Как провести Тайного Санту для компании с филиалами в разных странах
Если филиалы находятся в разных странах, Тайный Санта требует чуть больше подготовки: нужно учесть валюты, часовые пояса, доставку и разные рабочие графики.
Разберём, как собрать сотрудников в одной игре, провести жеребьёвку и организовать подарки так, чтобы HR не пришлось вручную координировать каждый филиал.
Назначьте координатора в каждом филиале
Перед тем как перейти к инструкции, мы советуем назначить координаторов, которые будут помогать организатору.
Если филиалов несколько, одному HR быстро становится сложно следить за всем сразу: кто уже присоединился к игре, где застряла доставка и почему половина команды ничего не заполнила.
Поэтому в каждом крупном филиале лучше выбрать своего координатора
Повторим, что это не отдельный организатор игры, а человек, который помогает решать локальные вопросы на месте.
Например, он может:
- Напомнить коллегам про дедлайн;
- Принять подарки в офис;
- Помочь с местной доставкой;
- Быстро сообщить, если кто-то выпал из игры;
- Собрать вопросы своего филиала и передать их центральному организатору.
Так международный Тайный Санта не разваливается на несколько отдельных игр, а HR не приходится вручную контролировать каждый офис.
Как провести международного Тайного Санту: пошаговая инструкция
Когда сотрудники находятся в разных странах, одной жеребьёвки недостаточно.
До запуска нужно договориться о бюджете, понять, как будут покупать и доставлять подарки, учесть часовые пояса и только после этого приглашать участников.
Шаг 1. Решите, хотите ли вы смешивать филиалы
Первое, что нужно определить до жеребьёвки, могут ли сотрудники из разных стран выпадать друг другу. От этого зависят доставка, бюджет и сроки игры.
Общая жеребьёвка между филиалами. Такой формат лучше работает на объединение команды. Но тогда заранее нужно решить, как будут передаваться подарки между странами.
Жеребьёвка внутри каждой страны. Если международная доставка не подходит, то пары можно формировать только между сотрудниками одной страны. При этом все филиалы всё равно участвуют в одной общей корпоративной активности.
То есть сначала определите приоритет:
Хотите сильнее перемешать международную команду или максимально упростить логистику. Уже от этого стоит строить остальные правила игры.
Шаг 2. Задайте понятные сроки
Не стоит рассчитывать, что международной команде хватит недели на всю игру. За неделю часть сотрудников может даже не успеть присоединиться к игре.
У одного филиала в это время уже начинаются праздники, в другом сотрудники ещё работают. Кто-то будет покупать подарок в местном магазине, а кому-то придётся ждать доставку несколько дней.
Поэтому сначала выберите дату обмена, а потом от неё назначайте остальные этапы. Например:
- До 1 декабря. Сотрудники присоединяются к игре.
- 3 декабря. Состав закрывается.
- 3 декабря. Проходит жеребьёвка.
- До 9 декабря. Нужно выбрать и заказать подарок.
- До 13 декабря. Подарок должен приехать получателю или в его офис.
- 15 декабря. Общий обмен.
И не забывайте про часовые пояса
«Заполнить вишлист до конца пятницы» для Москвы и Нью-Йорка означает разное время. Если точный час действительно важен, указывайте его вместе с часовым поясом.
Шаг 3. Приведите бюджет к одной логике
Для международной команды важно учитывать не только часовые пояса, но и разные валюты.
Часть сотрудников вообще не пользуется рублями. Во-вторых, на эквивалент одной суммы в разных странах можно купить разные вещи.
Сотрудникам не нужно пересчитывать сумму до последнего цента. Но нужно дать всем примерно одинаковый ориентир.
Отдельно сразу решите, входит ли доставка в этот бюджет
Если сотрудник должен купить подарок на 25 € и ещё потратить 20 € на доставку, международная жеребьёвка быстро перестанет казаться весёлой.
Поэтому можно заранее договориться, что доставка оплачивается отдельно или компания компенсирует её в определённых случаях.
Шаг 4. Проведите жеребьёвку для всей международной команды
Для международных компаний подходит только онлайн жеребьёвка. Чтобы было проще её провести, распределите пары через сервис «Мой Санта»
В «Мой Санта» организатор создаёт игру и отправляет ссылку сотрудникам из разных стран. Дальше основная механика проходит внутри сервиса.
- Участники сами присоединяются по ссылке, поэтому HR не нужно собирать списки вручную.
- Жеребьёвка проходит автоматически.
- Участники заполняют анкеты и вишлисты, поэтому пожелания не приходится собирать по чатам. К каждому подарку можно прикрепить ссылку на любой маркетплейс или магазин.
- Через анонимные чаты можно узнать адрес для доставки или пожелания у получателя. И пообщаться со своим Сантой, если важно что-то уточнить.
- Организатор видит ход игры и может следить, кто уже присоединился и кому нужна помощь.
- Сервис подходит для больших команд, поэтому не нужно заводить отдельную игру для каждого офиса.
Шаг 5. Покупайте подарок в стране получателя
Международный Тайный Санта не означает, что нужно физически отправлять коробку через несколько границ.
Гораздо проще открыть, например, сербский интернет-магазин, выбрать подарок, указать адрес получателя или его офиса и оплатить заказ.
Так можно избежать долгой международной доставки, таможенных ограничений и дорогой пересылки.
Если иностранная карта не проходит, можно подключить локального координатора
Например, сотрудник выбирает конкретный подарок, координатор покупает его на месте, а компания потом компенсирует расходы.
Для части подарков логистика вообще не понадобится. Электронный сертификат, подписка, билет или другой цифровой подарок можно отправить напрямую получателю.
Заключение
Для компании с филиалами в разных странах основная сложность не в жеребьёвке, а в том, как связать одну игру с несколькими локальными реальностями.
Поэтому лучше централизовать саму игру, а доставку, адреса и мелкие организационные вопросы решать на уровне каждого филиала.