Как организовать Тайного Санту в крупной компании
Тайный Санта отлично подойдёт для укрепления корпоративных связей и станет хорошим поводом для обмена позитивными эмоциями между коллегами, которые трудятся вместе каждый день.
В компаниях с тысячами сотрудников организация игры на первый взгляд может показаться сложной задачей. В статье расскажем, как грамотно спланировать и провести Тайного Санту, чтобы были задействованы все — от стажёров до топ-менеджеров.
Зачем большой компании проводить Тайного Санту
В каждой крупной компании есть сложившиеся традиции, которые объединяют сотрудников круче любых тренингов. Тайный Санта — одна из них.
Для объединения сотрудников, создания атмосферы доверия и взаимопонимания. Люди из разных департаментов взаимодействуют друг с другом, укрепляя связи внутри компании и в перспективе делая её работу слаженнее и эффективнее.
Для снижения напряжения в загруженный предновогодний период. Текущие дела будут закрыты быстрее, работники на планёрках построят более амбициозные планы на грядущий год. Позитивный настрой убирает страх дедлайнов и помогает мыслить в новых направлениях.
Для создания единого рабочего сообщества. Когда в крупных компаниях люди неизбежно начинают чувствовать себя оторванными друг от друга, на помощь приходят ивенты или тренинги. Тайный Санта — хорошая альтернатива предновогоднего сближающего досуга для сотрудников.
Для яркого позиционирования ценностей компании. Игра поддерживает корпоративные ценности, такие как уважение, забота и внимание друг к другу. Это помогает укрепить репутацию компании как места, где комфортно работать, и куда хочется устроиться.
Тайный Санта — не просто игра. Это возможность объединить сотрудников, создать новогоднее настроение и укрепить корпоративную культуру.
Этапы организации Тайного Санты в большой компании
Предлагаем шесть шагов, которые помогут легко и быстро устроить игру «Тайный Санта».
1. Выберите ответственных за игру
Для организации и проведения «Тайного Санты» в крупной корпорации важно выбрать ответственных людей, которые смогут справиться с задачей на разных уровнях, оказать поддержку участникам.
Предлагаем отобрать:
- главных организаторов — сотрудников отдела коммуникации, который уже ознакомлены с внутренними процессами организации. Они смогут согласовать формат и правила игры, как обычно согласовывают мероприятия, клиентов или поставщиков;
- помощников из отделов — людей, которые являются представителями разных филиалов или подразделений, хорошо знают свои команды. Они могут помогать в привлечении игроков, уточнять детали и координировать сроки;
- создателя игры на платформе — если решите играть в онлайн-формате, вам пригодиться человек с опытом. Он уже мог быть или создателем, или участником Тайного Санты на сервисе. Ему не обязательно быть IT-специалистом, чтобы объяснить всем механику такой игры;
- помощников по коммуникации — желающие могут создавать информационные материалы о правилах и особенностях игры, таким образом формируя праздничное настроение и атмосферу через корпоративные каналы, чтобы как можно больше людей захотели присоединиться к игре.
2. Оповестите участников
Отправьте общее письмо с приглашением. Автоматизируйте процесс сбора информации с помощью корпоративных платформ и рассылок, таких как Slack.
В сообщении кратко опишите суть игры и попросите дать фитбэк, согласен ли человек участвовать.
Пример сообщения для рассылки о проведении «Тайного Санты»
Тема: Приглашаем вас поучаствовать в игре «Тайный Санта»! 🎁
Текст сообщения:
Здравствуйте, коллеги!
Близится новогодняя пора, и мы хотим предложить вам принять участие в игре «Тайный Санта». Это отличный способ поднять праздничное настроение, укрепить командный дух и порадовать друг друга приятными сюрпризами.
Для подтверждения участия ответьте на это сообщение и заполните специальную форму.
Если у вас есть вопросы или предложения, не стесняйтесь написать о них нам.
Будем рады каждому участнику!
После того, как желающие ознакомились с вашим письмом и согласились участвовать в Тайном Санте, следующий шаг — создание списков участников.
3. Составьте списки участников.
Как организовать сбор данных и составить полный список участников?
Используйте инструменты для сбора данных, например Google Forms. Просите участников заполнить простую анкету и указать: имя, отдел, контактные данные, пожелания по бюджету и пожелания по подаркам.
А при использовании онлайн-сервиса для игры никакие сторонние формы, кроме анкеты на сайте, участникам заполнять не нужно. Организатор сможет выгрузить список игроков в формате Excel.
4. Выберите формат игры
Если хотите, чтобы участвовали все, просто разделите людей на уже существующие группы по отделам или филиалам — такой подход покажется всем менее путаным, и люди будут очень обрадованы возможности поиграть со своими знакомыми.
