Как выстроить систему менторства внутри маленькой компании
В маленькой компании знания часто держатся на нескольких сильных сотрудниках. Именно к ним коллеги идут за советом, когда сталкиваются с новой или сложной задачей
Если ничего не настроить, менторство быстро превращается в бесконечные отвлечения. Разберём, как сделать его полезным и для новичка, и для наставника.
Сначала определите, зачем вам нужен ментор
Даже в крупной компании не всегда нужен ментор. Поэтому не стоит назначать наставника просто потому, что так принято. Сначала поймите, какую проблему он должен решать.
Обычно ментор помогает менее опытному сотруднику так:
- Быстрее разобраться в рабочих процессах.
- Освоить нужные инструменты и подходы.
- Понять логику решений, а не просто повторять действия.
- Не допускать типичных ошибок.
- Быстрее нарастить самостоятельность.
- Перенять практический опыт, которого нет в инструкциях.
От этого уже зависит и формат менторства
Если человеку нужно быстрее освоиться в процессах, то хватит нескольких встреч и документ с базой знаний. Тут ментором может выступать руководитель или HR.
Но если работа сложная и требует много практики, наставнику придётся дольше разбирать реальные задачи и давать обратную связь.
Тогда менторство будет строиться вокруг конкретного результата, а не вокруг бесконечных созвонов и объяснений.
Разделите обучение на первые недели
Представьте, что вам нужно пройти ЕГЭ по истории в первом классе. Скорее всего, вы бы не только его завалили, а даже не запомнили бы и половину материала.
Если попытаться передать ему всё сразу, большая часть информации быстро забудется. Поэтому, не стоит стремится к такому результату.
Чем больше информации вы пытаетесь дать за раз, тем меньше сотрудник запомнит.
Примерный план может выглядеть так:
- Первый этап. Разобрать базовые процессы, инструменты и правила, которые нужны прямо сейчас.
- Второй этап. Пройти вместе несколько типовых задач и показать, где чаще всего возникают ошибки.
- Третий этап. Дать похожие задачи самостоятельно и разбирать только те места, где сотруднику не хватает опыта.
- Дальше. Подключать ментора к новым, сложным или нестандартным ситуациям.
Так менторство не превращается в длинную лекцию. Сотрудник получает знания тогда, когда может сразу применить их в работе, а помощь ментора постепенно становится точечной.
Уберите повторяющиеся объяснения из личного общения
Если ментор уже третий раз отвечает на один и тот же вопрос, лучше не объяснять всё заново, а зафиксировать ответ в документе.
Туда можно добавить:
- короткие инструкции по типовым задачам;
- примеры хорошо выполненной работы;
- частые ошибки и способы их избежать;
- ссылки на нужные сервисы и материалы;
- список людей, к которым обращаться по разным вопросам;
- ответы на вопросы, которые сотрудники задают чаще всего.
Добавляйте материалы по мере появления повторяющихся вопросов. Так документация будет расти из реальных рабочих ситуаций, а не из попытки заранее описать вообще всё.
Давайте реальные задачи как можно раньше
Сотрудник быстрее набирается опыта на реальной работе, чем на длинных объяснениях. Поэтому после знакомства с базовыми правилами лучше как можно раньше переходить к практике.
Возьмите реальную задачу и пройдите её вместе
Покажите не только что делать, но и на что вы смотрите в процессе: где обычно бывают ошибки, что нужно проверить перед сдачей и какие решения можно принимать самостоятельно.
Следующую похожую задачу сотрудник уже делает сам, а ментор подключается только там, где действительно не хватает опыта или появляется нестандартная ситуация.
Так быстро становится видно, что он понял, а где пока повторяет действия механически.
Разбирайте ошибки, а не переделывайте работу за него
Если наставник каждый раз сам исправляет результат, то сотрудник получает готовую версию, но не учится находить проблему.
Лучше показать, где ошибка, объяснить причину и попросить исправить самостоятельно.
Если через несколько недель наставник всё ещё переделывает почти каждую задачу, значит, новичку пока не передали сам принцип работы.
Как выбрать ментора из всех сотрудников: список на что опереться
Выбрать наставника можно за пару минут если знать, на что смотреть. Ниже вы сможете увидеть основные моменты, на которые нужно обратить внимание.
Не делайте одного человека единственным источником знаний
Если все вопросы замыкаются на одном наставнике, он быстро начинает тормозить всю систему.
Сотрудник ждёт ответа, ментор отвлекается от своей работы, а без него часть задач вообще не двигается.
Лучше сразу показать, где искать помощь по каждому из вопросов
Например, касаемо работы сайта обращаться к такому-то человеку из разработки. А если проблема с клиентом, то к этому сотруднику из отдела продаж.
Можно даже сделать короткую памятку с именами и зонами ответственности.
Тогда сотрудник не будет писать одному человеку по любому вопросу, а наставник останется тем, кто помогает с действительно сложными ситуациями.
Не назначайте ментором самого старшего сотрудника
Большой опыт ещё не делает человека хорошим наставником. Специалист может отлично разбираться в работе, но он быстро раздражается из-за вопросов.
Не заставляйте сотрудника обучать других через силу
Не всем нравится отвечать на простые вопросы, объяснять одно и то же по несколько раз и постоянно отвлекаться от своей работы.
Если назначить человека ментором без его желания, обучение быстро начнёт раздражать и его, и новичка.
Сначала лучше обсудить, готов ли сотрудник вообще брать на себя эту роль и что ему за это даст компания.
Поддержать мотивацию можно по-разному:
- Уменьшить часть нагрузки, чтобы на обучение было время.
- Дать дополнительный выходной, гибкий график или другой небольшой бонус.
- Доплачивать за наставничество.
Но в небольших компаниях не всегда получится дать что-то из списка выше
Поэтому важно, чтобы сотрудник понимал, зачем ему становиться ментором и что компания тоже вкладывается в этот процесс.
Чек-лист: как проверить, что менторство работает
Необязательно придумывать отдельные KPI. Достаточно пройтись по нескольким вопросам и посмотреть, меняется ли работа со временем.
- Проверьте, стало ли меньше повторяющихся вопросов. Если сотрудник продолжает спрашивать одно и то же, добавьте ответы в инструкции и посмотрите, насколько легко их найти.
- Оцените, может ли сотрудник сам закрывать типовые задачи. Если ментор всё ещё подключается к каждому шагу, возможно, человеку не хватает практики или ему слишком долго не дают работать самостоятельно.
- Посмотрите, сокращается ли количество правок. Если одни и те же ошибки повторяются, разберите их отдельно и добавьте примеры хорошей работы.
- Проверьте нагрузку на ментора. Если наставник постоянно перегружен, сократите количество людей, которых он ведёт, снимите часть текущих задач или выделите отдельное время на менторство.
- Убедитесь, что обучение не завязано на одном человеке. Разделите темы между несколькими специалистами и зафиксируйте, к кому идти с разными вопросами.
Если через месяц сотрудник всё ещё задаёт те же вопросы, а наставник тратит на помощь столько же времени, значит, в системе нужно что-то менять.
Заключение
В маленькой компании менторство не должно превращаться в отдельную бюрократическую систему.
