Сотрудники не записываются в Тайного Санту: как HR найти причину
Вы предложили коллегам сыграть в Тайного Санту, но желающих очень мало. Не стоит сразу делать вывод, что сотрудники не хотят участвовать. Возможно, они не заметили приглашение или не разобрались в условиях игры. Но бывает и по-другому: команда всё увидела и поняла, а участвовать всё равно не хочет.
Разберём, как HR понять, почему сотрудники не хотят играть в Тайного Санту и как действовать, чтобы исправить ситуацию.
Когда стоит искать проблему
Медленный старт в первые дни — это нормально. В любой команде есть сотрудники, которые записываются сразу после анонса, и те, кому нужно время подумать.
Повод проверить ситуацию появляется в трёх случаях:
- после анонса прошло несколько дней, а новых записей нет,
- сотрудники задают вопросы об игре, но не переходят к регистрации,
- до окончания записи остаётся меньше недели, а участников меньше, чем вы рассчитывали.
Например, если в команде 20 человек и за первую неделю записались 5 сотрудников, делать выводы пока рано. Но если число участников перестало расти, стоит выяснить причину.
Что мешает сотрудникам присоединиться к Тайному Санте
Если желающих сыграть в Тайного Санту меньше, чем можно было ожидать, нужно понять, на каком шаге люди перестают откликаться. Проверьте:
- увидели ли они анонс,
- устраивают ли их сроки и бюджет игры,
- понимают ли они, что делать дальше,
- знают ли они, что участие добровольное.
Причина может быть на одном шаге или сразу на нескольких — стоит проверить каждый.
Проблемы с коммуникацией
Анонс могли не заметить или не понять. Если вы отправили сообщение об игре в общий чат один раз, его быстро перекроют рабочие обсуждения, и часть команды может просто не увидеть приглашение. Об этом говорит удивление сотрудников: «А что, мы играем?», вопросы про сроки игры и про то, где найти кнопку записи.
Для сотрудников, которые редко читают чат, используйте дополнительный канал связи — почту или общую встречу.
Уточните у нескольких сотрудников, заметили ли они приглашение в Тайного Санту. Если нет, стоит поработать над охватом. Если да, причину нужно искать дальше.
Неудачные сроки и бюджет
Даже если сотрудники видели анонс, их могут не устроить бюджет или сроки обмена подарками. Но публично говорить об этом готовы не все — проще промолчать, чем критиковать предложение HR при коллегах. На такую причину указывает ситуация, когда участников мало, но прямых отказов почти нет.
Важно выбрать подходящее время для записи. Если приглашение в Тайного Санту совпало с дедлайнами, сотрудники откладывают решение и потом забывают о нём. Поэтому лучше открыть запись до начала отчётных периодов. Например, если в декабре у сотрудников плотный график, отправьте приглашение в конце ноября.
Чтобы понять, что именно не подходит, запустите анонимный опрос через Google Форму или Яндекс Форму.
Если сейчас не планируете участвовать, что на это влияет?
- бюджет
- дата
- формат вручения
- не хочу участвовать
- пока не решил
Какой бюджет вам подходит?
- 1000 рублей
- 1500 рублей
- 2000 рублей
- свой вариант
Когда вам удобнее обменяться подарками?
- 20 декабря
- 25 декабря
- 30 декабря
- свой вариант
Как вам удобнее получить подарок?
- лично от коллеги
- курьером
- по почте
Непонятные правила
Иногда сотрудники не записываются, потому что не понимают, что нужно сделать: перейти по ссылке, ответить в чате или дождаться отдельного приглашения. Понять это можно по вопросам в духе «а что нужно делать?» или по тому, что люди переходят по ссылке, но не завершают регистрацию.
Если игра проходит через сервис «Мой Санта», участник после перехода по ссылке сразу попадает на регистрацию и получает подсказки по дальнейшим шагам. Это сокращает количество вопросов и уменьшает число тех, кто откладывает участие на потом.
Ощущение обязательности
Если сотруднику кажется, что отказ от игры придётся объяснять, он может просто проигнорировать приглашение. На это указывает ситуация, когда на предложение участвовать сотрудники не отвечают вовсе.
Поэтому в анонсе лучше сразу обозначить добровольность участия
Например: «Участие в Тайном Санте — по желанию. Если не планируете играть, отдельно сообщать об этом не нужно».
Так люди не будут чувствовать давление, а те, кто пока сомневается, смогут принять решение позже.
Как понять, почему мало желающих играть в Тайного Санту
Пройдите путь участника Тайного Санты сами: откройте анонс, перейдите по ссылке и дойдите до регистрации так, как это сделал бы сотрудник. Так станет видно, где путь сложнее, чем кажется. После этого сопоставьте даты записи с дедлайнами — это покажет, не пришлась ли игра на горячую пору.
Если после проверки всех этапов причина всё ещё не ясна, запустите короткий анонимный опрос. Он покажет больше, чем повторный анонс в чате.
Спросите коллег:
- Что мешает вам записаться в игру?
- Было ли понятно, что участие добровольное?
- Что нужно изменить, чтобы вы рассмотрели участие?
Когда причина ясна, попробуйте снова вовлечь коллег в Тайного Санту. Например, если их не устраивал бюджет, а участие в игре воспринималось как обязательное, новое приглашение может выглядеть так: «Бюджет на подарок снижен до 1000 рублей, дата вручения — 25 декабря. Участие добровольное, отказ объяснять не надо. Вот ссылка-приглашение».
Примите, что не все захотят участвовать
Бывает, что сотрудники видят приглашение, условия их устраивают, регистрация понятна, но желающих всё равно немного.
В этом случае проблема не в организации. Просто часть команды не хочет играть.
Это нормальная ситуация. Уговаривать сотрудников или постоянно напоминать об игре не стоит — так праздничная активность начинает восприниматься как обязанность.
Если хочется подготовиться к Тайному Санте в следующему году, проведите анонимный опрос или спросите в общем чате: «Что могло бы изменить ваше решение участвовать в будущем?»
Ответы помогут улучшить игру, но не будут давить на тех, кто уже решил отказаться.
Запустите игру при малом числе участников
Если до дедлайна остаётся несколько дней, можно немного продлить запись и попробовать выяснить причину низкой активности. А если срок жеребьёвки уже подошёл, лучше запускать игру с тем составом, который есть. Постоянные переносы обычно снижают интерес даже у тех сотрудников, которые уже зарегистрировались. Для полноценной игры достаточно трёх участников.
Сервис «Мой Санта» поможет держать ситуацию под контролем:
- участники присоединяются самостоятельно по ссылке, и HR не нужно вручную добавлять каждого в список,
- организатор в любой момент видит, кто уже присоединился к игре,
- жеребьёвка проходит автоматически,
- сервис не допускает, чтобы участник стал Сантой самому себе.
Заключение
Медленная запись в Тайного Санту чаще всего означает, что часть команды застряла на одном из этапов: не увидела анонс, не согласна с условиями или не поняла, что делать дальше. Но если все этапы пройдены, а участвовать всё равно не хотят — это тоже нормальная ситуация, который не нужно преодолевать уговорами.