При желании можно устроить «глобального» Тайного Санту. Тогда сотрудники из разных офисов, отделов и даже международных филиалов будут обмениваться подарками вперемешку. Этот вариант кажется нам интересным и очень авантюрным — в духе Нового года!
В конечном итоге, выбор способа игры зависит от масштабов и целей корпорации.
Далее остаётся определить, как провести жеребьёвку. Выбор подходящего способа зависит от ваших возможностей, предпочтений коллег и выбранного формата игры.
Классическая жеребьёвка — каждый участник тянет имя человека, которому будет дарить подарок. Обычно это делается с помощью стикеров и коробки. Лучше всего такой вариант подходит для небольших компаний или подразделений крупных корпораций, которые находятся в одном офисе.
Глобальный Тайный Санта — участники из разных филиалов, офисов и даже зарубежных подразделений дарят подарки друг другу с помощью доставки или очно, если находятся рядом. Имена всех участников случайным образом перемешиваются, образуя не повторяющиеся пары.
Вы спросите, как можно перемешать тысячи имён, чтобы не запутаться? Для этого придумали специальные сервисы, уже давно ставшие частью традиционной игры. Поэтому, если вы хотите сблизить всех своих сотрудников, — выбирайте глобальный межгрупповой формат игры.
Никогда не пользовались онлайн-сервисами для организации Тайного Санты? Давайте введём вас в курс дела.
Основная задача онлайн-сервисов для организации игры «Тайный Санта» — автоматизировать и облегчить процессы снять с людей часть ответственности, помочь им расслабиться. Это особенно актуально при большом числе участников.
«Мой Санта» — один из таких сервисов. С его помощью вы легко распределите роли игроков, соберёте их пожелания и сохраните анонимность. Интуитивно понятный интерфейс и автоматизация всех этапов сделают подготовку к обмену подарками лёгкой и приятной.
Основные функции сервиса «Мой Санта»:
1. Жеребьёвка. Сервис случайным образом распределяет участников, исключая вероятность выпадения самого себя или других нежелательных совпадений.
2. Секретность. Распределение сохраняется в тайне — участники узнают только о своём подопечном.
3. Приглашения. Участникам отправляются приглашения на e-mail или через ссылки. Так они легко могут подтвердить своё участие откуда угодно.
4. Учёт пожеланий. Участники могут указать свои предпочтения для подарков, чтобы Санта смог выбрать для них подходящий.
5. Гибкость групп. Организатор может настроить, чтобы участники из определённых групп не дарили друг другу подарки, и участвовать может неограниченное количество человек.
5. Организуйте жеребьёвку
При выборе классического способа жеребьёвки следуйте плану:
- распечатайте имена участников на бумажках;
- соберите бумажки со всех отделов и принесите в коробке или мешочке к месту общего сбора коллег;
- каждый участник по очереди будет тянуть имя получателя;
- если кто-то случайно вытянул своё имя, бумажка возвращается в мешок, и вытягивается новая.
Традиционную жеребьёвку в крупной корпорации провести тяжело. Возникшие проблемы и путаницу не решить так легко, как при игре в онлайн-сервисе.
Используйте сервисы, такие как «Мой Санта», чтобы автоматически распределить пары. Это удобно, особенно если участников много:
- создайте и настройте игру так, как вы решили коллективно;
- при необходимости установите исключения;
- дождитесь присоединения участников и нажмите на кнопку. Жеребьёвка проведена!
6. Организуйте вручение подарков
Очное вручение. Запланируйте корпоративное мероприятие в офисе или в выездном формате. Подарки будут вручаться лично, ответственным назначьте любых участвовавших в организации игры сотрудников, проявивших себя с хорошей стороны.
Обмен подарками можно превратить в по-настоящему незабываемое мероприятие. Чтобы сделать момент вручения ярче, используйте оригинальные форматы.
Подыскали для вас несколько таких идей:
Гигантская ёлка. Установите декоративное дерево в помещении, которое отвели для проведения вечеринки в честь обмена подарками. Пусть все сюрпризы уже поджидают обладателей под ним. Ответственный за раздачу будет по очереди называть имена, написанные на коробках и пакетах. Одно из условий для веселья — свой подарок можно обменять один раз за вечер, не вскрывая упаковки. Такой подход ставит на первое место ценность сплочённой компании.
Праздничная доставка. Пускай в один из последних рабочих дней в году по офисам начнут разъезжать и расхаживать наряженные курьеры с подарками. Пока служащие корпорации работают с документами или пьют кофе на перерыве, в их будничный ритм ворвутся эльфы, снеговики или олени с сюрпризами. Пусть Санты приложат к подаркам записки с намёками или загадками, чтобы получатели попробовали догадаться, кто они.
Командный подарочный квест. Спрячьте подарки по разным кабинетам и комнатам, разбейте работников на команды и предложите им выполнить задания, которые приведут их к разгадке о местоположении их долгожданных сюрпризах.
