Как провести Тайного Санту, если жеребьёвка онлайн, а подарки вручают оффлайн
Онлайн-жеребьёвка сильно упрощает организацию: не нужно собирать всех в одном месте и вытягивать бумажки вручную.
Разберём, как связать онлайн-жеребьёвку с офлайн-обменом: когда запускать игру, как подписывать подарки, где их хранить и что проверить перед финалом.
Как совместить онлайн-жеребьёвку и офлайн-вручение
Такой формат выбирают, когда хочется упростить подготовку, но сохранить самую приятную часть Тайного Санты — личное вручение подарков.
Онлайн удобно провести всё, что обычно отнимает время у организатора: собрать участников, провести жеребьёвку, распределить пары и дать каждому доступ к пожеланиям получателя.
При этом сам обмен остаётся живым: коллеги встречаются, открывают подарки вместе и могут сразу поделиться эмоциями.
Это хороший компромисс между удобством и атмосферой
Не нужно собирать всех ради жеребьёвки или вручную тянуть бумажки, но финал игры всё равно проходит офлайн и помогает команде провести время вместе.
Для такой схемы можно использовать «Мой Санта». Сервис упрощает подготовительную часть игры:
- собирает участников в одной игре;
- автоматически проводит жеребьёвку;
- показывает каждому его получателя;
- позволяет заполнить вишлист;
- помогает анонимно уточнить пожелания, если после жеребьёвки остаются вопросы.
При этом никто не мешает провести само вручение оффлайн
После жеребьёвки участники покупают и упаковывают физические подарки, подписывают получателя и приносят их в заранее выбранное место.
В итоге сервис берёт на себя подготовительные этапы, организатор — сбор, хранение и вручение подарков.
Участникам остаётся самое главное — побыть настоящими Сантами, изучить пожелания своего получателя и выбрать для него что-то подходящее.
Объясните в самом начале, что делать после онлайн-жеребьёвки
После жеребьёвки участник должен узнать не только имя получателя, но и что делать дальше с физическим подарком.
Сразу отправьте короткую инструкцию, чтобы каждый действовал по одной схеме.
Например, можно написать такую инструкцию:
Вы уже знаете, кому готовите подарок. Купите его до 15 декабря, упакуйте и подпишите имя и отдел получателя — своё имя указывать не нужно.
До 17 декабря принесите подарок в переговорную №3 и оставьте его на столе. Обмен состоится 18 декабря.
Так участникам не придётся отдельно уточнять, куда нести подарок, как его подписывать и нужно ли сохранять анонимность.
Если участник подписан как «Саша», а в команде несколько людей с таким именем, по одной подписи на подарке будет сложно понять, кому он предназначен.
Поэтому важно, что дарителю нужно указать что-то кроме имени. В примере мы предложили вариант с отделом, но можно использовать и другие варианты
Например, можно написать так:
Имя + отдел
Алексей дизайн
Имя + офис
Анна офис Москва
Имя + номер участника
Саша №17
Имя + фамилия
Саша Бороденцева
Выберите один вариант и используйте его для всех
На подарке должно быть достаточно информации, чтобы организатор без дополнительных вопросов понял, кому он предназначен, но имя самого Санты указывать не нужно.
Используйте один формат бирок для всех подарков
Если каждый подписывает подарок по-своему, в день обмена появляются коробки с надписями «Саше», «Для Кати :)» или текст с неразборчивым почерком.
Чем больше участников, тем сложнее потом понять, кому что предназначено.
Поэтому лучше заранее дать всем один шаблон бирки:
Для кого: Анна
Отдел: Маркетинг
Номер подарка: 12
Если номер не используется, его можно убрать
Главное, чтобы все подарки были подписаны одинаково и организатор мог быстро их отсортировать без вопросов.
Для большой игры удобно заранее подготовить готовые карточки или распечатать бирки и раздать их участникам вместе с инструкцией.
Укажите место, где будет обмен подарков и где они будут хранится
До определённого момента вся игра проходит онлайн: участники присоединяются, получают имя человека и смотрят его вишлист.
Дальше появляется физический подарок, и для него нужно физическое место.
Лучше заранее выбрать одну точку, куда все будут приносить подарки:
- стол HR;
- отдельный шкаф;
- переговорная;
- большая коробка или зона для Тайного Санты.
