заходить на новые круги согласований, а сроки — постепенно растягиваться.
Поэтому полезно заранее понимать, как обычно устроен процесс в вашей компании: кто участвует в согласовании, кого лучше подключить заранее и на каком этапе обычно появляются дополнительные комментарии. Это поможет избежать лишних переделок и ускорить процесс без особых усилий.
Заранее обсуждайте ожидания
Согласование может тормозиться, если участники процесса по-разному представляют себе итоговый результат.
Например, вы отправляете документ, который считаете почти финальным, а руководитель ожидал черновик и хотел подключиться к процессу на несколько этапов раньше. Или наоборот — начальник рассчитывал получить готовое решение, а вы подготовили только набросок, чтобы скорректировать курс вместе с ним.
В двух названных примерах проблема не в качестве работы, а в недосказанности — люди по-разному представляли себе, каким должен был быть результат, на каком этапе работу нужно было показывать в первый раз, какие критерии соответствовали хорошо выполненной задаче.
Поэтому эти и другие важные для вашей деятельности моменты нужно уточнить ещё до начала работы — так вы не потратите время на штрафные круги правок.
Не бойтесь напоминать о себе вежливо
Одна из самых неприятных частей согласования — необходимость напоминать о себе. Некоторым офисным работникам кажется, что любое лишнее движение в сторону человека, от которого зависит их работа, будет выглядеть навязчиво и сможет навредить им, повлияв либо на результат, либо на впечатление о них как о сотрудниках.
Из-за этого люди выбирают более комфортную, но ошибочную стратегию — молчать и терпеливо ждать, прокрастинируя и переживая.
Люди часто переоценивают, насколько неловко проявлять инициативу, и недооценивают, насколько нормально адекватный собеседник воспринимает вежливое и уместное напоминание, особенно если оно сформулировано спокойно и по делу.
Чтобы не разочароваться в доводах исследователей, нужно не просто напомнить о себе, а сделать это так, чтобы сообщение помогло человеку принять решение, а не выбесило.
Это обращение не даёт ни контекста, ни сроков, ни понимания, зачем нужно торопиться
«Ну что, получилось посмотреть?».
Гораздо проще выполнить вашу просьбу, если она звучит так
«Добрый день! Буду очень благодарен(а), если получится посмотреть документ до четверга, чтобы я успел(а) поработать с правками».
Чем конкретнее просьба, тем проще человеку встроить её в свой список дел и уважить.
Уважайте время человека, согласующего вашу задачу
Человеческий фактор играет в согласованиях гораздо большую роль, чем может показаться.
Иногда даже грамотно сформулированный, хорошо подготовленный и важный запрос может прийтись на неудачный для коллеги момент.
Например, попытка получить быстрый ответ в конце тяжёлой рабочей недели, перед важным совещанием или в период квартальной отчётности обычно оказывается менее эффективной, чем в более спокойное время.
Конечно, в рабочей жизни идеального момента может и не быть. Но если вы регулярно взаимодействуете с одними и теми же людьми, со временем можно начать замечать закономерности. Кто-то быстрее отвечает утром, кто-то разбирает почту после обеда, а кто-то принимает решения только после еженедельной встречи с командой. Это не уроки манипуляции и не попытка считывать людей — скорее обычная офисная дипломатия. Внимательность к чужому рабочему ритму поможет потратить меньше нервов и ускорить согласование.
Не отправляйте сырой материал
Если у вас когда-нибудь возникал соблазн отправить совсем сырой материал, лишь бы показать прогресс, — скорее всего, вы уже понимаете, почему это плохая идея.
Чем больше очевидных вопросов останется у человека, который согласует вашу работу, тем выше вероятность, что задача быстро вернётся обратно — но уже с длинным списком комментариев. В итоге попытка сэкономить время приведёт вас к обратному результату — согласование затянется, а количество правок будет только раста.
Это не значит, что работу всегда нужно доводить до идеала. Но перед отправкой полезно честно спросить себя, будет ли легко проверяющему принять решение по этому материалу — или ему придётся потратить ещё много времени только на банальные замечания?
Как меньше страдать от офисных согласований
К сожалению или к счастью, полностью избавиться от согласований в офисной работе получится вряд ли — если только вы не начнёте работать сами на себя. В любой компании с классической иерархией будут задержки, неожиданные правки и разные выбивающие из колеи срочности.
- Но обычно процесс становится легче, когда ожидания становятся более реалистичными. Во взрослом офисном мире согласование — это не отдельный экзамен на профессионализм, а часть обычной рабочей коммуникации. Чем проще разным людям принимать решения и понимать контекст задачи, тем чище работает механизм под названием «Ваша Компания».
- При этом скорость рабочих процессов зависит не только от регламентов, сроков и должностных инструкций, но и от человеческих отношений. Когда коллеги хотя бы немного знают друг друга, им обычно проще получать обратную связь и взаимодействовать в целом. Поэтому в рабочей среде важны не только профессионализм, уважение и пунктуальность, но и общие активности, традиции и неформальное общение.
Например, игра в «Тайного Санту» — это хороший повод узнать коллег чуть лучше в безопасной и позитивной обстановке, не нарушая личных границ. Конечно, одна игра не решит все сложности рабочих коммуникаций. Но в командах, где людям проще общаться друг с другом, многие процессы проходят спокойнее и легче, как будто так и было задумано.