Удалённое участие. Для сотрудников в других городах или на удалёнке организуйте доставку подарков через курьерские службы или почту.
7. Соберите обратную связь
Проведите опрос среди участников, чтобы узнать, что понравилось, а что можно улучшить. Спросите, хотят ли они повторить игру в следующем году.
8. Закрепите традицию
Опубликуйте фото и видеоматериалы с вручения подарков. Можно смонтировать интересный праздничный ролик, символизирующий окончание очередного успешного года для вашей компании.
Составьте топ самых креативных подарков этого года для мотивации работников участвовать в следующем.
9. Советы для успешной организации игры
Собрали несколько ключевых советов для организации Тайного Санты в крупной корпорации.
- Следуйте заранее определённым правилам, чтобы никого не обидеть.
- Выбирайте простой и интуитивно понятный инструмент для жеребьёвки, который предлагает онлайн-сервис «Мой Санта».
- Чётко распределяйте зоны ответственности организаторов, чтобы никто не остался без подарка.
- Обеспечьте анонимность участников — это сохранит дух игры.
- Предложите помощь с выбором подарков. Например, воспользоваться дайджестами и подборками из нашего блога.
- Оцените результаты игры для исключения ошибок в будущем.
Чем может помочь сервис «Мой Санта»
Организовать Тайного Санту в крупной корпорации — задача, которая требует значительных трудозатрат.
Нужно собрать списки участников, учесть их предпочтения, провести жеребьёвку и организовать вручение подарков. В предновогодней суете на всё это может банально не хватить времени и сил.
Преимущества сервиса
С организацией Тайного Санты любого масштаба точно справится сервис «Мой Санта», который предлагает крупным компаниям:
1. Автоматическое составление списка участников.
Вместо того чтобы вручную собирать списки через почту или таблицы, отправьте коллегам ссылку на игру. Каждый желающий может зарегистрироваться, указать предпочтения и подтвердить участие. Тогда он попадает в перечень игроков, который можно скачать в формате Excel при покупке платного тарифа.
2. Автоматическую жеребьёвку.
Алгоритм сервиса распределяет участников так, чтобы никто не стал Сантой для самого себя или не записал себе в Санты своего же получателя. Другие исключения можно устанавливать с тарифом PRO в неограниченном количестве. Это экономит время и избавляет от ошибок, которые возможны при ручной жеребьёвке.
3. Уведомления и напоминания.
Все участники получают уведомления о ходе игры, своих подопечных и приближающихся сроках. Это упрощает коммуникацию и снижает вероятность, что кто-то забудет о подарке.
4. Полную анонимность.
Сервис бережно хранит данные игроков, и раскрытие тайны Санты невозможно без его личного желания.
5. Поддержку для крупных компаний.
Для больших корпораций с сотнями или даже тысячами сотрудников сервис позволяет разделить игру на группы, сохраняя структуру организации. Укажите принадлежность к определённой группе в имени пользователя, например, Алексей Петров (В), или в анкете, добавив отметку-название отдела «Маркетинг», «IT» и т.д. Также вы можете создать по игре на каждый отдел или филиал. Один человек может создать бесконечное количество игр.
Тарифы сервиса
В сервисе «Мой Санта» есть несколько платных тарифов. Чем больше функционала, тем больше возможностей делегировать свои организаторские функции на механизмы сервиса; чем дороже и наполненнее тариф, тем интереснее игра:
Базовый тариф «S» — бесплатный, до 9 игроков. Отлично подходит для небольших групп людей и простой организации игры без дополнительных функций. Всё просто и без дополнительных настроек.
Тариф «M» — 990 ₽ за игру, до 19 игроков. Включает кастомные ссылки для безошибочного доступа к вашей игре и возможность добавить больше участников. Подходит для средних коллективов.
Тариф «L» — 1 990 ₽ за игру, до 49 игроков. Доступен отчёт «Кто чей Санта», благодаря которому организатор может видеть, кто кому дарит подарки, кастомные ссылки для безошибочного доступа к вашей игре, исключения без ограничений, позволяющие задавать сложные правила для жеребьёвки, возможность приглашать >30 человек за раз. Оптимален для больших групп, где важна точность распределения и удобство управления игрой.
Тариф «XL» — 9 900 ₽ за игру, неограниченное число игроков, то есть подходит для любой крупной компании вне зависимости от её размеров, поддерживая одновременное участие множества сотрудников. Содержит все функции тарифа «L», идеален для крупных корпораций, желающих организовать единое праздничное событие для всех.
Что подарить на Тайного Санту в корпорации
Помониторив Яндекс Маркет за вас нашли несколько особенных идей подарков для коллег.
