Что делать руководителю и сотрудникам внезапно закрывшегося проекта
Проекты могут закрываться по разным причинам, но ни одна из них не отменяет вопросов, которые возникают у участников этого процесса.
Людям, внесшим вклад в развитие проекта, необходимо понять, что будет с их работой, как поступить с незавершёнными задачами, как сохранить полученный опыт и так далее.
В статье расскажем, что делать после внезапного закрытия проекта обычному сотруднику компании, специалисту, нанятому под проект, руководителю команды и даже идейному вдохновителю.
Уточните, что именно произошло
Ваш первый шаг — уточнить, что именно произошло с проектом. Важно понять не только официальную формулировку, но и то, что она означает на практике.
Проект закрыли окончательно
Это означает, что компания не планирует продолжать работу над проектом. Команде предстоит прекратить текущую деятельность, выполнить оставшиеся обязательства, передать или сохранить результаты и закрыть связанные с проектом рабочие процессы.
При этом закрытие проекта не значит, что всех его участников уволят. Постоянных сотрудников могут вернуть к прежним обязанностям или перевести. Для специалистов, нанятых именно под проект, последствия могут быть серьёзнее, поэтому им важнее всего выяснить, на каких условиях завершится сотрудничество.
Проект заморозили на неопределённый срок
В этом случае компания не отказывается от проекта окончательно, но и не знает, когда сможет его продолжить. Причиной может стать нехватка бюджета, изменение приоритетов, ожидание решения партнёра или отсутствие необходимых ресурсов.
В этом случае эта работа останавливается, а команда переключается на другие задачи или расформировывается. При этом материалы, доступы и промежуточные результаты необходимо сохранить, чтобы к проекту можно было вернуться в любой момент. Участникам важно узнать, кто будет отвечать за его состояние во время заморозки и будут ли их снова привлекать к работе, если проект возобновят.
Проект временно приостановили
Временная приостановка отличается от заморозки тем, что компания знает, когда когда работа продолжится. Например, проект могут поставить на паузу до получения финансирования, окончания проверки, согласования документов или завершения другого этапа работы.
Нужно выяснить, а какие задачи будет нужно выполнять во время паузы — кому-то придётся отвечать клиентам или следить за обстоятельствами, от которых зависит возобновление проекта.
Проект передали другой команде
Проект может продолжить существовать, но уже без прежнего состава участников или руководителя — например, при реорганизации компании, смене подрядчика, объединении подразделений или передаче работы другим специалистам.
В этом случае главной задачей становится полноценная передача дел. Новая команда должна получить все материалы и контекст — принятые решения, договорённости, ограничения, незавершённые задачи и обязательства перед клиентами или партнёрами. Прежним участникам также нужно узнать, заканчивается ли на этом их работа или им предстоит некоторое время помогать новой команде.
После того как вы определите, какой именно сценарий реализуется в вашем случае, выясните, с какой даты всё меняется, что нужно преостановить, а что закончить и когда станет ясно, что дальше. Без этого вы либо будете продолжать ненужную работу, либо преждевременно прекратите выполнять обязательную.
Определите, что нужно завершить, а что остановить
Даже в случае окончательного закрытия проекта работа над ним не прекращается в тот же день. У команды могут оставаться невыполненные обязательства и дела, которые необходимо передать другим сотрудникам. Однако продолжать выполнять весь прежний план уже нет смысла.
Для удобства предлагаем вам разделить оставшуюся работу на четыре группы.
- Обязательства, которые нельзя отменить. К ним относятся действия, предусмотренные договорами, законодательством или другими достигнутыми договорённостями.
- Материалы и процессы, которые нужно передать новым ответственным сотрудникам. Им понадобятся документы, доступы, переписка, полученные результаты и необходимые пояснения.
Итоговый список задач и передаваемых материалов должен храниться не в личных заметках или сообщениях сотрудников, а в общем корпоративном пространстве — системе управления проектами, внутренней базе знаний, общей папке на корпоративном диске или др.
Все файлы должен объединять сводный документ. В нём необходимо указать, где находятся материалы, кто получил к ним доступ и кто теперь отвечает за каждую задачу.
- Результаты, которые нужно сохранить. Некоторые базы данных, исследования, инструкции и шаблоны могут пригодиться в следующих проектах, даже если первоначальную идею свернули.
