Как согласовать сервис Тайного Санты с IT и службой безопасности
Во многих компаниях перед запуском любого внешнего сервиса HR нужно получить согласование IT или службы безопасности.
Перед запуском HR нужно понять, какие данные сотрудников и документы передать IT или службе безопасности. Разобрали основные составляющие на примере нашего сервиса «Мой Санта».
С чего начать согласование сервиса
Для начала выясните, как у вас в компании вообще согласуют внешние сервисы.
Где-то достаточно показать сервис IT-специалисту, а где-то к проверке подключаются служба безопасности, юристы или специалисты по работе с данными.
После этого соберите всё, что им понадобится для проверки:
- Ссылку на сервис;
- Короткое описание, как сотрудники будут пользоваться сервисом;
- Список данных, которые нужны для участия;
- Информацию о том, что видят участники и организатор;
- Ссылки на документы сервиса.
Если в вашей компании есть внутренний чек-лист для проверки сервисов, возьмите его за основу. Так сразу станет понятно, каких данных или документов не хватает до согласования и что нужно уточнить.
Как сотрудники будут пользоваться сервисом
Для службы безопасности здесь важно понять не только саму идею игры, но и как именно сотрудники будут взаимодействовать с сервисом.
Нужен ли отдельный софт, как проходит регистрация, где сотрудники совершают действия и насколько HR участвует в этом процессе.
Все эти процессы связаны с механикой игры.
- Организатор создаёт игру. Он настраивает её внутри сервиса и получает ссылку для участников.
- HR отправляет сотрудникам приглашение. Ссылку можно разослать через привычный корпоративный канал: например, почту или рабочий мессенджер.
- Сотрудники переходят в сервис сами. Им не нужно передавать HR свои ответы, пожелания или результаты жеребьёвки вручную.
- Каждый участник выполняет свои действия внутри сервиса «Мой Санта». Там он присоединяется к игре, заполняет пожелания и потом смотрит, кому будет дарить подарок.
- Жеребьёвка проходит внутри сервиса. HR не нужно вручную распределять пары, вести таблицы и потом отдельно отправлять каждому сотруднику его получателя.
- После жеребьёвки участник продолжает работать только со своей частью игры. Он смотрит информацию, которая нужна для выбора подарка, и дальше готовится к обмену.
Для IT и службы безопасности здесь есть несколько важных моментов.
| Что важно | Как это устроено |
|---|---|
| Не нужна отдельная программа | Игра запускается через приложение. IT достаточно проверить доступ с рабочих устройств и корпоративной сети. |
| HR не рассылает результаты вручную | Жеребьёвка проходит внутри сервиса, поэтому не нужно пересылать пары по почте или в мессенджере. |
| Не нужны отдельные таблицы | Пары и ход игры не приходится хранить в дополнительных файлах. |
| Всё проходит в одном сервисе | Регистрация, жеребьёвка, пожелания и распределение пар не требуют нескольких сторонних инструментов. |
| Организатор управляет игрой в одном месте | Не нужно собирать дополнительные подтверждения и вручную фиксировать действия участников. |
Какие данные используются в игре
Для корпоративной игры мы используем только те данные, которые нужны для работы аккаунта и самой механики Тайного Санты. Полный перечень и цели обработки описаны в нашей политике конфиденциальности.
Какие данные нужны для участия
Обычно сервисы для Тайного Санты запрашивают базовые данные, которые нужны для регистрации, участия в игре и выбора подарка: имя, контактные данные, список пожеланий.
Если сотрудник регистрируется через обычную форму, он указывает адрес электронной почты и пароль, а затем подтверждает email.
Чтобы запустить игру через сервис «Мой Санта», можно подвязать аккаунт к Яндекс ID, Telegram, Mail.ru или Google — в этом случае сервис получает те сведения, которые передаёт выбранный способ авторизации.
Какие данные добавляет сам участник
Чтобы провести Тайного Санту, сервисы обычно предлагают участнику указать информацию, которая поможет идентифицировать его в игре и выбрать подходящий подарок.
По пользовательскому соглашению, заполнение этой информации добровольное.
