Чек-лист подготовки к виртуальному новогоднему корпоративу
Команды на удалёнке проводят корпоратив онлайн — такой формат диктует особые правила, о которых стоит подумать заранее. Делимся простым чек-листом, чтобы разложить всё по полочкам и сэкономить время на подготовке к виртуальному празднику.
Разделили подготовку на пять простых шагов: от планирования до сбора обратной связи.
Онлайн-корпоратив: что получит компания и сотрудники
Команда на удалёнке чаще всего общается по делу: обсуждают цели, закрывают задачи и задают вопросы по работе. Неформального общения меньше, поэтому сплотить такой коллектив сложнее, даже когда есть повод — праздники.
Проанализировали, чем может быть полезен в такой ситуации онлайн-корпоратив.
| Преимущества для сотрудников | Преимущества для компании |
|---|---|
| Снижается ощущение «изоляции» — каждый чувствует, что он — часть команды. | Руководитель может качественно проанализировать настроение команды и понять, что нужно улучшать. |
| Взаимодействие вне рабочих задач даёт почву для неформального общения и снимает барьеры. Коллегам легко скинуть друг другу мем, который связан с общими воспминаниями, или задать вопрос по работе. | Пусть корпоратив и проходит онлайн, он показывает сотрудникам, что компании важно поддерживать корпоративную культуру и сохранять традиции. Это формирует образ стабильного работодателя. |
| Каждый получает персональное внимание не только от руководства, но и от коллег — такое публичное признание повышает мотивацию. | Если мероприятие понравится сотрудникам, они наверняка поделятся впечатлениями с семьёй и друьями. Онлайн-корпоратив — инвестиция в employer branding. |
Шаг 1. Определите цели и ожидания
За 1—1,5 месяца можно начинать подготовку. На первом этапе важно думать стратегически.
Решите, какого результата хотите добиться
Корпоратив — неформальное мероприятие, где все отдыхают. При этом праздник можно использовать как инструмент, который сработает на сплочение, мотивацию и снятие напряжения в коллективе. Выберите 1-2 приоритетные цели, которые вы видите актуальными для команды — это повлияет на выбор формата и программы.
Узнайте, чего хотят сотрудники
Решение руководства не должно идти в разрез с мнениями коллектива — убедитесь, что выбранная цель подходит не только вам, но и сотрудникам. Для этого можно поговорить с HR, провести опрос или в открытую обсудить это на одном из созвонов.
Продумайте, что нужно сделать, чтобы удовлетворить обе стороны
Соотнесите мнение сотрудников и ваши ожидания, чтобы найти точки соприкосновения. После этого нужно понять, что именно нужно сделать, чтобы закрыть потребности сторон.Можно сделать это с помощью классической схемы, когда цель разбивают на шаги.
Например, у сотрудников перед праздниками низкая мотивация и им важна поддержка. Для этого нужно сначала узнать, что бы их могло подбодрить на корпоративе: материальные бонусы, признание и слова благодарности от начальства. Второй шаг к цели — активные действия.
Шаг 2. Решите основные организационные вопросы
На этом этапе важно поддерживать связь с коллегами: предлагать, обсуждать и подбирать подходящие решения.
Выберите ответственных
Задач для организации онлайн-корпоратива не очень много, поэтому достаточно 2-3 координаторов.
- Главный модератор — отвечает за программу: приветствие, интерактивы, подведение итогов.
- Технический специалист — настраивает площадку, чтобы все участники свободно присоединились.
- Ответственный за коммуникацию и логистику — публикует анонс, напоминает коллегам о мероприятии, отправляет подарки и собирает обратную связь.
Если есть сотрудники, у которых задачи близки этим функциям, можете попросить их о помощи. Если они не готовы или таких сотрудников нет — выберите инициативых коллег или найдите внешнего помощника.
Определите дату, время и длительность мероприятия
Обсудите с сотрудниками, когда лучше провести корпоратив. Оптимально предложить 3-4 варианта и выбрать из них, чтобы быстро принять решение.
Учитывайте разницу часовых поясов и рабочий график — праздник должен состояться, но не в ущерб личным планам и дедлайнам. Удобнее всего проводить мероприятие в четверг или пятницу во второй половине дня: четверг не затрагивает личные планы на выходные, а пятница воспринимается как начало отдыха.
