Как согласовать Тайного Санту с руководством: аргументы и шаблон предложения
Чтобы запустить игру в Тайного Санту, нужно получить добро от руководства. Без этого вы не сможете запустить корпоративную рассылку, использовать рабочее помещение и включить вручение подарков в программу корпоратива.
В статье разберём, как предложить игру руководителю и дадим готовый шаблон предложения: с понятной целью, распределением ответственности, вариантами бюджета и конкретным решением, которое остаётся только утвердить.
Как начать разговор про Тайного Санту
Необязательно сразу отправлять руководителю длинное письмо. Сначала можно коротко рассказать об идее лично или написать.
Перед разговором подготовьте базовые условия игры: примерное количество участников, бюджет, дату вручения подарков и имя человека, который займётся организацией. Руководитель сможет сразу задать конкретные вопросы, а вы - аргументированно ответить на них.
После такого разговора уже можно отправить подробности.
Как составить предложение о Тайном Санте
Хорошее предложение умещается на одну страницу. Руководитель сможет быстро понять, что именно предлагается, сколько это стоит, кто отвечает за организацию и какое решение от него требуется.
Цель. Одно-два предложения — зачем игра нужна именно сейчас. Например: «Перед Новым годом у команды особенно много рутинных задач — игра станет поводом ненадолго отвлечься и лучше узнать интересы и предпочтения коллег».
Формат. Как проходит игра: кто покупает подарки, как проводится жеребьёвка — онлайн или офлайн, где и когда участники обмениваются подарками. Укажите также, проходит ли игра в рабочее время или после него.
Если жеребьёвку планируете проводить через онлайн-сервис, укажите это сразу. И добавьте, что сервис предоставляет документы, которые можно передать на проверку IT и службе безопасности. Так у руководителя не возникнет отдельного вопроса о безопасности данных.
Участники. Кто играет: отдел, офис или вся компания. Укажите количество участников — это напрямую влияет на расчёт затрат.
Затраты. Три цифры: бюджет на подарок и доставку, количество участников и итоговая сумма.
Ответственный. Имя, должность и рабочий контакт человека, который организует игру. Коротко укажите, что именно он делает и сколько времени на это потребуется.
Что нужно одобрить. Сформулируйте просьбу конкретно:
- одобрить инициативу и разрешить использовать корпоративную рассылку для анонса игры,
- выделить бюджет 33 000 рублей из статьи «корпоративные мероприятия» — на подарки участникам и доставку для тех, кто работает удалённо,
- включить вручение подарков в программу новогоднего корпоратива 20 декабря.
Сроки. Когда нужно решение. Если цель — вручить подарки на корпоративе 20 декабря, одобрение нужно не позже 20-25 ноября — иначе не хватит времени на организационные моменты и доставку подарков с маркетплейсов.
Шаблон предложения об игре в Тайного Санту
Скопируйте шаблон в Google Docs или Word и замените данные на свои.
Если подарки оплачивают сами сотрудники
Кому: Иванову Игорю Сергеевичу, руководителю отдела маркетинга.
От: Петровой Анны, HR-менеджера.
Предложение: игра «Тайный Санта» для команды отдела маркетинга.
Цель: завершить год на позитивной ноте и дать сотрудникам повод пообщаться вне рабочих задач.
Как устроена игра: каждый участник анонимно готовит один подарок для коллеги, которого вытянул случайным образом при жеребьёвке. Перед жеребьёвкой все заполняют вишлист с пожеланиями — даритель выбирает подарок из этого списка.
Бюджет на подарок фиксированный. Участие добровольное.
Участники: отдел маркетинга — 6 человек.
Сроки проведения игры:
- 25 ноября — анонс и сбор участников.
- 1 декабря — дедлайн заполнения анкет.
- 5 декабря — жеребьёвка.
- 20 декабря — вручение подарков на корпоративе.
Затраты:
- бюджет на один подарок — 1000 рублей,
- участников — 6 человек,
- итого — 6 000 рублей.
Каждый оплачивает подарок самостоятельно, дополнительных затрат для компании нет.
Ответственный: Анна Петрова, HR-менеджер. На настройку игры, рассылку приглашений и жеребьёвку закладывает около двух часов.
Что нужно одобрить: использовать корпоративную рассылку для анонса игры и включить вручение подарков в программу корпоратива 20 декабря.
Решение нужно: до 25 ноября.
Дата, подпись: …
Если подарки оплачивает компания
Кому: Иванову Игорю Сергеевичу, руководителю отдела маркетинга.
От: Петровой Анны, HR-менеджера.
