Тайный Санта в декабрьский пик: как провести игру, когда у команды нет времени
В декабре у команды и без корпоративных активностей хватает задач: закрытие года, отчёты, дедлайны и подготовка к праздникам.
Тайного Санту можно провести без отдельного вечера на организацию. Достаточно запустить игру за один день и оставить сотрудникам только несколько коротких действий.
Коротко об основных этапах игры:
1. Собрать участников, которые готовы участвовать.
2. Определить условия игры — дату вручения, стоимость подарка.
3. Провести распределение пар «Санта-получатель».
4. Обменяться подарками в назначенный день выбранным способом.
Разбейте игру на несколько коротких этапов
Если дать сотрудникам один общий дедлайн на всё сразу, часть команды почти наверняка отложит игру до последнего. Проще разделить процесс на несколько коротких шагов и дать на каждый из них отдельное окно.
Сначала дайте время присоединиться
После приглашения оставьте несколько дней, чтобы сотрудники спокойно перешли по ссылке, присоединились к игре и заполнили профиль.
В декабре почти невозможно найти время, когда вся команда свободна одновременно. У кого-то отчёты, у кого-то созвоны, у кого-то закрытие проектов и последние дедлайны года.
Поэтому для Тайного Санты не требуйте одновременной регистрации от всех
Организатор заранее создаёт игру и отправляет ссылку, а сотрудники подключаются тогда, когда у них появляется несколько свободных минут. Оставьте на это 3–5 дней.
Проведите жеребьёвку и дайте время выбрать подарок
После того как участники собрались, проводите жеребьёвку.
Дайте людям время посмотреть пожелания получателя, подумать над подарком и заказать его без спешки.
Если команда большая, этот этап лучше растянуть хотя бы на несколько дней.
Сразу дайте команде все сроки
Если сообщать каждый новый дедлайн отдельно, сотрудникам приходится постоянно возвращаться к сообщениям организатора и вспоминать, что от них требуется сейчас.
Кто-то пропустит одно уведомление, кто-то перепутает даты, а кто-то узнает о покупке подарка слишком поздно.
Проще ещё в первом приглашении показать весь календарь игры. Например:
- До 5 декабря — присоединиться к игре.
- До 7 декабря — заполнить пожелания или вишлист.
- 9 декабря — жеребьёвка.
- До 11 декабря — подготовить подарок.
- 12 декабря — обмен подарками.
Так участник сразу понимает весь путь от приглашения до финального обмена и может заранее учесть его в своём декабрьском графике.
Например, если после жеребьёвки подарок придётся заказывать с доставкой, он сразу видит, сколько времени у него на это останется.
Эти даты не универсальны. Их стоит подстраивать под график конкретной компании: корпоратив, последние рабочие дни, отпуска сотрудников и время на доставку подарков.
Заранее назначьте день обмена
Финальная дата должна быть известна с самого начала. Тогда участники знают, к какому числу подарок уже должен быть куплен, упакован или отправлен.
Так человек видит несколько маленьких шагов, которые легко встроить в рабочую неделю
Не нагружайте сотрудников во время подготовки ненужными действиями
Чем меньше шагов требует игра, тем выше шанс, что сотрудники действительно дойдут до конца и не будут откладывать участие на потом.
Поэтому сервис должен снимать с организатора рутину, а не добавлять ещё один набор таблиц, сообщений и проверок.
Для этого подходит «Мой Санта». Сервис поможет организатору собрать игру в одном месте: создать её, задать основные условия, пригласить участников, провести жеребьёвку и следить за подготовкой без ручных таблиц и распределения пар.
Так HR не приходится отдельно собирать список участников, самостоятельно проводить жеребьёвку и хранить результаты в дополнительных файлах. Основная организационная часть остаётся внутри одного сервиса.
При этом у сервиса есть и другие плюсы:
- Автоматическая жеребьёвка.
- Возможность написать пожелания и вишлисты.
- Отслеживание отправок.
- Подходит для любых форматов.
- Анонимный чат.
Это удобно в декабрьский пик по простой причине:
HR не приходится параллельно вести список участников, вручную распределять пары, собирать пожелания в отдельных документах и потом рассылать результаты каждому сотруднику.
Если хочется провести Тайного Санту с минимальной ручной организацией, игру можно сразу создать в «Мой Санта» и оставить внутри сервиса приглашения, жеребьёвку и вишлисты.
Для обычного участника достаточно пяти действий:
- Перейти по приглашению. Сотрудник получает ссылку и открывает игру тогда, когда ему удобно.
- Присоединиться. Не нужно отдельно писать организатору, что он участвует, или отмечаться в дополнительной таблице.
- Заполнить пожелания или вишлист. Достаточно указать то, что поможет будущему Тайному Санте выбрать подарок.