Например, для игры через сервис «Мой Санта» участники могут указать:
- имя и фамилию;
- пол;
- дату рождения;
- пожелания к подарку.
Если для игры нужна отправка подарка, сервис также может обрабатывать адрес доставки.
В политике конфиденциальности адрес указан среди данных, которые могут использоваться для предоставления функций платформы.
Для чего нужны эти данные
Сервисы не собирают информацию ради заполнения профиля. Она связана с конкретными действиями внутри игры:
- email нужен для регистрации, входа и связи с пользователем;
- имя помогает участникам понимать, кому предназначен подарок;
- вишлист передаёт Тайному Санте пожелания получателя;
- контактные данные могут использоваться для организации игры и связи;
- адрес может понадобиться, если подарок нужно отправить получателю.
По пользовательскому соглашению, имя получателя после жеребьёвки раскрывается его Тайному Санте. Организатор может использовать данные участников только в рамках проведения игры.
Кто и что видит после жеребьёвки
После жеребьёвки каждый участник получает только ту информацию, которая нужна ему для игры. Сам принцип Тайного Санты сохраняется: человек знает, кому готовит подарок, но не знает, кто готовит подарок ему.
Что видит участник
После жеребьёвки участник узнаёт имя своего получателя. Ему также доступны пожелания и вишлист этого человека, чтобы было проще выбрать подарок.
Имя получателя раскрывается только тому участнику, которому оно выпало, а информация из вишлиста передаётся его Тайному Санте.
При этом сам Тайный Санта для получателя остаётся анонимным. Это сохраняет основную механику игры и интригу до обмена подарками.
Что видит организатор
Организатор управляет самой игрой: задаёт условия, следит за участниками и видит ход подготовки. Он может видеть статус участников, например кто уже подготовил подарок, а кто ещё нет.
При этом после жеребьёвки пары закрепляются системой и не меняются. Поменять получателя на другого не может ни сам участник, ни организатор.
Какие документы сервиса «Мой Санта» можно передать IT и службе безопасности для запуска игры
Для согласования не нужно собирать информацию по разным страницам вручную. На главной странице сервиса уже размещены:
- Пользовательское соглашение
- Политика в отношении обработки персональных данных
- Политика возврата денежных средств
Если у IT или службы безопасности останутся вопросы, которых нет в документах, их можно отправить на почту hello@mysanta.ru
Для внутреннего согласования лучше передавать именно ссылки на актуальные документы.
Так IT или юристы смогут сами проверить нужные пункты, а HR не придётся пересказывать условия работы сервиса своими словами.
Что отправить IT одним сообщением
Чтобы не собирать ответы по разным разделам сайта, можно сразу отправить IT или службе безопасности короткое описание сценария.
Можно использовать такой шаблон:
Планируем провести корпоративную игру через сервис «Мой Санта»:
Сотрудники будут переходить в сервис по приглашению, присоединяться к игре, добавлять пожелания и после жеребьёвки смотреть своего получателя.
Отдельная программа для компьютера не нужна: «Мой Санта» доступен через сайт, также у сервиса есть мобильные приложения и Telegram-бот.
Данные, которые могут использоваться в сервисе: имя, фамилия, email, номер телефона, адрес для доставки, фотография, пол и дата рождения. Конкретный набор зависит от сценария и заполненных участником полей.
После жеребьёвки участник видит имя своего получателя и информацию, которая нужна для выбора подарка. На платных тарифах организатору доступен отчёт «Кто чей Санта».
Политика обработки персональных данных:
Просьба проверить, можно ли использовать сервис с корпоративных устройств и нужны ли дополнительные согласования или документы.
Так IT сразу получает и сам сервис, и сценарий использования, и ссылки на документы.
Если внутри компании есть своя форма проверки внешних сервисов, этот текст можно использовать как основу и перенести данные туда.
На какие вопросы IT мы уже можем ответить
Часть типовых вопросов можно закрыть ещё до отдельного обращения к нам.
Нужно ли устанавливать программу на рабочий компьютер? Нет. Платформой можно пользоваться через сайт. Также доступны мобильные приложения и Telegram-бот.
