Как создать комфортное рабочее пространство в опенспейсе
Опенспейс — как формат обустройства офиса — воспринимается сотрудниками по-разному. Одни считают его удобным — все рядом, проще обсуждать задачи, и рабочие вопросы решаются быстрее. Другие ассоциируют с постоянным шумом и отсутствием личного пространства.
Правда в том, что опенспейс сам по себе не тормозит и не ускоряет рабочие процессы — это инструмент. А инструмент сможет послужить на благо только при правильном применении — в случае с пространством для работы всё зависит от того, как оно организовано, какие правила в нём действуют и учитываются ли реальные потребности сотрудников.
Разберёмся, что такое опенспейс, зачем он нужен, кто отвечает за комфорт в таком офисе и что может помочь сделать его комфортным для сотрудников наверняка.
Что такое опенспейс и зачем он нужен
Опенспейс — формат офиса с открытым пространством без отдельных кабинетов или с минимальным количеством замкнутых помещений. Обычно в таком офисе есть ряды рабочих столов, переговорные комнаты, общие зоны, кухня и места для отдыха. По сути, это те же функциональные пространства, что и в классическом офисе, но организованные иначе — без жёсткого разделения стенами.
Коротко об идеологии опенспейсов:
- во-первых, такой формат позволяет эффективнее использовать пространство, ведь в одном помещении можно разместить больше рабочих мест, чем в системе отдельных кабинетов;
- во-вторых, опенспейс упрощает коммуникацию. Когда сотрудники находятся рядом, легче быстро обсудить задачу, подключить нужного коллегу и сократить время на согласования;
- в-третьих, можно постоянно модернизировать пространство. Команды могут меняться, отделы — перестраиваться, а рабочие места — адаптироваться под новые процессы без серьёзных изменений в инфраструктуре;
- в-четвёртых, такая организация обеспечивает прозрачность работы. Когда сотрудники находятся в общем пространстве, становится проще синхронизироваться по задачам и быть в контексте происходящего в команде.
Что может вызвать дискомфорт в опенспейсе
Несмотря на популярность открытых офисов, такой формат подходит не всем. По данным опросов РБК, уровень удовлетворённости опенспейсами остаётся умеренным — они нравятся далеко не всем респондентам.
Ниже — основные причины, которые чаще всего вызывают дискомфорт.
Шум
В опенспейсе, как в любом другом офисе, кипят рабочие процессы — сотрудники обсуждают задачи, созваниваются, перемещаются, пользуются техникой. В отличие от кабинетов, где часть звуков изолируется стенами и дверями, в открытом пространстве они распространяются свободно и формируют общий шумовой фон. Даже если каждый отдельный звук не кажется громким, их совокупность может мешать концентрации.
Отсутствие личного пространства
В кабинетной системе у сотрудника есть более чёткое ощущение границ. Закрытое пространство даёт возможность сосредоточиться и чувствовать себя более защищённо. В опенспейсе границы размыты — коллеги находятся в непосредственной близости, могут видеть экраны, слышать разговоры, свободно ходить рядом с рабочими местами друг друга и неосознанно мешать.
Кроме того, открытая среда не всегда приводит к более активному живому общению. Исследования показывают, что в некоторых случаях сотрудники, наоборот, начинают реже взаимодействовать лично и чаще переходят на коммуникацию в мессенджерах.
Постоянные отвлечения
В открытом пространстве отвлечения происходят даже без прямого взаимодействия. Достаточно небольших внешних стимулов — шуршания плаща, разговоров, звуков, смеха, шагов. Такие кратковременные переключения внимания могут казаться незначительными, но при регулярном повторении замедляют выполнение задач.
Ощущение видимости
Когда рабочее пространство открыто, у сотрудников может возникать ощущение, что вся их жизнь находится на виду у коллег. Даже если контроля нет, сама среда создаёт эффект присутствия наблюдателей. Становится сложнее даже ненадолго отвлечься без чувства неловкости, не то что взять в руки телефон или перекусить.
Усталость и выгорание
Постоянный шум, снижение приватности и частые отвлечения со временем накапливаются и могут приводить к усталости. Особенно это заметно сотрудникам, чья работа требует глубокой концентрации — аналитикам, разработчикам, редакторам, дизайнерам, финансистам и так далее.
Кто отвечает за комфорт в опенспейсе
Как и всё, что связано с работой офиса, обязанность поддерживать комфортные условия в опенспейсе не лежит на плечах кого-то одного.
Это общее пространство, в котором каждый день находится много людей с разными задачами, привычками, темпом работы и представлениями о личных границах. Поэтому сделать его удобным усилиями только работодателя, только HR или только самих сотрудников не получится.
Работодатель
Работодатель отвечает за базовые условия — он, как первое лицо компании, решает, сколько людей будет находиться в помещении одновременно, какая мебель будет стоять в офисе, как будут организованы общие пространства. На этом же уровне решаются вопросы акустики, освещения, вентиляции и плотности посадки. Это условия, от которых напрямую зависит самочувствие и работоспособность людей.
Если компания сэкономит на пространстве, мебели и нормальной организации офиса, сотрудники не смогут компенсировать это упорством и самодисциплиной. Можно быть очень мотивированным человеком, но всё равно не иметь сил на работу из-за шума, духоты или тесноты.
