Самый полный чек-лист: 28 шагов к идеальному новогоднему корпоративу
Мы составили большой чек-лист по организации новогоднего корпоратива и поделились ценными лайфхаками. Предусмотрели всё, что вам нужно, и даже то, о чём вы ещё не думали. Сверяйтесь со списком, и вы точно ничего не упустите.
Новогодний корпоратив можно провести по-разному: скромно или с размахом, по старинке или креативно, здесь всё зависит от предпочтений и возможностей вашего коллектива. Но в любом случае к корпоративу нужно как следует подготовиться. Только в таком случае всё пройдёт так, как хочется – весело, с яркими эмоциями и без неловких моментов.
Сейчас вы узнаете, как организовать такой корпоратив, который ждут целый год, а потом ещё год вспоминают!
Прежде, чем приступить
Успокойтесь и выдохните. Да, вам предстоит масштабная подготовка, и от вас будет зависеть, какие впечатления останутся у всего коллектива. Но вы точно справитесь! Сверяйтесь с нашим чек-листом, и точно ничего не забудете.
Определите ответственных. Вся организация ложится на ваши плечи или вы можете делегировать задачи коллегам? Если можете, то предварительно зафиксируйте, кому и какую задачу можно доверить.
Например, Маша – дизайнер, она может взять на себя выбор новогодних декораций, а у Саши всегда много идей, с ним можно обсудить сценарий новогоднего корпоратива. Если для выполнения одной задачи соберётся целая ивент-команда, не забудьте выбрать кого-то одного ответственным.
Сохраните чек-лист. Не стоит полагаться на память. Чек-листы для того и созданы, чтобы было удобно отмечать выполненные задачи.
Начните с главного
Пропишите цели. Это может звучать странно, но определить цель мероприятия действительно важно даже в случае новогоднего корпоратива. Хорошо провести время – это не цель, а способ достижения. Целью может быть сплочение команды, помощь новичкам в адаптации, чествование лучших сотрудников. При разработке концепции важно держать в голове обозначенную цель или несколько целей.
Определите бюджет. А также источники финансирования – кто оплачивает корпоратив: компания или сами сотрудники? Если коллектив оплачивает себе корпоратив сам, то будет нелишним провести опрос по поводу комфортной суммы.
Назначьте дату и время проведения. Дата и время должны быть такими, чтобы на корпоратив попали все желающие или хотя бы большинство.
Обсудите ожидания коллег. Формат обсуждения любой, от опроса в рабочем чате до беседы за утренним кофе. Задача такова: понять, как хотели бы провести новогодний корпоратив те, для кого вы его делаете – ваши коллеги.
Пропишите правила
Да, у новогоднего корпоратива тоже есть правила. И чтобы не было недоразумений, их нужно оговаривать сразу.
Решите, кто будет приглашён. Только представители коллектива или приглашённые гости, например, их супруги или партнёры?
Определите, будет ли дресс-код. На данной стадии можно просто отметить пожелание – хочется или нет. Если хочется, то продумать формат можно будет позже в зависимости от концепции и места проведения мероприятия. Если в компании никогда не проводили вечеринок с дресс-кодом, стоит поинтересоваться, как к этому относятся коллеги.
Договоритесь о подарках. Коллеги будут самостоятельно определяться с подарками друг другу или вы будете закупать подарки на всех? Если самостоятельно, то как сделать так, чтобы подарки получили все? Удобным решением может стать игра в Тайного Санту – это и увлекательно, и честно по отношению ко всем.
Разработайте концепцию
Банальные алкогольные вечеринки в клубах давно не в тренде, сейчас главное в новогоднем корпоративе – это концепция. Поэтому уделите особенное внимание этому разделу.
Определитесь со сценарием. Кто будет заниматься подготовкой сценария — вы или другой ответственный сотрудник? Где вы будете брать сценарий – найдёте готовый, закажете под себя или разработаете сами? Желательно, чтобы в сценарии отражались ценности вашего коллектива и вашей компании.
