Планирование работы HR-отдела на Новый год: чек-лист задач перед праздником
Декабрь ‒ один из самых напряженных месяцев для специалистов HR-отделов. Этот чек-лист задач поможет ничего не упустить, сохранить продуктивность рабочего процесса и подготовиться к праздникам.
С приближением Нового года приходиться решать много задач, требующих пристального внимания. В этот период важно обеспечить стабильное выполнение работы коллективом и одновременно создать позитивную атмосферу для сотрудников.
Для вашего удобства мы поделили чек-лист на 6 разделов.
1. Завершить административные задачи
Чтобы чётко следовать плану работы, нужно своевременно уделить внимание этим задачам.
Составить график отпусков
Отпускной график ‒ не просто документ, который должен быть заполнен и утвержден. Это ключевой аспект, обеспечивающий бесперебойную работу компании и способствующий повышению морального духа сотрудников.
Создайте понятный для всех документ с графиком отпусков для легкой коммуникации в коллективе. Предусмотрите возможность корректировки в течение календарного года, это позволит избежать конфликтных ситуаций.
Организовать правильную работу с документами
Этим процессом нужно заняться именно в конце года, чтобы с наступлением нового ведение документов началось в установленном порядке. Что необходимо сделать:
- провести инвентаризацию рабочей документации, подшить её и составить номенклатурный перечень;
- разобрать архивы, проверить сроки хранения имеющихся документов, подготовить акты на уничтожение;
- структурировать будущую работу с бумагами: правильно сгруппировать, установить сроки хранения, разработать и утвердить номенклатуру дел.
Создать план адаптации новых сотрудников и поддержания командного духа
Программа для новичков поможет им быстрее влиться коллектив и познакомит с ценностями и стратегиями компании. Совместно с руководством разработайте стратегию HR на следующий год по проведению тренингов и тимбилдингов для персонала.
Создать условия для профессионального роста
В рамках этой задачи необходимо подумать о возможности развития работников в профессиональном плане. Для этого нужен график обучения и повышения квалификации на предстоящий год. Запланируйте обмен опытом как внутри организации, так и возможность делать это с коллегами из других компаний с помощью семинаров, выставок, конференций и других мероприятий.
2. Подвести итоги года и подготовить отчёты
Для этого нужно провести тщательный анализ достижений по отделам и по каждому сотруднику в частности. Хороший отчёт – это не просто сухие цифры, он должен быть понятным и информативным для руководства.
В отчете должны содержаться данные по ключевым показателям и их оценка в соответствии с намеченными целями: рост численности сотрудников, снижение «текучки» кадров, результаты проведенных мероприятий для работников.
В заключительной части отчёта можно изложить рекомендации по улучшению HR-процессов на следующий год. Предложить конкретные действия для более эффективного управления персоналом. Это поможет определить цели и приоритеты отделов на следующий год в соответствии с общей стратегией компании.
3. Организовать новогодние мероприятия и поздравление коллектива
Новогодний праздник ‒ время, когда компания может объединить коллектив, создав радостную и доброжелательную атмосферу. Этому будут способствовать предпраздничные мероприятия.
Организовать новогодние активности
Запустите предновогодний марафон, где каждый день будет наполнен небольшими конкурсами, викторинами с вручением подарков, совместными мероприятиями и поздравлениями.
Не забудьте об украшении помещения, новогодних угощениях и музыкальном сопровождении. Постарайтесь вовлечь в этот процесс как можно больше сотрудников, чтобы каждый проникся праздничной атмосферой.
Создайте внутренний чат для поздравлений и пожеланий. В конце марафона убедитесь, что все сотрудники знают о графике работы в праздничные дни. Подготовьте уведомления, разместив информацию на корпоративном портале.
Организовать корпоратив
Продумайте его концепцию или тематику, назначьте ответственных за организацию и безопасность праздника. Если руководство не против, можно организовать утренник с сюрпризами для детей сотрудников.
Запустить игру «Тайный Санта»
Это захватывающее мероприятие, которое объединяет коллектив. Участники заранее выбирают имена, чтобы стать тайным дарителем для одного из коллег. Каждый тайно готовит индивидуальный подарок, игра помогает коллегам лучше узнать друг друга и дарит новогоднее настроение.
Для удобства можно воспользоваться онлайн-сервисом «Мой Санта». С ним вовлечь в игру получится и сотрудников на удалёнке, и коллег из офисов в других городах. Вы будете видеть имена всех участников, по трекерам следить за доставкой подарков и обмениваться сообщениями в анонимных чатах. А ещё можно легко и быстро организовать игру с помощью телеграм-бота.
4. Поздравить сотрудников
Ещё один важный аспект управления персоналом, который не только повышает мотивацию, но и создаёт положительный климат в коллективе. Поздравление может происходить в рамках корпоративного вечера или в конце последнего трудового дня.
Искренне поздравьте и поблагодарите всех, кто трудился на благо компании. Попросите руководителей в неформальной форме пожелать коллективу всего наилучшего в наступающем году.
Обсудите с руководством, каким образом будет проводиться поощрение сотрудников ‒ будут ли это ценные подарки или денежное вознаграждение. Составьте списки особо отличившихся работников, чтобы в поздравительной речи прозвучали их имена.
5. Получить обратную связь
HR-специалисту крайне важно понимать, насколько замотивирован коллектив, какая обстановка царит внутри него, всё ли устраивает в плане организации рабочего процесса. Для этого нужно получить от сотрудников обратную связь. Анализ обратной связи поможет в разработке стратегий управления в новом году. Проведите небольшой опрос, можно анонимно: что удалось за год, что можно улучшить, от чего отказаться.
6. Не забыть о личных планах
Личные планы HR-руководителя тоже очень важны. Задайте себе вопрос, к чему вы лично стремитесь и чего хотите достичь? Возможно, хочется вырасти в профессиональном и финансовом плане, овладеть новыми знаниями, освоить новые программы.
Составьте индивидуальный годовой план:
- запланируйте курсы повышения квалификации, тренинги, семинары – в формате общего обучения или индивидуально;
- напишите список литературы, которую хотелось бы прочесть в рамках своей профессии – это важный вклад в саморазвитие;
- проанализируйте работу вашего отдела за год и определите направление его дальнейшего развития.
Коротко о главном
Этот чек-лист поможет организовать эффективную работу HR-отдела и создать праздничное настроение для сотрудников в последний месяц года. Не упускайте возможность сплотить коллектив предновогодними активности.
