Тайный Санта для проектных команд: как вовлечь сторонних сотрудников в культуру компании
Обмен подарками — повод познакомить внешних специалистов с традициями компании и дать им возможность пообщаться со штатными сотрудниками на темы, не связанные с работой.
Правила Тайного Санты просты — каждый участник готовит подарок случайно выбранному человеку и получает сюрприз от другого. Играть можно, даже если вы совсем не знакомы с коллегами. Пожелания получателя помогут выбрать подарок, а анонимный чат — уточнить детали.
Расскажем, кого пригласить в Тайного Санту, как учесть разную степень знакомства участников и что делать, если сотрудничество закончится раньше вручения подарков.
Тайный Санта как корпоративная традиция
Играя в Тайного Санту, участники изучают пожелания получателей и учитывают их при выборе подарков в пределах общего бюджета. Регулярные обмены дают возможность узнать о вкусах и увлечениях разных коллег, найти общие интересы и сблизиться.
В материале hh.ru за 2019 год Екатерина Боглаева рассказывала, как несколько лет проводила Тайного Санту в агентстве SPN Communications. Участники подбирали подарки по интересам получателей, а при вручении объясняли свой выбор. Благодаря этому коллеги узнавали друг о друге новое: например, что главный бухгалтер рисует, а аналитик занимается альпинизмом.
К традиции игры в Тайного Санту могут присоединиться и те, кто работает с компанией всего несколько месяцев, недель или даже дней. Для фрилансера или специалиста подрядчика это повод рассказать о своих интересах, узнать увлечения коллег, разделить с ними впечатления от игры и поучаствовать в общем новогоднем празднике.
Кого пригласить поиграть в Тайного Санту
Пригласить можно всех, кто связан с компанией и вносит вклад в её развитие: и тех, кто каждый день работает бок о бок, и проектных специалистов, фрилансеров и коллег, которые редко появляются в офисе.
- фрилансеры и независимые специалисты. Дизайнеры, редакторы, разработчики, консультанты и другие исполнители, которых компания привлекает к проектам и отдельным задачам.
- сотрудники компаний-подрядчиков. Например, специалисты агентства, которое занимается рекламой компании, или студии, которая разрабатывает её сайт.
- временные сотрудники. Например, те, кто замещает отсутствующих работников.
- стажёры и практиканты. Те, кто проходит стажировку или практику и участвует в делах компании.
- постоянные сотрудники, подключившиеся к работе на время. Например, коллеги из других команд или отделов, которых привлекли для решения отдельных задач.
Попросите руководителей проектов проверить список приглашённых. Они помогут вспомнить специалистов, с которыми компания продолжает сотрудничать. Если проводите Тайного Санту ежегодно, обновляйте прошлогодние списки с учётом новых коллег и подрядчиков.
Как договориться о правилах игры
На сервисе «Мой Санта» можно зафиксировать договорённости о подарках, бюджете и сроках. Приглашая поиграть внешних специалистов, проясните условия, которые могут быть уже известны постоянным сотрудникам.
- Уточните, кто оплачивает подарки и доставку. Если компания компенсирует эти расходы, выясните, распространяется ли поддержка на внешних участников. Сообщите им условия до вступления в игру.
- Подчеркните добровольность участия. Если фрилансера приглашает его заказчик, ему может быть неловко отказаться. Поэтому прямо напишите, что участие по желанию и от приглашения можно отказаться без объяснений.
- Предусмотрите участие без посещения корпоратива. Внешний специалист может поучаствовать в обмене подарками и пообщаться с коллегами, даже если праздник компании рассчитан только на постоянных сотрудников. В таком случае при создании игры на сервисе «Мой Санта» выберите формат с доставкой.
- Сделайте объявления доступными всем участникам. У внешнего специалиста может не быть корпоративной почты и доступа к рабочим чатам — для сотрудничества они ему просто не нужны. Поэтому отправляйте таким участникам ссылки-приглашения лично или создайте отдельную беседу для игры. Там же сообщайте об изменениях сроков и других договорённостей.
Как выбрать подарок малознакомому коллеге
Если вы общаетесь с человеком только по рабочим вопросам или вовсе не знакомы, выбрать ему подарок помогут его пожелания. На сервисе «Мой Санта» участники могут рассказать о своих интересах, составить вишлисты и уточнить детали в анонимном чате.
- Даже короткий рассказ об увлечениях в анкете даст дарителю подсказки. Например: «Люблю скандинавские детективы, читаю бумажные книги на русском. Ещё собираю пазлы с мифическими животными». Здесь же можно указать, какие подарки не подходят.
- Конкретные пожелания из вишлиста помогут даже совершенно незнакомому человеку выбрать вам подарок. В список можно добавить до 15 подарков в пределах бюджета игры и уточнить все важные параметры.
- После жеребьёвки Санта может посмотреть пожелания своего получателя и задать ему вопросы, не раскрывая себя. В анонимном чате можно уточнить, подойдёт ли другой подарок, если указанный в вишлисте закончился.
Например
Маша руководит проектом, а Саша работает над ним как дизайнер на фрилансе. До игры они обсуждали только макеты и правки. В пожеланиях Саша рассказал об увлечении акварелью и добавил в вишлист несколько художественных материалов. Теперь у Маши есть конкретная идея для подарка и новая тема для общения с коллегой.
Что делать, если проект закончится раньше обмена подарками
Любой временный сотрудник может завершить работу над проектом, но остаться в игре.
Заранее договоритесь, как он передаст и получит подарок, если к дате обмена уже не будет посещать офис или пользоваться корпоративными каналами связи.
Для связи подойдут личная почта, мессенджер или отдельная беседа участников игры.
Если подарок планировали вручать в офисе, можно передать его через организатора или договориться о доставке.
Если многие участники заканчивают работу до вручения подарков, с согласия всей команды обмен можно провести раньше
Можно обменяться подарками и в честь наступающего нового года, и празднуя завершение проекта.
Если планы изменились и участник больше не может продолжать игру, попросите его как можно раньше сообщить об этом организатору.
После жеребьёвки сначала нужно выяснить, куплен ли подарок и можно ли передать его получателю. Если подготовить подарок уже не получится, организатор может воспользоваться резервным подарком, помощью добровольца или купить подарок на средства компании.
Повторную жеребьёвку проводите только в том случае, если остальные участники ещё не купили и не заказали подарки.
Как зафиналить игру всем вместе
Атмосферу Тайного Санты создают предвкушение сюрприза и возможность разделить эмоции с коллегами. Поэтому предложите участникам встретиться или созвониться для обмена подарками. Пригласите всех: постоянных сотрудников, удалённых коллег и тех, кто уже завершил временную работу в компании.
Если вы играете ежегодно, расскажите новым участникам о своей традиции. Например, как провели первый обмен, какие подарки оказались самыми забавными и запоминающимися, какие истории происходили на вручении. Общие истории помогут новичкам познакомиться с жизнью компании и включиться в разговор. Так совместный финал игры можно использовать и для тимбилдинга.
Если собраться одновременно не получается, предложите поделиться впечатлениями о полученных подарках в общей беседе игры. Можно прислать фотографию подарка, написать благодарность и поздравить остальных с праздником.
Внешние специалисты могут участвовать в традициях компании наравне с постоянными сотрудниками, даже если работают с командой недолго. Тайный Санта даёт повод узнать об интересах друг друга, проявить внимание и разделить праздничные впечатления.
Согласуйте условия участия и создайте игру на сервисе «Мой Санта». Если вы проводите обмен ежегодно, пригласите в следующую игру и тех, с кем познакомились благодаря совместным проектам