Тайный Санта на корпоративном выезде: как подготовить обмен до поездки
На выездном корпоративе организовать Тайного Санту в разы сложнее: подарки нужно довезти, не потерять и учесть сотрудников, которые могут отказаться от поездки в последний момент.
Поэтому основную организацию лучше закончить ещё до выезда.
Разбираемся, когда запускать игру, как подготовить подарки к перевозке и что предусмотреть.
Определите, кто точно поедет
Список сотрудников на корпоративе, и список участников Тайного Санты — это не одно и то же.
Не включайте в жеребьёвку автоматически весь отдел или всю компанию
Для выездного корпоратива важно сначала понять, кто действительно будет на месте, а уже потом собирать участников Тайного Санты.
Разделите процесс на два шага:
- Сначала подтвердите участие в поездке. Сотрудник должен точно понимать, едет он или нет.
- Потом отдельно спросите про Тайного Санту. Даже если человек едет на корпоратив, он может не хотеть участвовать в обмене подарками.
Что делать, если состав изменился после жеребьёвки
На выездном корпоративе состав может измениться уже после того, как пары распределены.
Кто-то заболеет, отменит поездку, а кто-то, наоборот, решит присоединиться в последний момент.
- Участник отменил поездку, но остаётся в игре. Он может передать подарок организатору или коллеге, а свой получить позже.
- Участник полностью выходит из игры. Лучше точечно решить вопрос с затронутыми парами, а не запускать жеребьёвку заново для всей команды.
- На выезд внезапно едет новый сотрудник. Не добавляйте его автоматически в готовую жеребьёвку. Проще предусмотреть запасной подарок или другой отдельный сценарий.
Чем ближе выезд, тем меньше стоит менять уже готовую схему. После жеребьёвки лучше точечно решать отдельные случаи, а не перестраивать всю игру.
Заранее определите место хранения на площадке
На выездном корпоративе подарки лучше сразу складывать в одно место. Иначе часть коробок может потеряться между багажом, у сотрудников в номерах или в машине
Но важно не только собрать всё в одной точке, а ещё не перепутать подарки
Если на коробках есть бирки, наклейки или просто похожая упаковка, в конце вечера легко взять не тот пакет.
Поэтому организатору лучше заранее сделать короткий список в заметках.
Например, красный пакет — для Жени из маркетинга, а белая коробка с зелёной лентой — для Димы из продаж.
Так перед обменом можно быстро проверить, все ли подарки на месте и кому каждый из них предназначен, не раскрывая при этом, кто чей Тайный Санта.
Заранее решите:
- Кто будет принимать подарки после приезда;
- Где они будут храниться до обмена;
- Кто будет иметь доступ к этому месту;
- Как отделить подарки от багажа, декора и других вещей;
- Что делать, если сотрудники приезжают в разное время.
Если команда заезжает не одновременно, можно назначить одного ответственного и попросить передавать подарки ему сразу после приезда.
Если корпоратив проходит в отеле или загородном комплексе, то заранее уточните, есть ли отдельное помещение, где подарки можно оставить до вечера.
Запустите Тайного Санту до поездки
Не оставляйте жеребьёвку на день корпоратива. На выезде люди уже переключены на другое, поэтому искать подарок в последний момент будет неудобно.
Проще всего пройти подготовку по этапам.
1. Соберите участников и проведите жеребьёвку
Сначала определите, кто точно едет на корпоратив и кто хочет участвовать в Тайном Санте.
Чтобы не собирать ответы вручную, можно создать игру через сервис «Мой Санта» и отправить ссылку в рабочий чат. Сотрудники сами присоединятся к игре, заполнят пожелания, а после этого можно провести жеребьёвку внутри сервиса.
Ещё сервис позволяет:
- настраивать исключения, чтобы прошлогодние пары точно не повторились;
- общаться со своим Сантой или получателем в анонимном чате, чтобы уточнить детали;
- оформить страницу игры под ваше настроение;
- прозрачный ход игры для организатора.
Так к моменту поездки пары уже будут распределены. Каждый участник заполнит свой вишлист и будет видеть, о чём мечтает получатель.
Для выездного корпоратива это удобнее ручной жеребьёвки уже на площадке: не нужно искать бумажки, сводить пары в таблице или в последний момент выяснять, кто кому дарит.
