Как спланировать бюджет на корпоратив: советы HR и руководителям
Так мало времени и так много вопросов: как и кого поздравить, как организовать корпоратив, что подарить сотрудникам? HR-специалист не должен теряться, он во всем разберется и всё успеет. Если вы ещё не спланировали бюджет на корпоратив, то наша инструкция поможет.
При планировании расходов на корпоративное мероприятие нужно учесть множество факторов. Предлагаем разобраться, как грамотно составить бюджет новогоднего корпоратива в короткие сроки.
Определяем количество людей
Коллеги, удалённые сотрудники, руководство разных уровней – решите, кто будет присутствовать на корпоративе.
Чтобы определиться с количеством приглашенных, ответьте на несколько вопросов
- Сколько сотрудников работает в офисном формате?
- Будут ли удалёенные сотрудники присутствовать на корпоративе? Если да, то сколько их будет?
- Сколько представителей руководства вы пригласите на корпоратив?
- Сотрудники могут взять с собой супругов и детей, или корпоратив будет мероприятием только для коллег?
Теперь у вас есть понимание, какое количество людей будет на корпоративе, а значит, можно начинать определяться с формой проведения. Часть заложенного бюджета придется на развлекательную программу. Далее приведем примеры активностей, которые не требуют больших вложений.
Планируем активности
Главная задача – создать праздничную приятную для всех атмосферу, при этом не потратить лишнего. Самые увлекательные активности и моменты можно организовать почти бесплатно.
Подготовка офиса к Новому году
Даже если корпоратив будет проходить не в офисе, стоит создать праздничную обстановку на рабочем месте. Если празднование планируется в офисе, то украшения сначала создадут настроение, а потом станут декором для вечеринки. Компания может заложить бюджет на декорации или сделать украшение офиса совместной активностью.
Благодарности сотрудникам
Искренние благодарности ничего не стоят в материальном плане, но они очень приятны для сотрудников – они укрепляют эмоциональную связь и мотивируют на дальнейшую плодотворную работу. Подумайте, в каком формате вы поблагодарите сотрудников. Возможно, вы захотите сделать это в формате активности на корпоративе.
Тайный Санта
Будете ли вы закладывать в бюджет подарки для сотрудников? Если это не предусмотрено, то организуйте игру «Тайный Санта». Она станет дополнительной вовлекающей активностью для корпоратива.
Суть игры заключается в том, что каждый сотрудник дарит и получает один подарок. Кому он будет дарить – определит жеребьевка, а кто подарит подарок ему – это интрига, потому игра и называется Тайным Сантой. Помощником в организации процесса станет сервис «Мой Санта», с ним можно организовать игру в формате онлайн, оффлайн или гибридном режиме. Все сотрудники точно останутся довольными, а руководство непременно оценит ваш современный подход к подаркам для коллектива.
Поздравление руководства
Очень мотивирующий момент, который ничего не будет стоить компании в материальном плане. Всем будет приятно услышать поздравление от руководства, организуйте это заранее. Руководитель может коротко подвести итоги года и поблагодарить сотрудников, отличившихся в уходящем году.
Планируем бюджет
Узнав количество людей и продумав активности, можно приступать к планированию бюджета. Перечислим, какие статьи расходов нужно в него включить.
- Аренда помещения – если корпоратив будет проходить не в офисе . Весомый пункт поскольку аренда в предновогодние дни стоит дорого.
- Украшение помещения – закладывать в бюджет не нужно, если вы сами украшаете офис и празднуете в нём или арендуете уже украшенное помещение.
- Меню и напитки. В каком формате будут подаваться угощения – традиционное застолье или фуршет? Будет ли на празднике алкоголь? Вы будете организовывать своими силами или закажете кейтеринг? Стол оплачивает компания или сотрудники будут скидываться самостоятельно? Ответьте на эти вопросы, и вы поймете, какой бюджет нужно заложить на угощение и напитки.
- Техническое обеспечение. Что вам нужно для проведения новогоднего корпоратива? Если хотите показать презентацию – понадобятся проектор и экран, чтобы играла музыка – нужны колонки и пульт. Аренда оборудования – еще одна статья расходов.
Что дальше?
Теперь вы знаете, какие статьи расходов стоит заложить в бюджет, и можете определиться, какая сумма потребуется на каждую из них в вашем городе. Проведите анализ расценок, выберите самые выгодные предложения и внесите окончательную стоимость в смету.
После того, как будет составлена смета, останется пройти еще несколько шагов.
Утверждаем смету у руководителя
Все расчёты на руках, предложения выбраны, настало время финального утверждения. Подготовьте убедительную презентацию для руководства, объясните целесообразность каждой статьи расходов. Чёткое обоснование поможет избежать лишних вопросов и получить «зелёный свет».
Планируем детали и распределяем роли
После финального утверждения распределите роли среди членов команды. Назначьте ответственных за каждую задачу, чтобы избежать путаницы в последний момент. Обсудите возможные риски и заранее подготовьте альтернативные планы на случай непредвиденных обстоятельств.
Приглашаем коллег
Проинформируйте коллег о времени, месте и формате праздника, а также о дополнительных условиях, например, о дресс-коде. Чем больше участники будут знать, тем лучше они смогут подготовиться и настроиться на положительный лад. Успешное мероприятие начинается с тщательной подготовки, и их это тоже касается.
Не забывайте про обратную связь.
После мероприятия проведите обсуждение с коллегами о том, что им понравилось и что можно улучшить в будущем. Это поможет вам не только улучшить качество будущих праздников, но и создать положительный эмоциональный фон в коллективе. Коллеги будут чувствовать, что их мнение имеет значение, а это способствует сплочению команды.
И, наконец, не упустите возможность проанализировать успешность проведенного мероприятия. Оцените, были ли израсходованы средства эффективно, и как это отразилось на атмосфере компании. С таким подходом ваши корпоративные мероприятия станут не просто развлекательными, но и значимыми с точки зрения ценностей компании.
Коротко о главном
При правильном подходе спланировать хороший корпоратив можно даже в очень сжатые сроки. С нашей инструкцией у вас точно все получится!