Предложение: игра «Тайный Санта» для команды отдела маркетинга, подарки — за счёт компании.
Цель: завершить год на позитивной ноте, поблагодарить команду и дать сотрудникам повод пообщаться вне рабочих задач.
Как устроена игра: каждый участник анонимно готовит один подарок для коллеги, которого вытянул случайным образом при жеребьёвке. Перед жеребьёвкой все заполняют вишлист с пожеланиями — даритель выбирает подарок из этого списка в рамках корпоративного бюджета.
Бюджет на подарок фиксированный, оплата — за счёт компании. Участие добровольное.
Участники: отдел маркетинга — шесть человек.
Сроки проведения игры:
- 25 ноября — анонс и сбор участников,
- 1 декабря — дедлайн заполнения анкет,
- 5 декабря — жеребьёвка,
- 20 декабря — вручение подарков на корпоративе.
Затраты:
- бюджет на один подарок — 1000 рублей,
- участников — шесть человек,
- итого — 6000 рублей из статьи «корпоративные мероприятия».
Дополнительных личных затрат для сотрудников нет — подарок покупает даритель, компания возмещает расходы по чеку до 25 декабря.
Ответственный: Анна Петрова, HR-менеджер. На настройку игры, рассылку приглашений, жеребьёвку и сбор чеков для возмещения закладывает около трёх часов.
Что нужно одобрить: выделить бюджет 6000 рублей из статьи «корпоративные мероприятия», использовать корпоративную рассылку для анонса игры и включить вручение подарков в программу корпоратива 20 декабря.
Решение нужно: до 25 ноября.
Дата, подпись: …
Почему руководитель может отказать в проведении Тайного Санты
Руководитель оценивает инициативу как человек, отвечающий за результат команды. Поэтому его отказ всегда связан с конкретными опасениями. Если знать, что за ними стоит, можно заранее подготовить ответы и сделать предложение убедительным.
| Опасение | Как ответить |
|---|---|
| Отвлечёт сотрудников от работы. | Объясните, что игра проходит не в рабочее время — на корпоративе, в пятницу после работы или в другой удобный слот. Участие занимает не больше часа: заполнить анкету и выбрать подарок из вишлиста. |
| Потребует личного контроля со стороны руководителя. | Назовите ответственного и его нагрузку. Например: «За организацию отвечает Анна Петрова, HR-менеджер. На настройку игры, рассылку и жеребьёвку она закладывает около двух часов». А если игру проводят сразу несколько отделов, распределите нагрузку: назначьте одного координатора на всю компанию или ответственного в каждом отделе. |
| Обойдётся компании слишком дорого. | Приведите расчёт с цифрами: «Каждый сотрудник тратит 1000 рублей на подарок, компания ничего не платит». Или «Бюджет 1000 рублей на подарок, играют 30 сотрудников. Итого 30 000 рублей из статьи на корпоративные мероприятия». Если часть команды работает удалённо, добавьте в расчёт стоимость доставки. Например: «Бюджет 1000 рублей на подарок, 30 участников — 30 000 рублей, плюс 3000 рублей на доставку для десяти сотрудников на удалёнке. Итого 33 000 рублей». |
| Может сорваться, если кто-то откажется. | Укажите, что участие добровольное и отказ одного человека не влияет на остальных — его просто не включают в жеребьёвку. |
| А если никто не захочет участвовать? | Заранее соберите список желающих и определите минимальное количество участников. Для небольшой команды ориентир — хотя бы 6 участников. Если желающих меньше, игру можно отложить или выбрать другой формат. |
| Сейчас неподходящий момент. | Привяжите Тайного Санту к конкретному поводу. Например: «Этот год был очень сложным для команды. Игра даст повод завершить его на хорошей ноте, подарит новогоднее настроение». «В этом квартале пришли три новых сотрудника — игра поможет им быстрее влиться в команду». «Тайный Санта — отличный вариант разнообразить новогодний корпоратив. И компании не нужно будет покупать подарки, это сделают сами сотрудники». |
| Будут обиды из-за неудачного подарка. | Объясните, что каждый участник заполняет вишлист с конкретными пожеланиями. Даритель выбирает подарок из списка получателя, поэтому случайных и неуместных подарков не будет. |
Как повысить шансы на одобрение
Даже хорошо составленное предложение могут отклонить, если начальству сейчас не до него. Поэтому важны не только аргументы, но и момент, формат и объем просьбы.
Выберите правильный момент для разговора
- Лучше всего — первая половина ноября. В этот период руководитель ещё не занят чтением годовых отчётов и подготовкой к новогоднему корпоративу.
