Как провести Тайного Санту для команды в разных часовых поясах
Когда в Москве пять вечера, во Владивостоке уже полночь — найти удобное для всех время обмена подарками может быть непросто.
Поэтому ещё до запуска Тайного Санты нужно согласовать сроки и выбрать подходящий способ вручения.
Разберём, как организовать игру на сервисе «Мой Санта» для коллег, которые живут в разных часовых поясах. Расскажем, как назначить понятные дедлайны, учесть время на доставку и провести вручение с учётом расписания участников.
Необязательно собирать всех одновременно. Если общего удобного времени нет, коллеги могут открывать подарки в течение нескольких дней.
Выберите формат с учётом расписания команды
Перед запуском игры уточните:
- где игроки будут находиться во время игры — важен часовой пояс на даты подготовки и вручения подарков, особенно если кто-то планирует путешествие или командировку;
- в какие часы им удобно участвовать — сотрудник может жить в одном часовом поясе, а работать по графику головного офиса;
- когда они уходят в отпуск — кто-то может взять его ещё до новогодних каникул. Это нужно учесть, чтобы сотрудник успел получить подарок и присоединиться к встрече.
Ответы на эти вопросы помогут определить доступные варианты вручения. Затем обсудите с коллегами, как они хотят открывать подарки.
- Если есть удобное для всех время и коллеги находятся далеко друг от друга, проведите видеовстречу.
- Если собрать всех одновременно не получается, выделите несколько дней для открытия подарков.
- Если коллегам хочется живого общения, пусть и онлайн, организуйте несколько видеовстреч в разное время.
- Если коллеги хотят встретиться лично и могут собраться в одном месте, проведите очное вручение подарков.
Определите сроки жеребьёвки и подготовки подарков
На сервисе «Мой Санта» есть планировщик подготовки игры. Укажите дату и формат обмена подарками — инструмент предложит список задач с датами.
Укажите, до какого числа коллегам нужно зарегистрироваться и заполнить вишлисты на сервисе, а также когда они будут открывать подарки. Если назначаете точное время, уточняйте город — например, «Видеовстреча 22 декабря в 10:00 по Москве». Если подарки будут открывать в разные дни, укажите весь период — например, с 22 по 23 декабря.
Эти пояснения можно добавить в готовый текст из конструктора правил.
Создайте игру и пригласите коллег
Коллеги смогут присоединиться к игре по ссылке, указать пожелания и посмотреть результаты жеребьёвки в удобное время в пределах назначенных сроков.
- Добавьте условия игры. Укажите название, бюджет и дату обмена подарками. В описании разместите согласованные правила и сроки. Если подарки будут открывать в течение нескольких дней, укажите весь период.
- Отправьте коллегам пригласительную ссылку. Текст сообщения поможет подготовить конструктор приглашения. Проверьте готовый текст и отправьте его в общий чат вместе со ссылкой. Участники смогут прочитать сообщение в течение своего рабочего дня.
- Попросите участников заполнить анкеты и вишлисты. В анкете можно рассказать об интересах, а в вишлист добавить ссылки на конкретные подарки. Чем понятнее пожелания, тем меньше уточнений потребуется Санте — это удобно, когда коллеги редко бывают онлайн одновременно.
- Проведите жеребьёвку. После окончания регистрации убедитесь, что все желающие присоединились к игре, и запустите жеребьёвку. Каждый участник узнает, кому готовит подарок, и увидит пожелания этого человека.
Договоритесь о правилах переписки
После жеребьёвки Санта и получатель могут уточнять детали через анонимный чат. Срок ответа согласуйте по рабочему графику того, кому написали, а вопросы отправляйте заранее.
- давайте игрокам время на ответ — например, до конца следующего рабочего дня того, кому написали. Если коллега получил вопрос вечером в пятницу, а суббота и воскресенье у него выходные, он может ответить в понедельник;
- собирайте все вопросы в одно сообщение — поздоровайтесь и сразу напишите, что хотите уточнить. Если коллега сможет ответить на все ваши вопросы сразу, переписка не растянется на несколько дней;
- указывайте сроки — например: «Хоу-хоу! Хочу оформить заказ 10 декабря. Подскажи, пожалуйста, размер до 9 декабря, 18:00 по твоему времени». Отправляйте такие вопросы заранее, чтобы у коллеги оставалось согласованное время на ответ.
«Мой Санта» отправляет автоматические письма-напоминания о сроках игры и уведомляет о новых сообщениях в чатах. Пишите своему Санте или получателю в его рабочие часы и сразу объясняйте, что хотите уточнить.
Рассчитайте сроки доставки с учётом времени получателя
Подарок должен оказаться у вашего коллеги к согласованной в игре дате по его местному, а не по вашему времени.
Когда оформлять заказ
Отсчитайте от срока получения время на сборку заказа, доставку, получение посылки и возможные задержки. Например, подарок нужно получить к 21 декабря. Вы закладываете: 2 календарных дня на подготовку заказа магазином, 5 дней на доставку, 1 день, чтобы получатель забрал посылку и 3 дня на возможные задержки. Всего — 11 календарных дней. Значит, заказ стоит оформить не позднее 10 декабря.
Как сделать получение удобным для коллеги
Курьерскую доставку согласуйте по времени города получателя. В анонимном чате спросите, когда ему будет удобно принять подарок. При оформлении укажите его телефон — курьер сможет связаться с ним напрямую, а вам не придётся передавать сообщения между ними. Если коллега работает по графику другого часового пояса, предложите ему выбрать пункт выдачи с удобными часами работы или круглосуточный постамат. Так ему будет проще забрать подарок по своему расписанию.
Дайте коллегам время открыть подарки
Перед вручением проверьте отметки о получении подарков. Если у кого-то отметки нет, уточните лично, успел ли он забрать посылку.
При обмене в разные дни напомните участникам, когда можно начинать распаковку и до какого дня продлится открытие подарков.
Например, отправьте в общий чат такое сообщение: Коллеги, открываем подарки 22-23 декабря по своему местному времени. Делитесь фотографиями подарков в нашем общем чате на сервисе и благодарите своих Сант!
Так коллеги увидят реакции друг друга, даже если редко бывают онлайн одновременно.
Для видеовстречи или очного вручения используйте конструктор сценария.
Если вы договорились раскрывать имена Сант, сделайте это после окончания периода открытия подарков во всех часовых поясах команды.
Что делать, если Санта или получатель не отвечает
Несколько часов молчания при большой разнице во времени могут не значить ничего критичного. Но если согласованный срок ответа с учётом рабочего графика истёк, напишите тому, от кого ждут ответа, и попросите проверить анонимный чат.
Что делать, если подарок не успевает к вручению
Уточните у Санты, отправлен ли подарок и какую дату доставки показывает перевозчик. Попросите его сообщить получателю ожидаемый срок через анонимный чат. Пригласите коллегу, который ждёт посылку, всё равно присоединиться к общей встрече. Свой подарок он сможет открыть позже и поделиться впечатлениями в общем чате.
Если посылка задержалась, нужно ли проводить жеребьёвку заново
Нет, не нужно. Коллеги уже могли купить и отправить подарки тем, кто им выпал. После новой жеребьёвки кому-то может выпасть другой человек, хотя подарок для прежнего получателя уже в пути. Просто уточните, когда дойдёт посылка.
Тайного Санту можно провести с учётом расписания коллег в разных часовых поясах. Заранее согласуйте сроки, оставьте время на доставку и выберите формат вручения, к которому смогут присоединиться все желающие.