Планируйте программу на 1,5-2 часа — этого достаточно, чтобы создать комфортную обстановку, провести активности и завершить праздник до того, как сотрудники устанут.
Запланируйте бюджет
Траты на онлайн-корпоратив меньше, чем на обычный: не нужно платить за еду, аренду помещения, а развлечения бесплатные либо стоят недорого. Тем не менее, на этапе организации виртуального праздника стоит подумать о бюджете, чтобы оправдать ожидания коллектива.
Вот как минимум четыре пункта, на которые стоит заложить бюджет.
- Подарки и их доставка. Самый затратный пункт из списка — подарки и логистика. Важно, чтобы все получили их вовремя и в презентабельном виде.
- Платформа. Многие сервисы предлагают дополнительные функции за доплату: большее количество участников, длительность звонка и так далее.
- Ведущий. Наличие ведущего с заготовленной программой облегчает подготовку руководителю и HR, но требует дополнительных вложений.
- Призовой фонд. Если программа предполагает конкурсы, лучше позаботиться о призах: можно наградить победителя деньгами или вручить виртуальный подарок вроде подписки или электронного сертификата.
Шаг 3. Продумайте техническую организацию
Успех онлайн-корпоратива зависит не только от харизмы ведущего и программы, но и от того, не подведёт ли техника. Эти три простые пункта помогут убедиться, что всё сработает как надо, без технических «шоколадок».
- Определите платформу. Выберите сервис, у которого есть важные для вас функции: поддерживает нужное количество участников, есть режим окон, позволяет проводить игры.
Например, классический Zoom знаком практически всем — экономит время на обучение. Платформа Gather Town создёт «эффект присутствия» через формат игрового поля с мини-играми.
- Подготовьте инструкцию для сотрудников. Если корпоратив пройдёт не там, где вы созваниваетесь постоянно, лучше составить небольшую инструкцию. Напишите, как зарегестрироваться, как присоединиться к звонку и как включить звук и видео. Лучше подкрепить каждый шаг картинкой — так визуал сервиса уже будет знаком коллегам и они не растеряются, пока будут искать нужные кнопки.
- Проверьте, всё ли работает, как нужно. Попробуйте провести пробный звонок: добавлять всех сотрудников не нужно, достаточно подключиться самому с другого устройства или попросить кого-то из близких. Так вы сможете увидеть, как всё выглядит и со стороны организатора, и со стороны участника, и устранить недочёты. Это финальный пункт, который помогает убедиться, что всё работает.
Шаг 4. Составьте программу
Программа онлайн-корпоратива влияет на общее впечатление, поэтому важно продумать детали и создать комфортную обстановку. От этого зависит, с чем будет ассоциироваться компания у сотрудников — «забота, внимание и интерес к потребностям сотрудников» или «скука, странные активности и мероприятия «для галочки».
Подведите итоги: коротко и с душой
Во вступительной части выделите время на подведение итогов — это не формальность, а возможность поблагодарить и замотивировать коллег. Продумайте, что важно упомянуть: отзывы клиентов, показатели рейтингов, выручка и так далее.
Лучше выстроить структуру заранее и сделать так, чтобы это был логичный ход мыслей. Можно идти от частного к общему: назвать основные проекты и результаты по ним, а потом перейти к общим показателям за год. Либо сделать наоборот и после общих итогов перейти к конкретным пунктам.
Подготовьте развлечения
Подумайте, на что хотите заменить классические конкурсы. Самые популярные варианты — квиз, мастер-класс, игра «Тайный Санта» или что-то другое.
У каждого формата свои преимущества как для организатора, так и для участников:
- Квиз — легко адаптировать под ценности компании, подходит для большого количества участников и не требует сложной подготовки. Достаточно подобрать удобную платформу и создать свою викторину.
- Мастер-класс — хорошая идея для небольших команд, где важно создать камерную и уютную обстановку. Требует дополнительных затрат от организатора: нужно найти человека, который проведёт мастер-класс, и отправить сотрудникам наборы для творчества.
