Как давать обратную связь руководителю, чтобы он точно вас слышал

Однако руководителю мнение команды может быть нужно не меньше. Оно позволяет увидеть собственные решения не только со стороны намерений, но и со стороны исполнения и последствий.

Разберёмся, в каких случаях стоит давать обратную связь руководителю, как подготовиться к такому разговору и что делать, чтобы мнения сотрудников не только выслушивали, но и использовали в работе.

Почему руководителю нужна обратная связь от сотрудников

Должность руководителя даёт много полномочий, но не позволяет контролировать каждую деталь работы. 

1. Руководитель ставит цель и оценивает результат, а сотрудники видят, что происходит между этими этапами. Они знают, какие требования оказались непонятными, какой информации было достаточно, а какой не хватило, где пришлось переделывать работу и так далее.
2. Оценить последствия собственных решений может быть сложно. Например, руководитель вводит ежедневные отчёты, чтобы лучше контролировать работу. Однако сотрудники замечают, что подготовка отчётов отнимает время у основных задач, а собранная информация всё равно нигде не используется.
3. Обратная связь подсвечивает не только проблемы, но и удачные управленческие решения. Сотрудники могут рассказать, какие нововведения оказались полезными и чем именно помогли в работе. Тогда руководитель понимает, какие практики стоит закрепить, чтобы облегчить работу команды.

Обратная связь остаётся материалом для дальнейшей работы и не исправляет управленческие ошибки сама по себе, особенно если основана на мнении одного сотрудника.

Дальнейшая ответственность лежит на руководителе — ему нужно решить, насколько серьёзно отнестись к отзыву, стоит ли запросить мнения других сотрудников, что проверить и какие обстоятельства уточнить. Это позволит преобразовать личное впечатление в информацию для принятия решений.

Материал по теме:

Как просить повышения зарплаты в новом году: практическое руководство

Подробнее

Почему сотрудникам трудно высказываться, а руководителям — слушать

Обратная связь руководителю отличается от разговора с коллегой из-за неравенства полномочий. Перед тем как высказаться, сотруднику важно понять две вещи: безопасно ли это и принесёт ли разговор результат.

Если руководитель не готов воспринимать возражения и предложения или начинает хуже относиться к их авторам, риск очевиден, а вероятность продуктивного разговора невелика. Поведение руководителя напрямую влияет на то, насколько безопасным сотрудники считают обсуждение рабочих проблем. Его действия должны показывать, что подчинённые могут высказываться честно.

Руководителю может быть трудно выслушивать обратную связь, потому что критика его решений способна поставить под сомнение его компетентность. В таком случае он сосредоточивается не на решении обозначенной проблемы, а на защите собственного авторитета.

В результате возникает замкнутый круг. Сотрудники не высказываются, потому что опасаются реакции руководителя, а тот не получает информацию, которая помогла бы ему изменить собственное поведение. Разорвать этот круг можно только с двух сторон: сотруднику нужно ясно и корректно передавать информацию, а руководителю — не создавать условия, при которых становится рискованно честно высказываться.

Материал по теме:

Как наладить отношения с коллегами из отдела и быстрее закрывать рабочие задачи

Подробнее

В каких случаях стоит давать обратную связь руководителю

Обратная связь от сотрудника уместна, когда действия руководителя заметно влияют на работу. 

При этом ориентироваться нужно не на личное недовольство и желание поспорить, а на возможность показать связь между поступком руководителя и его последствиями. 

Повод для обратной связи может возникнуть в нескольких ситуациях:

• решение руководителя мешает работе — например, требования к задаче меняются после начала её выполнения, сроки не соответствуют объёму, а распределение обязанностей приводит к тому, что разные сотрудники делают одно и то же;
• для работы не хватает информации или ресурсов — руководитель может считать, что поставил задачу, хотя сотрудникам неизвестны важные критерии успешного результата или у них нет необходимых инструментов для его достижения;
• поведение руководителя влияет на взаимодействие с командой — например, он перебивает сотрудников на встречах, обсуждает ошибки отдельных людей при всей команде или долго не принимает решения, от которых зависит дальнейшая работа;
• управленческое решение оказалось особенно удачным — если новый формат постановки задач или контроля помог команде и заметно улучшил работу, руководителю стоит об этом узнать. Так он поймёт, какие практики нужно закрепить.

