Как HR организовать Тайного Санту для сотрудников без корпоративной почты
У сотрудников производства, склада или ритейла почты чаще всего нет — из-за этого часть команды узнаёт об игре, когда жеребьёвка уже прошла.
Разбираемся пошагово, как позвать коллег в Тайного Санту через рабочие чаты, QR-код и Telegram-бот, ответить на вопросы о личных данных и довести игру до вручения подарков.
Шаг 1. Составьте список сотрудников без корпоративной почты
Запросите в IT-отделе список сотрудников, у которых нет доступа к рабочей почте. Так вы узнаете, кто не получит ссылку на игру. Если IT-отдела нет, попросите список у того, кто регистрирует е-мейлы на домене компании.
Шаг 2. Создайте игру
Традиционный Тайный Санта предполагает, что все участники собираются вместе и по очереди вытягивают стикеры с именами своих подопечных.
В компаниях игру чаще запускают онлайн, чтобы упростить организацию и снизить нагрузку на участников.
Сервис «Мой Санта» автоматизирует жеребьёвку, собирает списки участников и позволяет им присоединиться разными способами. Ссылку-приглашение можно разместить в рабочем чате. Участники перейдут по ней, вступят в игру и заполнят вишлисты, а затем можно будет провести жеребьёвку.
Ещё сервис позволяет:
- настроить исключения при жеребьёвке, например для пар, которые уже играли друг с другом,
- пообщаться с Сантой или своим получателем в анонимном чате, не раскрывая себя,
- отслеживать ход игры в реальном времени, если вы организатор.
Запустить игру можно двумя способами: в веб-версии или в Telegram-боте. Сравнить их можно в таблице.
| Критерий | Веб-версия | Telegram-бот |
|---|---|---|
| Преимущества | Нет ограничений по числу участников: в сервисе уже проходила игра на 3000 человек. Система рекомендаций подсказывает, какой подарок понравится получателю, а страницу игры можно оформить под предпочтения компании. | Не нужно заходить на сайт или запускать мобильное приложение. Шаги идут по принципу «вопрос-ответ», бот подсказывает, что делать на каждом этапе. |
| Кому подойдёт | Компаниям, где работает много сотрудников из разных отделов или офисов. | Небольшим командам, которые уже общаются в Telegram. |
Как запустить игру через Telegram-бот
Придумайте название игры, выберите способ вручения подарков, задайте бюджет и срок вступления. После этого бот пришлёт два сообщения, которые можно переслать в группу или канал:
- Ссылка на игру. Подойдёт, если вы хотите написать текст приглашения сами.
- Готовое сообщение с кнопкой вступления. Его лучше переслать в рабочий чат и закрепить, чтобы всем было удобно вступать в игру и никто не потерял ссылку.
Как запустить игру в веб-версии
Задайте название игры, бюджет и срок вступления. Затем войдите через Telegram, Яндекс ID, Mail.ru или Google — отдельный логин и пароль придумывать не нужно. Скопируйте готовую ссылку и разместите её в рабочем чате — участники перейдут по ней и заполнят вишлисты.
Вот что предлагает веб-версия:
- Быструю жеребьёвку без регистрации. Если играют до девяти человек, регистрация не нужна: отправьте одну ссылку в общий чат или личную ссылку каждому. Участник перейдёт по ней и сразу увидит имя того, кому готовит подарок.
- Вишлисты и анкеты с интересами. Участник добавляет в вишлист конкретные подарки или ссылки на них — Санта будет знать, что выбрать. А в анкете можно указать, что дарить не нужно.
- Игру для любого количества участников из разных офисов, городов и стран. Веб-версия объединяет людей независимо от того, где они находятся. Подарок можно отправить по почте или курьерской доставкой.
Ответьте заранее на вопросы о персональных данных
Сотрудники могут поинтересоваться, кто увидит адрес их почты и другие личные данные. Проясните эти вопросы в приглашении.
- Адрес почты нужен для входа в игру на сайте. Сотрудник вводит его самостоятельно. Организатор может видеть адреса участников, поэтому не стоит публиковать их в общем чате или передавать посторонним.