Какие данные может обрабатывать сервис? В политике перечислены имя, фамилия, email, номер телефона, адрес доставки, фотография, пол и дата рождения. Для технической поддержки также могут обрабатываться ID пользователя, IP-адрес и технические сведения об устройстве и ПО.
Кто видит результат жеребьёвки? Обычный участник узнаёт своего получателя. На платных тарифах организатор может открыть отчёт «Кто чей Санта» и посмотреть распределение пар. Для остальных участников эти пары не раскрываются.
Что организатор видит о сотрудниках? Организатор видит список участников и их статус. В сервисе также доступен email игроков. Личные пожелания из анкеты организатор не видит, но может смотреть их вишлисты.
Где посмотреть документы? Политика обработки персональных данных размещена на нашем сайте. Это актуальный открытый документ сервиса.
Где обрабатываются персональные данные? В текущей политике указано, что обработка проходит на территории Российской Федерации, а трансграничная передача персональных данных не осуществляется.
Можно ли удалить данные? Политика предусматривает удаление и уничтожение персональных данных после достижения целей обработки или прекращения обработки. В FAQ сервиса также есть отдельная инструкция по удалению профиля.
Если службе безопасности нужен ответ, которого нет в открытых документах, лучше не пытаться вывести его из интерфейса или предположить.
Такой вопрос можно передать нам отдельно и получить ответ под требования конкретной компании.
Чек-лист перед запуском
Перед тем как отправлять приглашения сотрудникам, пройдитесь по чек-листу ещё раз.
Он поможет понять, что согласование действительно закончено и игра не упрётся в технические или организационные проблемы уже после старта.
- Проверьте, кто согласовывает внешние сервисы. Убедитесь, что вы прошли всех, кого требует ваша компания: IT, службу безопасности, юристов или других ответственных сотрудников.
- Передайте ссылку на «Мой Санта». IT должен видеть сам сервис, который будут открывать сотрудники, а не только его описание.
- Опишите сценарий использования. Коротко напишите, что организатор создаёт игру, сотрудники переходят по приглашению, заполняют пожелания и после жеребьёвки видят своего получателя.
- Передайте информацию о данных участников. Укажите, какие данные нужны для работы сервиса, какие поля сотрудники заполняют сами и для чего они используются.
- Проверьте, кто что видит. У службы безопасности не должно оставаться вопросов о доступе организатора, участников и результатах жеребьёвки.
- Приложите документы. Отправьте актуальные ссылки на политику обработки персональных данных, пользовательское соглашение и другие документы, которые запросили внутри компании.
- Проверьте доступ с рабочих устройств. Убедитесь, что сайт открывается из корпоративной сети, ссылки не блокируются, а сотрудникам не нужно получать дополнительные разрешения уже после запуска.
- Уточните, можно ли пользоваться личными устройствами. Если сотрудники будут заходить в игру с телефона или домашнего компьютера, проверьте, не противоречит ли это внутренним правилам компании.
- Закройте дополнительные вопросы IT. Если служба безопасности запросила отдельную информацию, лучше получить ответ до старта игры, а не оставлять вопрос открытым.
- Получите финальное подтверждение. Не ограничивайтесь тем, что никто не возразил. Убедитесь, что сервис действительно согласован по внутренним правилам компании.
- Только после этого создавайте рабочую игру. Настройте бюджет, сроки и другие правила, которые увидят сотрудники.
- Проверьте приглашение перед рассылкой. В нём должны быть ссылка, короткие правила, дедлайны и понятное объяснение, что нужно сделать участнику.
- Сначала протестируйте сценарий сами. Перейдите по приглашению и посмотрите, что увидит сотрудник. Так можно заранее заметить непонятный текст, пропущенный шаг или проблему с доступом.
- После проверки приглашайте всю команду. На этом этапе согласование уже закрыто, а сотрудникам остаётся только присоединиться к игре и пройти свои шаги.
Заключение
Согласовать «Мой Санта» проще, если сразу дать IT не одну ссылку, а полный набор информации: как сотрудники будут пользоваться сервисом, какие данные понадобятся, что видно участникам и где лежат документы.