Подумайте о дресс-коде. Если да, то придётся ли эта идея по душе коллективу? Идея дресс-код должна быть реальной, чтобы сотрудники без труда смогли ей последовать.
Выберите диджея и ведущего. Вы будете нанимать фотографа, диджея, музыкантов и ведущего или кто-то из коллектива возьмёт эти обязанности на себя? Если будете нанимать специалистов, с ними нужно будет заключить договор.
Составьте список покупок по части сценария. Включите в него все, что потребуется для реализации выбранного сценария.
Договоритесь о дополнительных развлечениях. Если продуманная программа не будет продолжаться весь новогодний корпоратив, то потребуются дополнительные интерактивы.
Выберите место
Решите, где провести новогодний корпоратив. В офисе, в заведении вроде бара, в стильном лофт-пространстве, на природе, в арендованном коттедже, на туристической базе – здесь всё зависит от возможностей и выбранной концепции.
Забронируйте место проведения корпоратива. Важно сделать это заранее, так как перед Новым годом лучшие локации быстро разбирают. Уточните, нужно ли заключать договор и вносить предоплату. Если есть какие-то особые условия, их нужно прописать в договоре.
Продумайте декорации. Будете ли вы украшать свою локацию для новогоднего корпоратива? Можно поставить фотозону с символикой компании, заказать живую елку или подойти к вопросу креативно, например, попросить всех сотрудников принести какие-то украшения, чтобы создать атмосферу праздника вместе.
Составьте список покупок по части декораций. Подумайте, чего в выбранном месте не хватает для празднования. Например, если вы решили праздновать Новый год в офисе, то может потребоваться закупить разовую посуду и другие необходимые мелочи.
Определитесь с транспортом. Особенно актуальным это будет для загородного новогоднего корпоратива. Как сотрудники будут добираться – самостоятельно или потребуется арендовать транспорт?
Определитесь с едой и напитками
Выберите формат. Это может быть и традиционное застолье, и фуршет – то, что ближе коллективу.
Выберите способ организации. Определитесь, вы будете заказывать готовую еду или готовить ее своими силами.
Разработайте меню. Есть ли в вашем коллективе кто-то, кто придерживается особенного питания? Оговорите, будете ли согласовывать меню на новогодний корпоратив с этими людьми или они организуют всё необходимое для себя сами.
Примите решение по алкоголю. Будет ли на новогодней корпоративной вечеринке алкоголь? Если да, то нужно решить, как его закупать – организованно или автономно.
Составьте список покупок по части еды и напитков. Назначьте ответственных за закупку, затем вместе решите, когда и где купить все необходимое.
Назначьте ответственных за приготовление еды и подготовку стола. Если вы не заказываете кейтеринг, то потребуются ответственные по данным вопросам.
Финальные шаги
Проконтролируйте закупку всего необходимого. Проверьте, было ли куплено все, что указано в списках.
Заключите необходимые договоры. Например, на аренду загородной базы, на шоу-программу с артистами, на услуги фотографа.
Пригласите коллег. От приглашения зависит многое, и сколько человек придёт на новогодний корпоратив, и какие у них будут ожидания. Банальное сообщение с датой и временем в рабочем чате – не лучший формат. В идеале приглашение должно поднимать новогоднее настроение и отражать ценности коллектива.
Сверьтесь с чек-листом за несколько дней до корпоратива. Проверьте готовность по каждому шагу, если какие-то мелочи были упущены – у вас ещё есть время это исправить.
Известный факт: чтобы достойно выполнить сложную задачу, её нужно разделить на несколько задач поменьше. Каждый из пунктов нашего чек-листа – вполне посильная задача, ведь правда? Не стесняйтесь просить о помощи и делегировать, тогда ваш путь к идеальному новогоднему корпоративу для всего коллектива станет проще и приятнее.