Конструктор «Валл-и»
Конструктор, вдохновлённый классическим персонажем из одноимённого мультфильма. Он станет отличным подарком для ценителей техники и творчества, любителей собирать модели или даже тех, кто увлекается робототехникой. Включает достаточное количество деталей для того, чтобы сборка была интересной и не слишком быстрой. А ещё такой подарок будетклассно смотреться на полке коллекционера.
Портативная колонка
Компактная портативная колонка с мощными динамиками и Bluetooth-соединением создаст отличную атмосферу на дружеских встречах или в перерывах между работой. С таким устройством можно наслаждаться музыкой на улице, в офисе или в путешествиях, не ограничивая себя техникой с проводами.
Сервировочная доска
Деревянная сервировочная доска подходит для подачи сыров, мясных закусок и других деликатесов. Приятный и практичный подарок, который будет долго радовать владельца и станет украшением его стола во время обедов и вечеринок. С таким подарком любой приём пищи превращается в особенное событие.
Картхолдер из натуральной кожи
Элегантный кожаный картхолдер — отличный подарок для тех, кто ценит стиль и функциональность. Он поможет собрать личные документы, карты и визитки в одном месте, не занимая много пространства в сумке или кармане. Отличным вариантом станет дополнить картхолдер индивидуальной гравировкой получателя.
Декоративное панно с подсветкой
С этим панно в офисе или дома всегда будет царить уютная атмосфера. Его легко повесить на стену, а ночная подсветка не будет мешать ни отдыху, ни рабочему процессу.
Фризер-форма для приготовления домашнего мороженого
Находка для любителей сладкого и кулинарных экспериментов. С помощью этой формы можно самостоятельно готовить мороженое, экспериментируя со вкусами и добавками. Отлично впишется в атмосферу детских или семейных праздников и посиделок с друзьями.
Набор для выращивания бонсаев
Подарок для любителей природы, японской культуры и просто ценителей всего красивого. Набор для выращивания трёх разных бонсаев — отличный способ расслабиться и заняться медитативным процессом ухода за растениями, которые вскоре станут изюминками домашнего или рабочего интерьера.
FAQ
При организации крупного корпоративного мероприятия в масштабах корпорации важно предусмотреть все возможные сложности. Ответы на эти вопросы помогут сделать процесс игры более комфортным для всех участников.
Как зарегистрировать большое количество участников в одной игре?
Для регистрации большого количества участников вы можете использовать платные тарифы сервиса, например, тариф «L», подразумевающий до 49 игроков или «XL», вмещающий неограниченное количество участников. Организатору нужно отправить каждому участнику ссылку-приглашение. Сервис удобен тем, что предоставляет функцию единовременной рассылки через e-mail.
Можно ли разделить сотрудников по отделам или филиалам в игре?
Да, сотрудников можно разделить по отделам вручную.
Один из способов — указать название отдела или филиала в имени или в анкетах участников, например, «Иван Петров HR».
Организатор может распределить участников между разными играми, ведь их можно создавать любое количество, или использовать функцию исключений, чтобы сотрудники играли или не играли внутри своих отделов.
Неограниченные исключения для игры доступны с нашими тарифами PRO.
Как убедиться, что все зарегистрировались?
Сервис позволяет организатору видеть список зарегистрировавшихся участников в разделе «Играем» конкретной игры. После отправки приглашений организатор может проверить, кто принял приглашение и заполнил данные, а кого ещё нужно подождать. Тем, кто ещё не присоединился, можно отправить напоминания. Это удобно делать через функцию повторных приглашений на сайте.
Можно ли настроить так, чтобы определённые сотрудники не попадались друг другу?
Да, сервис предоставляет возможность настроить исключения. Эта функция доступна в платных тарифах. Организатор может указать пары сотрудников, которые не должны становиться Тайными Сантами друг для друга.
Есть ли возможность отложить жеребьёвку?
Да, жеребьёвку можно провести в любое удобное время. Организатор сам выбирает момент её запуска. Это даёт возможность подождать, пока все участники зарегистрируются, или подстроиться под удобный график мероприятия, на котором должно будет состояться вручение подарков.
Можно ли провести несколько игр одновременно для каждого филиала?
Да, организатор может создать отдельные игры для каждого филиала или отдела. Это удобно, если в каждой группе свои особенности, правила или количество участников.
Что делать, если часть сотрудников играют удалённо, а часть — очно?
Организатор может адаптировать формат игры:
- для очных участников — организовать традиционный обмен подарками на корпоративе или в офисе,
- для удалённых участников — обмен подарками можно провести путём отправки через курьерские службы или почту. Создайте игру с наклоном на удалённый обмен подарками, но отправляйте их только тем, кто далеко, а остальным вручайте лично.
Заключение
Тайный Санта в крупной корпорации помогает укрепить корпоративную культуру, поднимает настроение и чаще всего становится хорошей традицией. Главное — подходить к организации системно и с учётом всех нюансов.