Как организовать обмен опытом между сотрудниками, используя механику случайного выбора
В средних и больших компаниях отделы неизбежно изолируются друг от друга и перестают делиться опытом. Сотрудники не знают, к кому можно обратиться за советом и решают задачи слишком медленно.
Парадокс в том, что внутри команды есть ответы почти на все нужные вопросы. Старший аналитик мог бы за научить маркетолога собирать понятные отчеты, а опытный аккаунт-менеджер — подсказать новичку из техподдержки, как отвечать проблемным клиентам.
В статье расскажем, что можно позаимствовать из игры «Тайный Санта», чтобы повысить вовлечённость сотрудников и быстро запустить процесс.
Как случайный выбор упрощает обмен опытом между коллегами
Классическое менторство требует долгой подготовки и часто основывается на лекциях от более опытных сотрудников для менее опытных. Сначала HR формирует регламент, подбирает программу и распределяет «учеников» и «наставников». Сотрудники готовятся не меньше: изучают карьерный план, устанавливают метрики успеха. В итоге на весь процесс уходит от двух до шести месяцев.
Случайное распределение пар «учитель-наставник» упрощает процесс для всех участников.
- Исчезает психологический барьер. Попросить о помощи лично или просто подойти познакомиться с коллегой бывает неловко.Познакомиться в игровой форме гораздо проще: у сотрудников есть готовая тема для разговора, поэтому первая встреча проходит без напряжения и неловких пауз.
- Снижается предвзятость. Люди общаются с теми, кого уже знают. Жеребьёвка ломает эту установку и позволяет познакомиться сотрудникам из разных департаментов.
- Усиливается азарт. Все участники до последнего не знают, как распределятся пары и ждут, когда разрешится интрига. Это повышает вовлечённость сотрудников в обучение.
Как устроить обмен опытом между сотрудниками через игру «Тайный Санта»: пошаговая инструкция
В классической версии участники распределяются на пары «Санта-получатель» и тайно готовят один подарок для своего подопечного. Предлагаем сохранить механику, а вместо подарков взять знания или навыки.
Участники случайным образом распределяются на пары и готовят для своего подопечного небольшой «урок». В назначенный день все собираются вместе и открывают карты: кто, кого и чему будет учить.
Шаг 1. Постановка условий и запуск игры
Устроить игру можно двумя способами — с помощью классических стикеров или онлайн. Для компаний, где может быть большое количество сотрудников или несколько филиалов, лучше делегировать организацию сервису «Мой Санта». Он автоматически формирует список участников, позволяет делиться вишлистами, настраивать исключения и отслеживать ход игры в реальном времени. Дальше мы поделимся, как использовать эти фишки для запуска менторства.
При организации игры можно написать приветствие, которое увидят все, например: «В этот раз мы дарим друг другу не подарки, а один час своего времени и делимся знаниями».
Шаг 2. Заполнение «вишлистов»: делимся тем, что умеем, и просим то, что нужно
Самый важный этап, от которого зависит качество обучения. Каждый участник пишет, чему может научить и какими бы навыками хотел обладать.
Это не чёткий регламент, которому нужно следовать, но важная подсказка и для Санты, и для HR.
- Санта сразу поймёт, что интересно подопечному. Это поможет быстро выстроить контакт и поделиться экспертизой в нужной сфере или подобрать достойную альтернативу.
- HR сможет собрать все вишлисты и понять, какое обучение стоит включить в план развития сотрудника. Это быстрее, чем собирать анкеты или проводить интервью.
Шаг 3. Настройка умных исключений
Жеребьёвка может разделить на пары «дизайнер—дизайнер» или «сисадмин—сисадмин». Чтобы этого не случилось и сотрудникам гарантированно попались коллеги из другого отдела, просто добавьте в настройках нужные исключения.
Это занимает 2 минуты, зато вам не придётся проводить жеребьёвку несколько раз.
Шаг 4. Анонимный чат для уточнения деталей
Сервис позволяет Санте общаться с подопечным в анонимном чате. Здесь можно уточнить детали, понять, с какими задачами он сталкивается и укомплектовать «подарок» в идеальный формат.
Например:
«Привет! Я твой Санта. Вижу твой запрос по копирайтингу. Подскажи, для чего именно тебе нужно писать тексты? Ты уже учился где-то раньше?».
Это идеальный формат быстро получить данные: между участниками диалога нет психологического барьера и лишнего напряжения.
Шаг 5. Финал игры
В классической игре в этот день все разворачивают коробки, в версии с обменом опытом — узнают, кто стал их персональным ментором, и получают свой «интеллектуальный подарок».
Как провести встречу:
- Организатор объявляет пары. Санты по очереди раскрывают свое инкогнито.
- Презентация «подарка». Санта не просто говорит: «Я твой наставник». Он презентует будущую встречу. Например: «Привет, Катя! Я твой Санта. Я видел, что ты хочешь разобраться в таргете. Я подготовил для тебя часовой урок, за основу можем взять реальный проект».
- Вручение «сертификатов». Чтобы закрепить договорённости, Санты могут вручить своим подопечным шуточные или стильные электронные «сертификаты» на обучение. Например, сертификат на часовой мастер-класс по Excel-таблицам.
Шаг 6. Подведение итогов и обратная связь
После финала начинается работа HR-департамента. Когда «уроки» закончились, можно измерить вовлечённость и собрать ценные сведения для будущего корпоративного обучения.
Спустя три недели после финала отправьте участникам короткую форму обратной связи. Задайте всего 3–4 вопроса:
- Состоялась ли ваша встреча с Сантой?
- Насколько полезным был материал от 1 до 5?
- Что было самым ценным в таком формате?
- Готовы ли вы повторить этот опыт?
Пока сотрудники заполняют анкеты, проанализируйте вишлисты и результаты. Если сотрудники просили научить их публичным выступлениям, а Сант-экспертов в этой теме не нашлось — это подсказка для HR.
Заключение
Обмен опытом через механику «Тайного Санты» — это простой и бесплатный способ запустить обучение сотрудников друг другом. В игровой форме коллеги легко преодолевают барьеры, развивают навыки и начинают понимать работу соседних отделов. В итоге компания получает сильную и дружную команду, а HR-отдел — реальную картину внутренних компетенций.