- Тайный Санта — универсальный вариант, который подходит как маленьким, так и крупным компаниям на 50+ сотрудников. Игра создаёт праздничное настроение и помогает лучше узнать друг друга вне зависимости от должностей: рядовой менеджер может дарить подарок начальнику отдела и наоборот. От организатора — помощь с проведением жеребьёвки и мягкий контроль.
Организовать игру на удалёнке невозможно с помощью классических стикеров с именами и живым обменом подарками, поэтому рекомендуем обратиться к сервису «Мой Санта». Сервис сам соберёт список участников, распределит пары и предложит другие фишки, чтобы усилить интригу и облегчить подготовку.
- Быстрая жеребьёвка. Достаточно создать игру и отправить ссылку участникам. Когда все зарегистрируются, система сама распределит пары «Санта-получатель».
- Вишлист. Сервис позволяет собрать поежлания в одном месте, чтобы Санта знал, какой подарок придётся по душе.
- Анонимный чат с получателем. Уточнить адрес, время доставки или просто спросить, какой чай больше нравится подпоечному, можно напрямую.
- Отслеживание подарков. Сервис позволяет следить за ходом игры от самого начала и до конца — шанс остаться без подарка почти равен нулю.
Продумайте завершение вечера
Грамотное завершение оставит приятное послевкусие тёплого праздника и усилит связь с коллегами. Подведите итоги встречи, поздравьте коллег с праздниками и мягко напомните, что ждёте новых совместных проектов — всё должно быть по делу, с душой и занимать максимум 5-7 минут.
Старайтесь говорить не общими фразами, а подкреплять слова конкретными фактами. Собрали понятные примеры в таблице в таблице.
| Каким должно быть завершающее слово | Пример |
|---|---|
| Эмоциональным | Всем спасибо, что присоединились! Был рад всех увидеть и услышать. Надолго запомню этот квиз и ваши оригинальные ответы! Очень жду следующего праздника. |
| Персонализированным | Это был классный корпоратив, рад, что мы собрались. Наш отдел маркетинга — лучший! Спасибо Оле и Мише за помощь с квизом, благодаря вам вопросы были интересными и нестандартными. |
| Связанным с компанией / планами на будущее | Спасибо всем за такой душевный праздник! Рад, что у нас сложилась такая дружная и профессиональная команда, и мы уже сейчас показываем классные результаты. |
Шаг 5. Выстройте коммуникацию
Мероприятие пройдёт по плану и принесёт пользу, если все будут знать, когда состоится корпоратив, что именно будет и как к нему подключиться. Для этого уделите внимание пяти пунктам.
- Разошлите анонс — подготовьте небольшое сообщение, где будет вся основная информация по корпоративу и отправьте его в несколько этапов: за неделю, за 3 дня и в день мероприятия.
- Узнайте, сколько человек точно будет — накануне корпоратива ещё раз уточните, все ли из коллег смогут присоединиться. Планы могут поменяться, а уведомить заранее можно просто забыть — лучше обезопасить себя заранее, чтобы можно было скорректировать программу.
- Напомните накануне — даже если сообщение про корпоратив в закрепе, лучше ещё раз его продублировать. Так оно точно попадёт в поле внимания.
- Продумайте альтернативу для тех, кто не смог подключиться — устройте небольшой праздник для сотрудников, которые не были на корпоративе: отправьте подарки, напишите сообщения с благодарностями или предложите другие бонусы на их вкус. Постарайтесь включить их в диалог, даже если они пропустили праздник — напишите в общем чате, что будете ждать их на следующей встрече, спросите, как они видят следующий корпоратив. Важно, чтобы каждый почувствовал себя частью команды вне зависимости от присутствия на корпоративе.
- Соберите обратную связь после мероприятия — постарайтесь получить честный фидбек от сотрудников: что понравилось, что стоило улучшить, какие впечатления остались. Это позволит провести работу над ошибками и сделать следующее мероприятие лучше — причём как для коллег, так и для компании.
Заключение
Чёткий план действий поможет разложить подготовку к корпоративу по полочкам. В итоге организация отнимет минимум усилий и времени, а сам праздник станет приятным событием не только для сотрудников, но и для организаторов.