- Организатор может видеть вишлисты участников. Санта использует вишлист, чтобы выбрать подарок, а организатор — чтобы контролировать ход игры и при необходимости напоминать участникам о сроках.
- После жеребьёвки участник видит имя и фамилию того, кому должен подарить подарок. На платных тарифах организатор также может открыть отчёт «Кто чей Санта» и посмотреть все пары. Другие участники этого распределения не видят.
Шаг 3. Пригласите сотрудников через чаты, QR-код и объявления
Используйте несколько способов приглашения в Тайного Санту для сотрудников без почты. Так его увидят и те, кто постоянно сидит в рабочих чатах, и те, кто редко их читает.
Закрепите приглашение в рабочем чате
Опубликуйте в чате ссылку на игру на сайте или приглашение от бота и закрепите сообщение. Сообщение легко пропустить, поэтому напомните об игре за несколько дней до окончания записи.
Сделайте плакат с QR-кодом
Для организации Тайного Санты на производстве плакат с QR-кодом — простое решение: сотрудники увидят его на доске объявлений или у поста охраны, даже если не читают чаты.
Сначала создайте игру — после этого сервис покажет QR-код. Сохраните его и распечатайте на листе А4 или А3. Так код будет удобно сканировать с расстояния вытянутой руки. На плакате укажите:
- Название игры, сроки и бюджет. Например: «Новогодний Тайный Санта, запись до 25 ноября, дарим подарки 25 декабря, бюджет — 1000 рублей».
- Адрес сервиса «Мой Санта». По нему сотрудники проверят, что попали на нужный сайт.
- Контакт организатора. Чтобы сотрудники могли уточнить детали, если не получается открыть ссылку, зарегистрироваться или возник другой вопрос.
Разместите плакат только там, где его увидят сотрудники компании, например на информационной доске в офисе или комнате отдыха. Так ссылку на игру не увидят посторонние.
Объявите об игре на планёрке или собрании
Назовите сроки и бюджет, а ссылку продублируйте в рабочем чате, потому что устную информацию легко забыть.
Когда сотрудники зарегистрировались, проведите жеребьёвку и напомните участникам сроки покупки и вручения подарков.
Шаг 4. Продумайте, как решить типовые проблемы
Даже при чётком планировании Тайного Санты кто-то может выбиться из графика: пропустить срок, запутаться в шагах или забыть о подарке. Заранее продумайте, что сказать и сделать в таких случаях.
- Сотрудник не вступил в игру вовремя. Напомните ему об этом с глазу на глаз или на почту. Если он не отвечает, не включайте его в игру — после жеребьёвки изменение состава затрагивает уже других участников.
- Сотрудник не заполнил анкету. Санта может уточнить вопрос о подарке в анонимном чате или выбрать универсальный подарок в пределах бюджета.
- Сотрудник не видит игру. Возможно, он вошёл под другим адресом почты. Попросите выйти и войти с тем адресом, на который пришло приглашение.
- Сотрудник не может открыть приглашение в Telegram. Попросите его проверить, что ссылка скопирована полностью, перезапустить Telegram и открыть приглашение снова.
- Сотрудник не может отсканировать QR-код. Проверьте, нет ли бликов и не смят ли лист, и отправьте ссылку на игру ему в личные сообщения. Если код не читается у многих, напечатайте его крупнее.
- Сотрудник забыл подготовить подарок. Напомните ему об этом в личном сообщении, например: «Иван, подарок нужно купить до 20 декабря. Если не успеваешь, напиши мне, найдём решение».
Шаг 5. Проведите жеребьёвку и отслеживайте ход игры
Когда сотрудники вступили в игру, остаётся провести жеребьёвку и дождаться вручения подарков. Санта может не знать об интересах получателя, поэтому выбрать подарок ему помогают анкета и вишлист.
На сервисе «Мой Санта» можно добавить в вишлист конкретные подарки или ссылки на них, а в анкете рассказать о своих интересах и указать нежелательные варианты.
Заключение
Чтобы играть в Тайного Санту, сотрудникам не обязательно иметь корпоративную почту. Достаточно личной почты или аккаунта в Telegram. Узнайте в IT, кому не придёт корпоративная рассылка, и позовите этих коллег в игру в рабочем чате и по QR-коду.