Как провести Тайного Санту с подрядчиками, фрилансерами и внешними сотрудниками
Тайного Санту можно провести для всей команды — штатных сотрудников, подрядчиков и фрилансеров. Но у подрядчиков может не быть корпоративной почты, доступа к внутренним чатам и возможности приехать в офис за подарком. Эти детали стоит учесть до жеребьёвки.
Разбираемся, как деликатно пригласить внешних сотрудников в Тайного Санту, собрать пожелания и организовать обмен.
Определите круг участников
Составьте список тех, кого хотите пригласить, включая сотрудников компании и внешних специалистов, с которыми работает команда. В первую очередь пригласите тех, кто сейчас работает с командой или недавно участвовал в общих проектах. Если хотите расширить круг участников, можно предложить сыграть и тем, с кем вы сотрудничали раньше.
Уточните у руководителей проектов, кого стоит включить в рассылку. Так приглашение получат и те, у кого нет корпоративной почты или доступа к внутренним чатам.
Если с подрядчиком общается только один сотрудник, попросите его передать приглашение знакомому специалисту.
Чтобы человек мог принять решение, будет он играть в Тайного Санту или нет, в приглашении должны быть понятные условия.
Подготовьте общие правила
До отправки приглашений определите бюджет, сроки и способы передачи подарков. Укажите:
- Бюджет подарка. Например, до 1500 рублей.
- Расходы на доставку. Кто их оплачивает и входят ли они в бюджет подарка.
- Дедлайн вступления в игру. До какой даты участники подтверждают согласие.
- Срок на заполнение вишлистов и дату жеребьёвки.
- Даты отправки и получения. Между ними оставьте время на доставку.
- Порядок вручения. Можно ли забрать подарок в офисе, получить посылку или выбрать цифровой подарок.
- Анонимность. Раскрывают ли участники свои имена в конце игры.
Если участникам придётся отправлять подарки в другие города или страны, укажите это в приглашении. Так каждый сможет заранее оценить стоимость и сроки доставки.
Отправьте приглашение участникам без корпоративной почты
Отправьте приглашение по уже знакомому человеку каналу связи — например, в личной переписке в мессенджере или по электронной почте. Необязательно заводить внешний рабочий аккаунт или открывать подрядчику доступ к внутренним чатам компании.
Добавьте ссылку для вступления и контакт организатора. Например:
«Привет! Приглашаем тебя сыграть в Тайного Санту вместе с командой проекта.
Бюджет подарка — до [сумма] без учёта доставки. Присоединиться можно до [дата], заполнить пожелания — до [дата]. Жеребьёвка пройдёт [дата]. Подарки нужно отправить до [дата], а обмен запланирован на [дата].
Участие по желанию. Ссылка для вступления: [ссылка]. Если есть вопросы, напиши организатору: [контакт]».
Выберите общий способ связи
Можно создать отдельный чат для игры или отправлять сообщения каждому участнику лично. Выберите вариант, который подходит всей группе, и сообщите, где будут появляться напоминания.
Закрепите или регулярно отправляйте в чат основные правила, сроки и контакт организатора. Проверьте, что ссылки открываются без корпоративного аккаунта.
Не публикуйте важные изменения только в рабочем чате компании: они должны быть доступны для каждого игрока.
Соберите пожелания
Попросите участников добавить несколько желаний в пределах бюджета. Для конкретной вещи пригодятся ссылка, размер, цвет и допустимые замены. В отдельном блоке можно указать нежелательные подарки и ограничения.
Не все участники хорошо знакомы друг с другом, поэтому короткий рассказ об интересах тоже поможет. Например:
«Люблю настольные игры для двух-четырёх человек. “Каркассон” уже есть. Сладости прошу не дарить».
Для списка участников достаточно имени и выбранного способа связи. Если имена совпадают, добавьте название проекта или роль — например, «Александр, дизайнер».
Уточните данные для доставки
Попросите участников указать в анкете, как и где им удобно получить подарок. Так организатору не придётся опрашивать каждого отдельно. Если данных не хватает, уточните их в личной переписке.
| Как участник получит подарок | Что уточнить |
|---|---|
| В офисе | Сможет ли человек приехать, в какое время и где забрать подарок. |
| Посылкой или курьером | Какие данные нужны выбранной службе доставки. |
| В цифровом виде | Какой магазин или сервис подходит получателю, куда отправить подарок. |
На сервисе «Мой Санта» для адреса есть отдельное поле «Куда доставить подарок». Участник сам указывает адрес, который увидит его Санта после жеребьёвки.
При сборе данных для доставки следуйте двум правилам:
- Не публикуйте домашние адреса и телефоны в общем чате. Передавайте их только тем, кому они нужны для отправки.
- Не используйте адреса и контакты из договоров или рабочих документов без обсуждения с человеком. Он может выбрать для подарка другой адрес или способ получения.
Если участник выбирает пункт выдачи, заранее проверьте, позволяет ли служба доставки оформить заказ так, чтобы его получил другой человек.
Проведите жеребьёвку
Перед жеребьёвкой проверьте, что все подтвердили участие, прочитали правила и заполнили пожелания. Уточните, остались ли вопросы об отправке подарков.
Собрать офисных сотрудников и внешних специалистов для очной жеребьёвки бывает сложно. Распределить пары Санта-получатель вручную можно и удалённо, но в большой игре организатору придётся проверить список, учесть исключения и отправить каждому результат.
Автоматизировать жеребьёвку можно с помощью сервиса «Мой Санта». Он распределит получателей с учётом заданных исключений, чтобы никто не вытянул себя или человека, которому не должен дарить подарок. Также на сервисе можно:
- Пригласить участников по ссылке или QR-коду. Их можно отправить в мессенджере или по электронной почте — корпоративный адрес не нужен.
- Собрать пожелания. Участники заполняют анкеты и вишлисты, а Санта видит интересы получателя и конкретные идеи подарков.
- Уточнить детали в бесплатном анонимном чате. В онлайн-игре Санта может спросить получателя о размере, замене или доставке и не раскрыть себя.
Предусмотрите выход из игры
Попросите участников как можно раньше сообщать организатору, если они не смогут продолжить. Объяснять личные обстоятельства не требуется.
До жеребьёвки достаточно убрать человека из списка. После неё нужно уточнить, успел ли он купить или отправить подарок.
Не назначайте другому участнику второй подарок без согласия. На такой случай можно заранее договориться с добровольцем о подстраховке или предусмотреть резервный подарок от организаторов. Повторную жеребьёвку не стоит проводить без проверки: кто-то уже мог оформить заказ.
Заключение
Чтобы сотрудники компании, подрядчики и фрилансеры могли участвовать в одной игре, заранее сообщите условия и выберите доступный всем способ связи. Участие сделайте добровольным, способ получения подарка согласуйте с каждым игроком, а данные для доставки передавайте только тем, кому они нужны.