Стоит сохранить:
- результаты исследований и экспериментов;
- собранные и обработанные данные;
- инструкции и описания рабочих процессов;
- шаблоны документов;
- технические и дизайнерские решения;
- прототипы и отдельные работающие части продукта;
- перечень проверенных, но не подтвердившихся гипотез;
- сведения о допущенных ошибках и возникших ограничениях.
- Задачи, которые нужно прекратить выполнять. Если их результаты больше не нужны компании и продолжать работу над ними нецелесообразно, дальнейшее выполнение таких задач станет лишь тратой времени и денег.
Решение о классификации и дальнейшей судьбе задач должен принимать человек, у которого есть соответствующие полномочия.
Зафиксируйте собственный вклад
Вы должны защитить итоги своих трудов и не впасть в ступор, когда потребуется объяснить, чем именно вы занимались и какого результата достигли. Особенно это важно, если итоговый продукт, которому был посвящён проект, так и не запустили.
Зафиксируйте:
- за какие задачи и направления вы отвечали;
- что успели разработать или организовать;
- какие проблемы решили;
- какие показатели улучшили;
- какие процессы настроили;
- какие идеи предложили;
- с какими специалистами, подразделениями и партнёрами взаимодействовали лично;
- какие навыки получили или развили.
Не оценивайте свою работу только по судьбе самого проекта. Если его закрытие не зависело от качества вашей работы, оно не отменяет ваших достижений и полученного опыта.
По возможности подтвердите свой вклад цифрами, документами и отзывами. На собеседовании на новую должность перечислите эти результаты и кратко объясните каждый из них.
Если вы хотите добавить часть выполненной работы в портфолио, заранее получите разрешение и уточните, какие сведения можно публиковать или показывать потенциальным работодателям.
Выясните, что закрытие проекта означает лично для вас
После решения рабочих вопросов нужно понять, как закрытие проекта повлияет на ваше положение в компании.
- Если вы остаётесь в компании, уточните, к каким обязанностям вернётесь, как изменятся ваша нагрузка и положение в команде. Также выясните, как работа над закрытым проектом будет учтена при оценке вашей эффективности — сразу после его завершения, по итогам календарного года или в другой принятый в компании период.
- Если вас переводят в другой проект, узнайте, нужно ли завершить какие-либо дела до перехода и предусмотрена ли адаптация. Также стоит выяснить, почему для нового проекта выбрали именно вас и как это решение связано с вашим опытом, компетенциями и вкладом в предыдущую работу. Это поможет понять, рассматривает ли компания перевод как профессиональное развитие и продолжение работы по смежному направлению.
- Если вас наняли специально под проект, ещё раз проверьте условия договора, уточните дату завершения сотрудничества, порядок окончательного расчёта и запросите документы, которые вам обязаны предоставить.
- Если окончательное решение о вашей дальнейшей работе ещё не принято, попросите назвать дату, когда вы получите ответ, чтобы неопределённость не мешала вам строить дальнейшие планы.
Что делать руководителю проекта
После объявления о закрытии проекта руководителю необходимо прояснить ситуацию для команды, даже если решение принимал не он.
Если некоторые вопросы руководство компании ответить не может, не следует подменять факты предположениями или обещаниями.
Руководителю также необходимо проследить, чтобы работа участников проекта не была проделана напрасно — её результаты должны быть зафиксированы и учтены в любом случае.
Что делать инициатору проекта
Если руководитель проекта отвечает за организованное завершение работы команды, то инициатор должен объяснить, почему компания решила отказаться от дальнейшего развития идеи.
Не перекладывайте ответственность за закрытие на команду, если сотрудники выполняли поставленные перед ними задачи, а решение было принято на уровне бизнеса.
Отдельно обозначьте, что удалось сделать благодаря проекту. Даже если конечный продукт не запустили, команда могла проверить важные предположения, собрать данные, создать технологии, наладить процессы или выяснить, в каком направлении компании двигаться не стоит.
Если возвращение к идее в будущем возможно, объясните, при каких условиях это произойдёт. Например, проект могут возобновить после появления финансирования.
Постарайтесь сохранить хорошие отношения с членами команды. Людей, хорошо себя проявивших, можно рекомендовать для других направлений внутри компании или пригласить к сотрудничеству в будущем.
Не стоит воспринимать закрытие проекта как что-то из ряда вон выходящее, способное само по себе определить вашу дальнейшую профессиональную судьбу. В этот момент важнее собраться и последовательно выполнить хотя бы часть действий, которые мы описали в этой статье.