- Другой подходящий момент — сразу после того, как руководитель закрыл проект: в приподнятом настроении он охотнее согласится на необязательные инициативы.
- А вот декабрь, когда идёт закрытие года, или дни перед квартальным отчётом для разговора не подходят — предложение скорее всего останется без ответа.
Не обещайте результатов, которые нельзя подтвердить
Формулировка вроде «Игра повысит вовлечённость в корпоративную культуру на 30%» ничем не подкреплена.
Замените обещания метрик на конкретный наблюдаемый результат: «сотрудники из разных отделов, которые редко пересекаются по работе, пообщаются в неформальной обстановке» или «обмен подарками поможет снять стресс в конце года». Это не расчётный показатель, а то, что действительно происходит во время игры.
Начните с одного отдела
Если компания большая или руководитель сомневается, предложите начать с одного отдела. Так он увидит, что сотрудникам всё понравилось, и охотнее согласится провести игру для остальных отделов.
Когда лучше отложить инициативу
Тайный Санта подходит не для любой ситуации. Если в компании идут сокращения, задерживаются выплаты, проходит реорганизация, праздничная активность может показаться неуместной.
Расходы на игру тоже могут стать проблемой. Если подарок оплачивает сотрудник, для него это личные траты. Поэтому при финансовых проблемах в компании или коллективе не стоит создавать дополнительное давление на людей. Лучше сначала решить основные вопросы, а уже потом предложить сыграть в Тайного Санту.
Что делать после одобрения
Когда согласование получено, остаётся запустить саму игру — собрать участников, провести жеребьёвку и никого не перепутать. Это можно сделать и вручную:
- написать стикеры с именами участников,
- собрать всех вместе, чтобы каждый вытянул записку из коробки или шапки,
- а если кому-то досталось собственное имя — провести жеребьёвку заново.
Способ рабочий, но отнимает время организатора: нужно подготовить стикеры, собрать всех в одном месте и потом проследить, чтобы никто не забыл, кого вытянул.
Чтобы снизить нагрузку на организатора, жеребьёвку можно делегировать сервису «Мой Санта». Он берёт на себя всю рутину и предлагает компаниям:
- Автоматическую жеребьёвку — система сама распределяет пары и исключает ситуацию, когда участник вытягивает сам себя.
- Настройку исключений — можно задать, чтобы конкретные люди не стали Сантами друг друга, например супруги или коллеги, которые уже играли в паре в прошлом году.
- Создание вишлистов — каждый участник указывает пожелания и нежелательные варианты, поэтому дарителю легко выбрать подходящий подарок.
- Полную анонимность — сервис не раскрывает, кто кому дарит подарок. При этом Санта и получатель могут общаться в анонимных чатах, чтобы уточнить детали подарка.
- Поддержку крупных компаний — для сотен и тысяч сотрудников игру можно разделить на группы по отделам или филиалам, сохранив структуру организации. А для каждого подразделения можно создать отдельную игру.
FAQ или частые вопросы
Собрали ответы на частые вопросы организаторов о согласовании Тайного Санты.
Что делать, если руководитель отказал?
Уточните причину отказа и вернитесь с предложением, которое закрывает именно её — например, с меньшим бюджетом, более коротким форматом или предложением начать с одного отдела.
Можно ли предложить игру устно?
Устный разговор — хороший первый шаг, но письменное предложение необходимо. Оно помогает руководителю сверить цифры и сроки и быстрее принять решение, особенно если нужно выделить бюджет.
Нужно ли согласовывать Тайного Санту, если компания ничего не оплачивает?
Да, если для игры используются корпоративные ресурсы, например рассылка, рабочие помещения или время в рамках новогоднего корпоратива. Если сотрудники организуют игру самостоятельно и вне рабочего времени, отдельное согласование может вообще не требоваться — это уже зависит от правил компании.
Сколько в среднем занимает согласование?
Срок зависит от компании, но закладывайте на него хотя бы три-четыре недели до даты вручения подарков. Это время нужно ещё на сбор анкет, жеребьёвку и подготовку сюрпризов.
Нужно ли отдельно согласовывать сервис с IT или службой безопасности?
Да, если в компании принято проверять внешние сервисы отдельно от согласования самой инициативы.
Заключение
Руководителю не нужно расхваливать саму идею Тайного Санты. Ему важно донести: инициатива полезна для компании, не создаёт лишней нагрузки на сотрудников, а затраты либо отсутствуют, либо чётко посчитаны.