Так подарки не будут лежать по разным кабинетам, у коллег под столами или оставаться у участников до самого дня обмена.
Что делать с подарками после того, как их принесли
Собрать все подарки в одном месте недостаточно. Если в день обмена придётся искать нужную коробку среди десятков похожих пакетов, офлайн-часть быстро превратится в путаницу.
Поэтому заранее выберите способ сортировки.
- Разложить по алфавиту. Подходит для небольшой команды. Подарки можно поставить по имени или фамилии получателя — тогда каждый быстро найдёт свой.
- Разделить по отделам. Удобно, если участников много. Например, сделать отдельные зоны для маркетинга, разработки, продаж и других команд, а внутри уже разложить подарки по именам.
- Присвоить подаркам номера. Подходит для большого офиса или ситуации, когда не хочется оставлять фамилии на виду.
Главное тут выбрать одну систему заранее и не менять её по ходу игры.
Как не раскрыть пары до офлайн-вручения
Когда подарки начинают появляться в офисе, сохранить анонимность становится сложнее. Даже если онлайн-жеребьёвка скрывает пары, их можно случайно раскрыть уже на этапе передачи подарков.
Поэтому:
- не оставляйте список пар рядом с общей зоной подарков;
- не подписывайте на коробке имя Санты;
- не просите сотрудников самостоятельно относить подарки получателям;
- не оставляйте подарок возле рабочего места человека;
- если подарок принимает организатор, лучше делать это без получателя рядом.
До финального обмена на подарке должно быть понятно только одно — кому он предназначен.
Что делать, если подарок заказали онлайн прямо в офис
Иногда участнику проще заказать подарок в интернет-магазине и сразу указать офис как адрес доставки. Это удобно, но такой заказ тоже нужно правильно встроить в общую систему.
Заранее определите человека, который сможет принимать такие доставки
HR, офис-менеджера или координатора Тайного Санты. Участникам нужно сообщить его имя и указать, что курьер должен передать заказ именно ему.
Также попросите Санту заранее сообщить организатору имя получателя. На транспортной коробке может не быть данных, кому предназначен подарок.
Отдельная проблема — накладная или этикетка магазина. На ней иногда указывают имя покупателя, телефон или другие данные, которые сразу раскрывают Санту.
Перед общим обменом лучше переупаковать подарок или просто убрать или закрыть наклейку с информацией.
Так подарок, который приехал курьером, ничем не будет отличаться от коробок, которые сотрудники принесли сами.
Как провести офлайн-вручение после онлайн-жеребьёвки
Когда все подарки собраны и подписаны, остаётся выбрать механику самого вручения. Здесь лучше заранее решить, кто выдаёт подарки и в какой момент раскрываются Санты.
Участники забирают подарки по имени
Самый простой вариант для небольшой команды. Подарки заранее раскладывают по именам, а участники по очереди забирают свои.
Чтобы не было путаницы, подписи должны быть хорошо видны, а одинаковые имена — дополнены отделом или офисом.
Организатор раздаёт подарки
Подходит для большой команды, когда неудобно отпускать всех одновременно искать свои коробки. Организатор берёт подарки по очереди, называет получателя и передаёт ему коробку.
Так проще сохранить порядок и сразу заметить, если какого-то подарка не хватает.
Сначала подарок, потом раскрытие Санты
Если хочется сохранить интригу до конца, сначала все получают и открывают подарки, а уже потом узнают, кто был их Сантой.
Заранее определите, как именно происходит раскрытие: сервис показывает пары после завершения игры или участники называют себя сами во время офлайн-встречи.
Что проверить перед вручением
Перед офлайн-обменом достаточно проверить именно тот момент, где онлайн-игра переходит в физические подарки:
- для каждого ли участника уже есть подарок;
- можно ли однозначно понять, кому предназначена каждая коробка;
- нигде ли случайно не указано имя Санты;
- все ли подарки собраны в одном месте;
- понятен ли участникам порядок выдачи.
Если эти пять пунктов закрыты, в день обмена уже не придётся выяснять, кому принадлежит неподписанная коробка или искать подарок, который остался у кого-то под рабочим столом.
Заключение
Ошибки начинаются в момент, когда цифровые пары превращаются в физические подарки.
Поэтому вся организация строится вокруг трёх вещей: понятная подпись получателя, единая точка сбора и проверка подарков перед офлайн-обменом.