Топ-7 ошибок HR при запуске игры в Тайного Санту и как их избежать
Когда HR организует Тайного Санту в офисе, важно учесть не только саму жеребьёвку. Нужно собрать участников, договориться о бюджете и сроках, учесть пожелания и исключения, а затем организовать обмен подарками.
На каждом этапе можно столкнуться с проблемами, которые испортят впечатление от игры. Разбираем семь распространённых ошибок и способы их избежать.
Ошибка первая: не уточнить, кто хочет участвовать
Иногда организатор переносит в игру весь список отдела или просит руководителей обеспечить участие команды. Но у сотрудников могут быть свои планы или опасения, поэтому решение участвовать лучше оставить за каждым.
К чему приводит. Сотрудник узнаёт об участии постфактум, хотя не планировал тратить деньги или время на подарок. Если его уже включили в жеребьёвку, его отказ может затронуть и других игроков: придётся пересмотреть распределение пар, а кому-то — изменить планы по подготовке подарка.
Как избежать. Сначала отправьте приглашение с бюджетом, сроками и способом вручения. В жеребьёвку включайте только тех, кто подтвердил участие.
Если желающих окажется немного, это не повод отказываться от игры: Тайного Санту можно провести и небольшой компанией.
Ошибка вторая: не вести единый список участников
Одни сотрудники подтверждают участие в рабочем чате, другие пишут HR лично, а третьи — руководителю. Если эти ответы остаются в разных переписках, легко кого-нибудь пропустить.
К чему приводит. Человек уверен, что присоединился, но не попадает в жеребьёвку. Или в списке остаются две записи одного сотрудника.
Как избежать. Выберите один способ подтверждения участия: форму, регистрацию в игре или сообщение организатору. В приглашении укажите, что нужно сделать, чтобы присоединиться.
Если ответы уже пришли в разные чаты и переписки, соберите все подтверждения в одном списке.
Перед жеребьёвкой:
- сверьте все полученные подтверждения с итоговым списком,
- уберите дубли,
- уточните имена, если есть тёзки,
- проверьте, что все подтвердившие участие включены в список.
Например, вместо двух записей «Александр» добавьте фамилии или отделы. Так Санта поймёт, кому именно готовить подарок.
Ошибка третья: не указать сроки каждого этапа
Фраза «обменяемся подарками [дата]» не объясняет, когда нужно вступить в игру, заполнить пожелания и купить подарок.
К чему приводит. Кто-то рассчитывает, что ещё можно присоединиться, хотя жеребьёвка уже прошла. Другой откладывает покупку до последнего дня и обнаруживает, что нужного товара нет в наличии или его не успеют доставить к празднику.
Как избежать. Подготовьте короткий календарь до отправки приглашений.
| Этап | Срок |
|---|---|
| Подтвердить участие | До [дата] |
| Заполнить анкету и вишлист | До [дата] |
| Провести жеребьёвку | [Дата] |
| Подготовить подарок | До [дата] |
| Передать или отправить подарок | До [дата] |
| Вручить подарки | [Дата] |
Оставьте между этапами время на подготовку. Если предусмотрена доставка, срок отправки должен учитывать её продолжительность. Отправляйте напоминания по выбранному каналу связи, чтобы их получили все участники.
Ошибка четвертая: не объяснить, что входит в бюджет
Даже если сумма названа, участники могут понять её по-разному. Например, один потратит весь бюджет на подарок, а другой вычтет из него стоимость пересылки.
К чему приводит. У коллег могут получиться разные расходы. Например, сотруднику, которому выпал получатель из другого города, придётся дополнительно оплатить пересылку, если она не входит в общий бюджет и не компенсируется компанией.
Как избежать. Укажите сумму или диапазон и отдельно объясните условия доставки. Например: «Бюджет подарка — [сумма]. Доставка оплачивается отдельно: [кем и на каких условиях]».