HR и офис-менеджмент
HR и офис-менеджеры отвечают не только за регламенты, но и за культуру использования пространства. Их задача — помочь людям договориться о совместной жизни в офисе, то есть прямо прописать, где можно созваниваться, а где обсуждать рабочие вопросы, где лучше не шуметь, как пользоваться переговорными и что делать, если кто-то регулярно мешает работать.
Правила для того, чтобы уравновесить разные рабочие привычки. Они помогают тем, кто склонен часто общаться и переключаться, вовремя возвращаться к задачам и не вовлекать в это других. И в то же время дают возможность сотрудникам, которым важна концентрация, спокойно работать без лишних отвлечений и без необходимости постоянно отстаивать своё право на тишину.
Сотрудники
Даже хорошо спроектированный современный офис не будет удобным, когда люди игнорируют друг друга, мешая. В опенспейсе очень важно уважать чужие границы, даже если они не обозначены видимыми стенами. Несмотря на их отсутствие, у каждого человека всё ещё остаётся личное рабочее пространство — его стол, мониторы, тумбочки, внимание, время.
Чтобы никто никого не отвлекал, нужно говорить тише, а для продолжительной беседы уходить в переговорную, не прерывать работу без причины, замечая, что тот, кто рядом, сосредоточен. Это базовые принципы офисной этики в открытом пространстве. Конкретные правила могут отличаться в зависимости от компании, но в основе всегда лежит уважение к чужой работе.
Как сделать опенспейс комфортным
Комфортный опенспейс как результат — это серия, целая череда правильно принятых решений.
- Самое ключевое — это зонирование. Современный офис строится не вокруг одинаковых столов, а вокруг разных типов работы, и сотрудник выбирает место в зависимости от того, что ему нужно сделать. В нём предусмотрены места, где можно сосредоточиться, где — обсудить, где — провести встречу или созвон, где — отдохнуть и переключиться, где — поесть и так далее.
- Следующая тема — акустика. Шум — одна из главных причин дискомфорта в опенспейсах для тех, кто их не любит. Нужно снижать его на уровне целого пространства за счёт материалов, мебели и перегородок, которые не дадут звуку распространяться так свободно.
- Также имеет значение расстояние между рабочими местами. Если столы стоят слишком плотно, возникает ощущение тесноты, и не хватает личного пространства. Даже небольшое увеличение дистанции между рабочими местами сделает работу комфортнее.
- Сформулируйте свод правил. Без понятных инструкций поведения опенспейс из пространства для продуктивной работы превратится в среду, где каждый будет вынужден подстраиваться под обстоятельства.
- Выделите периоды для сосредоточенной работы — когда не будет принято разговаривать громко, а все не терпящие отлагательств обсуждения перенесутся в переговорные или другие специально отведённые места.
- Цените концентрацию. Если человек занят и сосредоточен, лучше не отвлекать его без необходимости, а написать или договориться о времени для беседы. Это поможет не сбить рабочий процесс и сделает коммуникацию более осмысленной.
Ошибки при организации опенспейса
экономия на акустике — можно купить красивую, стильную мебель и сделать интерьер стильным, но если в офисе будет плохая акустика, средняя продуктивность просядет;
отсутствие переговорок — если переговорных будет мало, люди начнут проводить встречи и созвоны прямо за рабочими столами;
плотная посадка — если попытаться разместить как можно больше людей на минимальной территории, комфортных условий не получится никогда;
игнорирование интровертов — не всем комфортно постоянно находиться в общем пространстве — некоторым сотрудникам нужны тишина, предсказуемость и возможность уединиться. Если офис учитывает только экстравертный сценарий — обсуждать, говорить, быть на виду, — часть команды будет работать хуже.
Когда опенспейс — плохое решение
если работа требует глубокой концентрации — например, когда сотрудники много пишут, программируют, анализируют документы, работают с финансами или конфиденциальной информацией;
в токсичной культуре — где принято контролировать, перебивать, громко выяснять отношения или исходить из того, что любой человек доступен всегда;
если офис живёт без правил — в отсутствие договорённостей даже современное и стильное офисное пространство станет полем для брани.
Альтернативные подходы к организации офиса
Гибридные офисы
— формат, при котором часть сотрудников работает удалённо, а офис используется в основном для встреч, обсуждений и совместной работы. В таких офисах пространство часто перестраивается под переговорные и командные зоны, а не под постоянные рабочие места.
Hot-desking
— система, при которой у сотрудников нет своих мест. Человек приходит в офис и занимает любое свободное рабочее место или бронирует его заранее.
Activity-based офисы
— подход, при котором пространство организовано под разные типы задач. В офисе есть места для концентрации, общения, встреч и отдыха, и сотрудник сам выбирает, где ему работать в зависимости от текущей задачи.
Если опенспейс — результат решений, принятых взвешенно и обдуманно, он поможет команде быстрее взаимодействовать и чувствовать себя частью общего процесса, увеличивая показатели продуктивности. Если этого не предшествовало, и офис открытого типа был введён в эксплуатацию только под влиянием моды, он превратится в источник шума, усталости и раздражения — очень скоро никто не захочет туда приходить.
