Как передать организацию Тайного Санты другому HR: шаблон передачи дел

Чтобы новому HR не пришлось заново восстанавливать весь контекст, лучше передать ему не просто ссылку на игру, а короткий пакет с правилами, сроками и контактами.

Передайте все договорённости, а не только финальные правила

При смене организатора кажется, что нужно передать только то, что уже утверждено. В итоге теряется весь контекст, который был до этого. 

Новый HR видит бюджет и дату обмена, но не знает, почему выбрали именно такие условия и какие исключения уже обсуждали.

Поэтому вместе с финальными правилами передайте все важные договорённости:

• бюджет и диапазон по стоимости подарков;
• дату жеребьёвки и обмена;
• формат вручения;
• ограничения по подаркам;
• отдельные правила для удалённых сотрудников;
• договорённости с руководителем;
• исключения для отдельных филиалов, отделов или команд.

Так ему не придётся заново поднимать переписки и выяснять, какие решения окончательные, а какие всё ещё требуют согласования.

Передайте контакты всех, кто помогает с игрой

Хотя у Тайного Санты обычно есть один главный организатор, часть подготовки часто распределяется между другими сотрудниками.

Кто-то помогает собрать или доставить подарки, кто-то отвечает за площадку, а кто-то за финальное вручение.

Если такие задачи уже распределены, новому организатору важно сразу передать, кто за что отвечает и по какому вопросу к нему обращаться.

Например: «Олег принимает подарки до 18 декабря» или «Алина согласует финальный бюджет».

Иначе он может начать заново договариваться о том, что уже давно распределено.

Лучше рядом указать, что уже сделано по каждому пункту и какой следующий шаг нужен.

Так новый организатор сразу понимает, где ситуация под контролем, а где нужно вмешаться.

Передайте доступы 

Передать проект — не значит собрать все пароли в одном документе.

Новому организатору понадобятся ссылки на рабочие документы, доступ к таблицам и папкам, ссылка на игру и права, необходимые для управления ею.

Пароли, лишние персональные данные и секретные результаты жеребьёвки лучше не складывать в один файл передачи.

Соберите календарь оставшихся действий

Новому организатору важно видеть не только дату финального обмена, но и всё, что должно произойти до неё. Иначе часть задач легко потерять между переписками и напоминаниями.

Удобнее всего передать календарь список или в виде таблицы: дата, действие и ответственный.

Если какой-то этап уже настроен и не требует контроля, это тоже лучше отметить. 

Например: жеребьёвка запускается автоматически, проверка не нужна.

Так новый HR сразу понимает, какие задачи ещё впереди и где от него действительно требуется действие, а не просто видит одну конечную дату.

Что не нужно передавать новому организатору

Передача дел не должна превращаться в архив всей подготовки. Чем больше лишних файлов и переписок получит новый HR, тем сложнее ему будет понять, что действительно актуально.

Не стоит передавать:

• старые черновики, которые уже не используются;
• несколько версий одной и той же таблицы;
• переписки без важных решений и договорённостей;
• персональные данные, которые не нужны для продолжения игры;
• результаты жеребьёвки, если организатору не требуется к ним доступ.

Задача состоит в том, чтобы передать важные нюансы и текущее состояние проекта, а не всю историю.

Сделайте один файл передачи вместо десяти сообщений

Самым удобным вариантом будет собрать всё важное в одном документе. Тогда новому HR не придётся искать даты в чате, контакты в почте, а правила в старой таблице.

Так новый HR открывает один файл и сразу видит, где сейчас находится проект, что может пойти не так и с какого действия начинать работу.

Перед передачей проведите короткий созвон

Даже хороший файл передачи не заменит короткий разговор. Но и часовая встреча здесь не нужна.

За 15–20 минут достаточно пройтись по трём вещам:

1. Что уже сделано. Например, участники собраны, жеребьёвка прошла, сотрудники выбирают подарки.
2. Что может сорваться. Кто ещё не подтвердил участие, где задерживается доставка, какие вопросы не закрыты.
3. Что нужно сделать первым. Конкретное действие с ближайшим сроком.

Если после разговора новый HR понимает, где находится проект, какие есть риски и что делать дальше, значит передача прошла нормально.

Как передать игру в «Мой Санта»

Если вы проводите обман подарками через сервис «Мой Санта», то создавать новую игру и переносить участников вручную не нужно.

Для смены организатора достаточно обратиться в поддержку и указать название игры и имя нового организатора.

Передать права можно как до жеребьёвки, так и после неё. При этом пароль от своего аккаунта передавать не нужно. 

После смены организатора сама игра продолжает работать в том же месте. Не нужно заново собирать участников, повторять жеребьёвку или переносить всё в новую таблицу.

Новому HR стоит передать:

• ссылку на игру;
• краткий статус: что уже сделано и что осталось;
• контакты координаторов;
• открытые вопросы;
• информацию о том, что права организатора уже переданы или находятся в процессе передачи.

Так смена HR не ломает саму игру: меняется только человек, который ею управляет.

Попробуйте устроить игру в Тайного Санту

Можно играть в офисе и дома, с семьёй и друзьями. Игра подходит для офлайна, когда все живут рядом, и для онлайн-жеребьёвки, если близкие оказались далеко.

Попробовать

Заключение

Хорошая передача Тайного Санты — это не папка со всеми файлами за месяц, а короткий и понятный набор сроков и правил.