Необязательно ждать, пока последствия неудачного решения проявятся несколько раз. Статус руководителя также не означает, что значимый единичный случай стоит игнорировать. Однако если ситуация уже повторилась, полезно привести несколько примеров: они помогут показать закономерность.

Как выбрать момент и форму обратной связи

Подходящий момент наступает не сразу после обнаружения проблемы, когда эмоции особенно сильны, но и не после того, как решение потеряло актуальность. Это время, когда руководитель может внимательно выслушать сотрудника и ещё способен повлиять на ситуацию.

1. Не откладывайте разговор надолго. Восстановите последовательность событий и соберите конкретные примеры. Если проблема затрагивает всю команду, выясните, кто из коллег разделяет ваше мнение и готов подтвердить его собственными наблюдениями. Не стоит говорить от имени других сотрудников, не заручившись их согласием.
2. Дождитесь, пока схлынут эмоции. Раздражение помогает заметить проблему, но может помешать точно её описать. Не идите к руководителю только для того, чтобы выплеснуть недовольство. Запишите факты и последствия, а к обсуждению вернитесь, как только сможете говорить о них спокойно.
3. Заранее выделите время. Не стоит начинать важный разговор в коридоре или между встречами. Лучше коротко обозначить тему и попросить руководителя согласовать удобное время. Так вы сможете обсудить проблему без спешки, а он будет понимать, к какому разговору нужно подготовиться.
4. Выберите форму в зависимости от содержания обратной связи. Если она касается поведения самого руководителя, лучше поговорить с ним один на один. Проблему общего рабочего процесса можно поднять на командной встрече, где коллеги смогут дополнить обсуждение своими примерами.
5. Расчёты, даты и последовательность событий стоит заранее зафиксировать письменно. Это поможет не потерять важные детали и позволит руководителю проверить информацию. Однако личную критику лучше не отправлять длинным сообщением: факты можно изложить письменно, а их значение и возможные изменения обсудить устно.
6. Если решение руководителя создаёт срочный риск для людей, результата или сроков, предупредить о последствиях нужно сразу. Подробный разговор можно провести позже. Если сотрудник опасается негативной реакции на прямую обратную связь, безопаснее воспользоваться анонимным каналом или обратиться к человеку, который отвечает в компании за такие ситуации.

Как построить разговор с руководителем

Обратную связь легче понять, если она описывает не личность руководителя, а последовательность событий. Для этого сообщение можно построить из четырёх частей.

1. Обозначьте конкретную ситуацию.
2. Назовите действие или решение руководителя.
3. Объясните его последствия для работы.
4. Сформулируйте просьбу или вопрос.

• такая формулировка покажет, что именно произошло, почему это стало проблемой и какое изменение вы предлагаете обсудить;
• говорить нужно прямо, но корректно. Осторожные намёки снижают риск открытого конфликта, однако руководитель может вас не понять;
• после обратной связи нужно дать руководителю возможность ответить. У него могут быть ограничения или информация, о которых никто не знает. Можно спросить, что повлияло на решение и какие варианты он считает выполнимыми. Такой вопрос не отменяет замечание, а помогает понять проблему с обеих сторон.
• разговор должен закончиться обозначением следующего шага. Это может быть изменение порядка работы, проверка предложения, дополнительный сбор мнений или договорённость вернуться к вопросу после уточнения обстоятельств.

Обратная связь достигает цели, когда сотрудник не оценивает руководителя, а передаёт ему информацию для работы. Но то, что случится потом, зависит от обеих сторон. Сотруднику важно говорить конкретно и корректно, а руководителю — не делать честность рискованной для подчинённых и сообщать, что он меняет или нет после.

Попробуйте устроить игру в Тайного Санту

Можно играть в офисе и дома, с семьёй и друзьями. Игра подходит для офлайна, когда все живут рядом, и для онлайн-жеребьёвки, если близкие оказались далеко.

Попробовать