Что делать, если сотрудник остался без подарка: антикризисный план для HR
Обмен подарками не всегда проходит по плану: иногда к моменту вручения подарок одного из участников ещё не готов. Чтобы не оставлять коллегу без сюрприза, организатору нужно выяснить причину задержки, договориться с Сантой о дальнейших действиях и при необходимости подготовить замену.
В статье разберём, как действовать в разных ситуациях и поддерживать связь с получателем, пока вопрос не решён.
Продумайте помощь участникам до начала игры
До начала игры в Тайного Санту договоритесь, кто помогает участникам с вопросами о подарках.
- Если игру организуете вы, сообщите свой контакт всем игрокам и выберите коллегу, который сможет вас заменить.
- Если обмен проходит в нескольких офисах, назначьте помощника в каждом.
Заранее уточните, готова ли компания оплатить запасные подарки. Если да, согласуйте бюджет и способ оплаты, чтобы при необходимости быстрее купить замену. Если нет, договоритесь, кто сможет помочь с покупкой и за чей счёт. HR и другие участники не обязаны оплачивать замену из своих денег.
Решите, когда поговорить с получателем
Если до вручения ещё один-два дня, сначала свяжитесь с Сантой. Возможно, вы успеете договориться о передаче подарка или подготовить замену к празднику. Тогда отдельно предупреждать получателя не понадобится.
Если уже понятно, что подарок будет позже, сообщите сотруднику лично или напишите сообщение — ждать ответа Санты для этого не нужно.
Например: «Олег, вижу, что твоего подарка пока нет. Я уточню у Санты, когда он сможет его передать, и сегодня до конца дня напишу тебе, что удалось выяснить».
Укажите, когда напишете снова, и сделайте это в обещанное время. Если точной даты вручения пока нет, сообщите, что уже удалось выяснить.
Свяжитесь с Сантой и выберите дальнейшие действия
Напишите лично тому Санте, чей получатель остался без подарка.
Например: «Привет, Иван. Подскажи, пожалуйста,на каком этапе подарок и когда получится его передать? Если нужна помощь с покупкой или ты не можешь продолжить игру, сообщи — вместе определим, что делать дальше».
Достаточно выяснить, готов ли подарок и когда его можно вручить. Подробно обсуждать личные обстоятельства не обязательно.
Если подарок куплен, но Санта пропустил вручение
Договоритесь, как передать подарок получателю. Если Санта не может вручить его лично, предложите передать подарок через вас или другого коллегу.
Уточните дату передачи и сообщите её получателю. Повторно собирать всю команду для вручения не нужно.
Если подарок ещё не куплен
Спросите, сможет ли Санта купить его и к какому дню. Если ему нужна помощь с выбором, предложите проверить вишлист и найти подходящий вариант в пределах бюджета.
Если участник пока не может назвать срок, обсудите покупку замены. Сначала выясните, кто её оплатит: можно ли использовать заранее согласованные средства компании или нужно получить одобрение руководителя.
Договоритесь с Сантой, кто покупает подарок, чтобы не оформить два заказа.
Если Санта не может продолжить игру
Уточните, заказан ли уже подарок и можно ли получить его в срок. Если подарок ещё не заказан или его не получится передать вовремя, обсудите подготовку замены.
Используйте согласованный бюджет на запасные подарки. Если его нет, обсудите оплату с руководителем до покупки. Не рассчитывайте на свои личные деньги или деньги другого участника без его согласия.
Если выбывшему сотруднику тоже готовили подарок, отдельно свяжитесь с его Сантой. Уточните, состоялась ли покупка, и обсудите дальнейшие действия.
Не передавайте выбранную вещь другому человеку автоматически: сначала согласуйте это с новым получателем и убедитесь, что подарок ему подходит.
Если Санта пока не отвечает
Напишите, до какого времени ждёте ответ. Пока ждёте, подберите замену, проверьте сроки получения.
Если ответа к указанному времени нет, переходите к покупке, если расходы одобрены. Сообщите Санте, что подарок покупаете вы, и попросите связаться с вами перед оформлением другого заказа.
Подготовьте подарок и договоритесь о вручении
Когда понятно, кто покупает подарок и какой бюджет доступен, выберите подходящий вариант. Затем сообщите сотруднику, когда и как он получит подарок.
Выберите замену по пожеланиям
Начните с вишлиста сотрудника. Проверьте, что можно купить в пределах бюджета и успеют ли они прийти к нужной дате. Учтите размеры, нежелательные подарки и другие ограничения.
Если не удаётся придумать замену, загляните в готовые подборки подарков. Например, сервис «Мой Санта» собирает идеи на основе вишлистов пользователей. Выберите несколько вариантов, которые подходят вашему коллеге и укладываются в бюджет.
Сообщите срок и способ получения
После согласования покупки сообщите сотруднику, когда и как он получит подарок. Например: «Олег, подарок будет готов к [дата]. Я передам его тебе в офисе».
Если подарок не успеет к празднику, предупредите сотрудника и договоритесь о вручении позже. Сам подарок при этом должен остаться сюрпризом: можно задать уточняющие вопросы, но не предлагать получателю выбирать замену.
Уточните, получен ли подарок
Если вы передали подарок через коллегу или отправили его службой доставки, коротко спросите сотрудника, всё ли дошло. Если вручили лично, дополнительное подтверждение не требуется.
Если вам помогали с покупкой или передачей, сообщите помощникам, что подарок получен и вопрос решён.
Что учесть перед следующей игрой
После завершения игры отметьте, что помогло решить проблему и что стоит подготовить заранее.
Перед следующей игрой:
- согласуйте бюджет на запасные подарки и порядок оплаты,
- сообщите участникам свой контакт, а при необходимости назначьте помощника,
- за несколько дней до вручения попросите Сант лично сообщить, куплен ли подарок и нужна ли помощь,
- напомните, что об изменении планов лучше написать организатору заранее,
- проверьте, что у организатора останется доступ к пожеланиям получателей на случай, если потребуется подготовить замену.
Так вы заранее узнаете, кому нужна помощь, и сможете быстрее подготовить замену.
Заключение
Если сотрудник остался без подарка, сначала выясните, что произошло, и согласуйте дальнейшие действия с Сантой. Если вручить подарок вовремя не получится, подготовьте замену в рамках согласованного бюджета. До самого вручения оставайтесь на связи с получателем и сообщайте, когда ждать подарок.