2. Оставьте время на подготовку подарков
После жереребьёвки у участников должно остаться несколько дней на выбор, заказ и упаковку подарка.
Если корпоратив проходит 20 декабря, лучше не проводить жеребьёвку 18-го. Часть подарков будут заказывать с доставкой, а кому-то понадобится время на поиск подходящего варианта.
Поэтому дату жеребьёвки лучше считать именно от даты выезда, а не от Нового года.
3. Заранее решите, как пройдёт вручение
До поездки договоритесь, где будут храниться подарки, кто отвечает за них на площадке и в какой момент состоится обмен.
Тогда на самом корпоративе не придётся заново собирать участников, искать коробки и решать организационные вопросы. Останется только провести сам обмен.
Согласуйте правила подарков с учётом поездки
На выездном корпоративе подарок должен быть не только подходящим получателю, но и удобным в дороге. Поэтому часть правил лучше обозначить заранее, ещё до жеребьёвки.
Ограничьте размер и вес
Большая коробка быстро превращается в проблему во время поездки. Её нужно везти в машине, автобусе или багаже, а потом где-то хранить до обмена.
Поэтому лучше заранее попросить участников выбирать подарки, которые легко перевезти и несложно донести до площадки.
Продумайте ограничения на содержимое
Отдельно стоит предупредить про всё, что может плохо пережить дорогу: хрупкие вещи, жидкости, продукты с коротким сроком хранения или подарки, которым нужны особые условия.
Если команда летит самолётом, ограничения на содержимое особенно важны. То, что спокойно можно привезти в офис, не всегда получится без проблем положить в ручную кладь или багаж.
Решите, как подарки попадут на площадку
Способ перевозки лучше определить заранее, потому что от него зависит, насколько легко будет контролировать подарки перед обменом.
Самый простой вариант — каждый везёт свой подарок самостоятельно. Он почти не требует подготовки от HR, но здесь выше риск, что кто-то забудет коробку дома или оставит её в машине.
Если команда собирается в офисе перед выездом, подарки можно заранее принести туда и перевезти вместе.
Организатору будет проще проверить, что всё на месте, но придётся заранее договориться, кто отвечает за перевозку.
Ещё один вариант — отправить подарки прямо на площадку
Он удобен для большой команды или сотрудников из разных городов, но тогда нужно учитывать сроки доставки и заранее договориться, кто примет посылки.
Для распределённой команды можно использовать смешанный вариант: часть сотрудников привозит подарки сама, а часть отправляет заранее.
Подготовьте подарки к перевозке
Если коробке предстоит несколько часов в ехать в багажнике, то обычной декоративной упаковки может быть недостаточно.
Проверьте, что она не развалится в дороге, а хрупкие предметы и жидкости дополнительно защищены.
Если подарки собираются централизованно, их лучше маркировать так, чтобы организатор понимал, кому предназначена каждая коробка, но остальные участники не могли по наклейке определить Тайного Санту.
Например, можно заранее присвоить участникам номера и подписать подарки только ими.
Так коробки проще сортировать перед обменом, а сама жеребьёвка остаётся тайной.
Проверьте всё за день до поездки
За день до выезда лучше быстро пройтись по всей схеме ещё раз. На этом этапе уже не нужно ничего перестраивать — задача просто убедиться, что не осталось очевидных дыр.
Проверьте:
- Все ли участники подтвердили поездку.
- Все ли знают своего получателя.
- Все ли подарки куплены или отправлены.
- Понятно ли, кто везёт каждый подарок.
- Определено ли место хранения на площадке.
- Нет ли тех, кто отменил поездку после жеребьёвки.
- Назначен ли человек, который будет отвечать за подарки на месте.
Назначьте одного ответственного за подарки
Если подарки приезжают разными способами, без одного ответственного быстро начинается путаница. Кто-то привёз коробку сам, чей-то подарок уже лежит на площадке, а ещё одна посылка только едет.
Ответственный должен понимать, сколько подарков ожидается, кто их привозит, где они лежат и чего ещё не хватает.
Если участников много, можно вести простой внутренний список статусов: подарок куплен, передан, приехал на площадку. Главное — не раскрывать в таком списке, кто чей Тайный Санта.
Заключение
На выездном корпоративе Тайный Санта становится сложнее не из-за самой жеребьёвки, а из-за логистики. Поэтому состав участников, пары, подарки и способ перевозки лучше определить ещё до поездки.