- После жеребьёвки посмотреть получателя. Результат не нужно ждать от HR отдельным сообщением.
- Подготовить подарок. После этого участие уже не требует постоянного возвращения к организационным вопросам.
Всё остальное лучше убрать, если без этого можно обойтись
Не стоит просить сотрудников заполнять длинные анкеты, подтверждать каждый шаг вручную, дублировать данные в таблицах или приходить на отдельную встречу только ради запуска игры.
То же касается коммуникации. Если правила, сроки и ссылка уже есть в первом приглашении, не нужно отправлять ещё несколько сообщений с той же информацией в разных формулировках.
В итоге у сотрудника будет такой маршрут: зайти, присоединиться, оставить пожелания, узнать получателя и подготовить подарок.
Что делать, если кто-то не успевает
Даже если все сроки обозначены заранее, в декабре кто-то всё равно может выбиться из графика. Поэтому лучше заранее продумать, что делать в типовых ситуациях, а не решать их в последний момент.
- Сотрудник не присоединился вовремя. Сначала напомните только ему, а не всей команде. Если человек всё равно не отвечает, лучше быстро понять, участвует ли он вообще, чтобы не тормозить жеребьёвку из-за одного человека.
- Не заполнил вишлист. Не обязательно останавливать игру. Можно отдельно напомнить участнику и дать ещё немного времени, если это не сдвигает общий график.
- Не успевает купить подарок. Здесь помогает запас до финального обмена. Если вы планируете игру слишком плотно, любой задержавшийся заказ сразу превращается в проблему.
- Уходит в отпуск. Такие случаи лучше учитывать ещё до жеребьёвки. Если сотрудник знает даты заранее, он может подготовить подарок раньше или договориться об отправке.
- Уехал в командировку. Если обмен происходит оффлайн, заранее решите, можно ли передать подарок через коллегу или отправить его другим способом. Саму игру из-за этого переносить не обязательно.
- Выпал из игры уже после жеребьёвки. Это самый неприятный сценарий, потому что у другого участника уже есть конкретный получатель. Поэтому организатору лучше заранее иметь запасной план: быстро заменить участника, перераспределить пару или решить вопрос с подарком вручную.
Главное правило: не ставить финальный обмен вплотную к покупке подарков. Оставьте хотя бы несколько запасных дней на задержки, отпуска, доставку и другие декабрьские сюрпризы.
Как может выглядеть игра на неделю
Чтобы не растягивать организацию на весь декабрь, но и не заставлять сотрудников делать всё за два дня, можно уложить Тайного Санту примерно в три недели.
Первая неделя: собрать участников и пожелания. Организатор создаёт игру, отправляет приглашение, а сотрудники постепенно подключаются и заполняют вишлисты.
Вторая неделя: провести жеребьёвку и выбрать подарки. После распределения пар участники смотрят, кому они дарят, и спокойно выбирают подарок.
Третья неделя: купить, отправить и подготовиться к обмену. На этом этапе уже не нужно ничего организовывать заново: участники просто доводят подарок до готовности, а HR следит, чтобы никто не выпал из графика.
Такой формат не требует ни одного общего сбора ради самой организации.
Вся подготовка идёт параллельно с работой, а синхронная встреча нужна только в том случае, если вы хотите провести общий обмен подарками оффлайн.
Чек-лист: как запустить Тайного Санту в декабре
Перед отправкой приглашения лучше пройтись по игре как организатор и проверить не только настройки, но и весь путь участника. Это помогает заметить мелочи, из-за которых в декабре потом появляются десятки одинаковых вопросов.
- Оставьте запас в несколько дней. На случай задержки доставки, отпуска или участника, который всё делает в последний момент.
- Проверьте рабочий календарь. Корпоративы, последние рабочие дни, командировки и отпуска легко ломают даже нормальный график.
- Сразу зафиксируйте бюджет и ограничения. Чтобы потом не отвечать отдельно на вопросы про сумму и формат подарка.
- Проверьте приглашение сами. Ссылка должна открываться, а из сообщения должно быть понятно, что делать и к какому сроку.
- Продумайте сценарий для опоздавших. Заранее решите, сколько готовы ждать и что будете делать, если кто-то не присоединился вовремя.
- Учтите тех, кто будет не в офисе. Если сотрудник уходит в отпуск или командировку, заранее решите, как он передаст и получит подарок.
- Убедитесь, что HR не придётся вести игру вручную. Если для жеребьёвки, вишлистов и списка участников нужны отдельные таблицы, организацию можно упростить.
Заключение
В декабре Тайный Санта должен занимать у сотрудника несколько коротких подходов, а не отдельный вечер. Чем меньше ручной организации и синхронных действий, тем легче провести игру даже в самой загруженной команде.