Если компания компенсирует покупку или пересылку, заранее сообщите, какие расходы она покрывает и как получить компенсацию. Участник должен понимать свои затраты до вступления в игру.
Ошибка пятая: не собрать пожелания перед жеребьёвкой
Сотрудники могут каждый день общаться по работе и при этом мало знать об увлечениях друг друга.
К чему приводит. Санта долго ищет идеи, пытается незаметно расспрашивать коллег или покупает случайную вещь. Позже может выясниться, что получатель ею не пользуется или у него такая уже есть.
Как избежать. До жеребьёвки попросите каждого заполнить короткую анкету:
- интересы и увлечения,
- несколько пожеланий в пределах бюджета,
- нежелательные подарки,
- важные детали для конкретной вещи: ссылку, размер, цвет или допустимую замену.
Не требуйте длинного рассказа о себе. Нескольких понятных подсказок достаточно, чтобы Санта мог начать выбирать подарок.
Ошибка шестая: не проверить результаты жеребьёвки
Стикеры с именами подходят для небольшой компании, которая собралась в одном помещении. Если участников много, часть работает удалённо или нужно учесть исключения, провести жеребьёвку вручную сложнее.
К чему приводит. При жеребьёвке со стикерами участник может вытянуть собственное имя, и тогда придётся повторять распределение. При ручном составлении пар организатор может допустить другую ошибку: назначить одному сотруднику двух Сант или не назначить дарителя кому-то из участников.
Если ошибку обнаружат после рассылки результатов, распределение придётся менять, даже если коллеги уже начали выбирать подарки.
Как избежать. Если распределение пар проходит вручную, проверьте его до рассылки результатов: каждый дарит одному человеку и получает подарок от одного человека. Убедитесь, что никто не дарит себе и все согласованные исключения учтены.
При жеребьёвке со стикерами попросите участников сразу сообщить, если кто-то вытянет собственное имя.
Чтобы не собирать имена и пожелания в разных чатах и таблицах, можно воспользоваться сервисом для организации игры. Например, в «Мой Санта» организатор создаёт игру и отправляет участникам ссылку. Коллеги присоединяются, оставляют пожелания, а сервис проводит жеребьёвку с учётом заданных исключений.
Перед созданием игры проверьте лимит участников, доступные настройки жеребьёвки и условия тарифа.
Ошибка седьмая: предложить только один способ вручения подарка
Общая встреча удобна не для каждой команды. Удалённые сотрудники, коллеги из других офисов и люди со сменным графиком могут не попасть на неё.
К чему приводит. Участник не понимает, как передать свой подарок и где забрать сюрприз, если не сможет прийти на общую встречу. Организатору приходится в последний момент решать эти вопросы индивидуально.
Как избежать. До приглашения участников выберите основной способ обмена и предусмотрите альтернативу. Например:
- встреча в офисе,
- передача подарка через организатора,
- доставка курьером или в ПВЗ.
За несколько дней до вручения попросите написать вам лично, если подарок ещё не готов или планы изменились. Так останется время договориться о помощи, а не решать всё в последний момент.
Чек-лист: что проверить перед запуском жеребьёвки
Перед жеребьёвкой проверьте, всё ли готово к игре. Пройдитесь по короткому списку:
- все участники из списка подтвердили участие,
- в списке нет дублей, а участников с одинаковыми именами можно различить,
- бюджет и условия оплаты доставки согласованы,
- сроки каждого этапа известны участникам,
- анкеты и вишлисты заполнены,
- необходимые исключения согласованы и учтены при жеребьёвке,
- участники знают, как передать подарок и получить свой.
Если какой-то пункт ещё не готов, сначала уточните его, а затем запускайте жеребьёвку.
Заключение
Заранее обсудите с коллегами бюджет, сроки и способы вручения, а перед жеребьёвкой проверьте список участников. Так вы сможете предотвратить ошибки и подготовите игру с понятными для всех условиями.