Как провести Тайного Санту в одном отделе и запустить на всю компанию
Первый Тайный Санта может стать для крупной компании организаторским экспериментом. Заранее трудно предугадать, как пройдёт сама игра и отдельные её этапы.
Прощупать весь процесс можно в меньшем масштабе — сначала провести игру в одном отделе. Такой запуск станет пилотным. Он покажет не только, понравилась ли игра сотрудникам, но и подскажет организатору, как действовать в разных, порой волнительных, но уже менее непредсказуемых ситуациях.
В статье разберём, как провести пробного Тайного Санту в одном отделе, оценить результаты и решить, можно ли перенести этот опыт на всю компанию.
Чем пилотный Тайный Санта будет отличаться от обычной праздничной игры в отделе
Пилотный Тайный Санта проводят с заранее поставленной целью — проверить игровой процесс и понять, можно ли запустить игру во всей компании.
Чтобы разница была понятнее, сравнили обычную праздничную игру в отделе с пилотным запуском, у которого есть аналитическая задача, в таблице.
| Обычная праздничная игра | Пилотный запуск |
|---|---|
| Проводится ради обмена подарками | Позволяет проверить игровой процесс изнутри перед его расширением |
| Правила подстраивают под одну команду |
Условия приближают к будущей игре во всей компании* |
| Организатор решает проблемы по мере поступления |
Организатор фиксирует вообще все — особенно то, что мешает игре проходить по плану |
| После обмена подарками игра заканчивается |
Участники дают обратную связь, а организатор принимает решение о том, состоится ли следующий запуск |
*Что значит «условия приближают к будущей игре во всей компании»
Условия пилота должны быть такими, чтобы впоследствии их можно было перенести на большой коллектив. Например, HR, организатор или куратор игры не должен лично напоминать каждому участнику о сроках и помогать ему проходить все этапы — при запуске Тайного Санты для всех сотрудников компании сделать это физически не получится.
В каких случаях стоит сначала провести Тайного Санту в одном отделе
Пилотную версию Тайного Санты стоит организовать в нескольких случаях.
- Если в компании впервые играют в Тайного Санту. Организатор ещё не знает, как пройдёт игра, и хочет сначала примерить формат на свою компанию.
- Сотрудники работают в разных условиях. Задача организатора усложняется, потому что ему нужно учитывать интересы удалёнщиков, сотрудников из разных отделов и людей со сменным графиком. Пилот покажет, как особенности их работы влияют на игровой процесс.
- Непонятно, заинтересует ли игра сотрудников. По отклику одного отдела можно оценить отношение коллег к новому опыту.
- Не проверены каналы коммуникации. Организатор сможет понять, слышат ли его сотрудники, когда нужно обратиться ко всем одновременно, напомнить о сроках или сообщить решение сложного вопроса.
- Не продумана логистика. Пробный запуск покажет, что делать после самых простых этапов игры — как организовать обмен и проследить, чтобы все участники получили подарки.
- Нужно понять, потребуются ли дополнительные ресурсы для полноценного запуска. Результаты пилота помогут оценить нагрузку на организатора и определить, нужны ли ему помощники.
Что нужно проверить во время пилотного запуска игры
- интерес сотрудников — зафиксируйте, сколько человек получили приглашение и сколько в итоге присоединились к игре. Если кто-то отказался от участия, стоит уточнить причину. После обмена подарками запросите фидбэк;
- ясность игрового процесса — во время пилотного запуска нужно проследить весь путь участника — от получения приглашения до обмена подарками. Отметьте, сколько вопросов и затруднений вызвал каждый этап и выстройте их по шкале от самого сложного к простому;
- готовность процесса к расширению — основной показатель — затраченное организатором время. Время, затраченное на сопровождение пилотной группы, поможет примерно оценить нагрузку при работе с остальными отделами и понять, справится ли один организатор, или ему будет нужна помощь.
Как выбрать отдел для пробной игры
Пилотная группа должна быть одновременно управляемой и показательной. Условия работы в выбранном отделе должны быть похожи на те, в которых находятся остальные сотрудники компании.
При выборе отдела стоит учитывать несколько критериев:
- формат работы — в пилотной группе должны быть представлены сотрудники с разными условиями работы — удалёнщики, люди со сменным графиком и представители других офисов;
- готовность сотрудников — участие должно быть добровольным, при этом сотрудники должны быть готовы поделиться искренними впечатлениями;
- поддержка руководителя — руководитель отдела должен знать, что предстоит сотрудникам, не препятствовать игре, а самому принять в ней участие.
Как провести пробного Тайного Санту в отделе
Пилот проходит так же, как обычная игра. Разница заключается в некоторых специфичных действиях организатора.
Объясните формат сотрудникам
Сообщите, что сначала Тайного Санту проведут в одном отделе, и при успешном итоге можно будет пригласить поиграть остальных сотрудников — то есть обменов подарками будет целых два, и первопроходцам повезло больше остальных.
Создайте игру
Зарегистрируйтесь на сервисе «Мой Санта». Создайте игру, выберите её сроки, пригласите сотрудников отдела, попросите их заполнить анкеты и запустите автоматическую жеребьёвку. Тогда участники узнают имена получателей и смогут начать выбирать подарки.
- Наблюдайте за процессом.
- Фиксируйте все вопросы участников, случаи нарушения сроков и ситуации, в которых сотрудникам потребовалась помощь.
- Не отказывайтесь от вмешательства ради чистоты эксперимента. Ваша задача — помочь игрокам благополучно завершить обмен подарками.
- После подумайте, можно ли предупредить возникшие проблемы при следующем запуске.
Проведите обмен подарками
Организуйте вручение в выбранном формате — очно или дистанционно — и проследите, чтобы каждый участник получил подарок.
После обмена соберите впечатления участников и сопоставьте их со своими наблюдениями.
Как собрать обратную связь после игры
- Насколько понятными были правила игры?
- На каком этапе возникло больше всего затруднений?
- Хватило ли времени на регистрацию, выбор и покупку подарка?
- Что вам понравилось в игре больше всего?
- Что стоило бы изменить перед следующим запуском?
- Хотели бы вы сыграть снова и предложить такой формат всей компании?
Критерии оценки первого Тайного Санты в офисе
- интерес сотрудников — коллеги присоединились к игре и готовы повторить этот опыт;
- ясность правил — участники без проблем преодолели основные этапы;
- соблюдение сроков — регистрация, жеребьёвка и обмен состоялись без переносов;
- завершение игры — каждый участник подготовил и получил подарок.
Проведите игру для всей компании
Если сотрудники заинтересовались Тайным Сантой, соблюли сроки и получили подарки.
Или
Расширяйтесь поэтапно
Если пилот прошёл успешно, но отделы компании сильно различаются по формату работы, к следующей игре можно подключить ещё несколько подразделений.
Как подготовить запуск Тайного Санты для всей компании
Перед масштабной игрой нужно:
- выбрать формат — провести одного общего Тайного Санту или создать отдельные игры для офисов/отделов;
- распределить ответственность — назначить одного или нескольких организаторов;
- согласовать настройки игры — бюджет, сроки и способ обмена подарками;
- создать новую игру — после завершения первой игры создайте новую с обновлёнными условиями — на сервисе «Мой Санта» это можно делать неограниченное количество раз.
Подробнее о распределении обязанностей, выборе формата и проведении жеребьёвки рассказали в статье о том, как организовать Тайного Санту в крупной компании.
Тайный Санта для одного отдела либо покажет, что опыт успешен, и можно сыграть полным составом сотрудников, либо вы пока не готовы к расширению.
Но уверяем — если вы начнёте с одной игры на сервисе «Мой Санта», опыт обмена подарками между любым количеством участников не покажется вам проблемой.