Как выбрать дату жеребьёвки и дедлайн подарков в Тайном Санте
Дата вручения — не единственная, которую нужно определить перед игрой в Тайного Санту. Нужно заранее решить, когда закрыть запись, провести жеребьёвку, заказать и передать подарки.
Разберём, сколько времени закладывать между этими датами и как выбрать конкретные числа под свой рабочий календарь.
Какие даты нужно определить заранее
Основные правила игры решаются на этапе записи. Обсудите с участниками не только бюджет и тему подарков, но и пять ключевых дат. Так легко проверить, хватает ли времени до даты вручения.
- Закрытие записи. Последний день, когда можно присоединиться к игре. После этой даты организатор фиксирует список участников для жеребьёвки.
- Жеребьёвка. День, когда организатор распределяет пары «Санта-получатель». С этого момента у каждого участника есть конкретный получатель и его вишлист.
- Покупка подарка. Срок, к которому Санта должен выбрать подарок и оформить заказ. Это не то же самое, что дата получения: время на доставку нужно учитывать отдельно.
- Отправка подарка. Крайний срок передачи подарка в доставку, если его нужно отправить получателю.
- Вручение подарка. День, когда подарок должен оказаться у получателя.
Если вручение запланировано на декабрь, игру можно начать уже в октябре или начале ноября. Тогда между записью, жеребьёвкой, покупкой и вручением останется достаточно времени на доставку подарков.
Когда нужна отдельная дата отправки подарка
Нужна отдельная дата отправки или нет — зависит от того, как проходит обмен подарками.
- Удалённая игра. Участники отправляют подарки друг другу напрямую, поэтому им нужен отдельный срок отправки — с запасом на доставку, чтобы подарок успел приехать к дате вручения.
- Офлайн-игра. Участники встречаются лично и приносят подарки с собой — отдельный срок отправки не нужен. Достаточно указать день, к которому подарок должен быть готов.
- Онлайн-жеребьёвка и офлайн-вручение. Пары распределяют через сервис, а подарки участники приносят на встречу лично. Отдельная дата отправки не нужна — важен срок обмена подарками.
Сколько времени оставить между датами
Между соседними этапами нужен запас по времени, чтобы небольшая задержка не сдвинула всю игру.
| Между какими датами | Что происходит | Сколько времени заложить |
|---|---|---|
| Закрытие записи и жеребьёвка. | Организатор фиксирует список участников и уточняет у тех, кто ответил «пока не решил». | 2-3 дня. |
| Жеребьёвка и дедлайн заказа подарка. | Санта изучает анкету и вишлист получателя, выбирает подарок. | 5-7 дней. |
| Дедлайн заказа и получение подарка. | Подарок едет от магазина до Санты. | 5-7 дней. |
| Отправка и вручение подарка. | В офисе — просто буфер на случай задержки. При отправке подарка удалённому коллеге — время на доставку до получателя. | 2-3 дня в офисе, 5-7 дней при доставке получателю. |
Если игра проходит в декабре, на всю цепочку от открытия записи до вручения стоит заложить около трёх недель. В это время на логистику приходится большая нагрузка и доставка занимает больше времени.
Как выбрать конкретные календарные даты
Сроки игры в Тайного Санту касаются не только организатора. Если они совпадут с чьими-то личными планами, часть игроков выпадет из игры в самый неподходящий момент.
- Проверьте, не приходятся ли дата жеребьёвки или вручения на дни, когда часть участников точно будет недоступна — отпуск, поездка, семейные праздники.
- Если кто-то будет отсутствовать в день вручения, предупредите об этом остальных участников заранее.
- Не ставьте два события на один день, даже если кажется, что все успеют.
- Если дата вручения изменится, пересмотрите и остальные этапы.
Если вы играете с коллегами, сверьте даты ещё и с рабочим календарём — длинными выходными, последним рабочим днём перед праздниками, отпусками и командировками.
Пример календаря
Дни в примере условные. Важны интервалы между этапами — их можно перенести на свои даты.
| День | Этап |
|---|---|
| День 1 | Открыли запись в игру |
| День 4 | Закрыли запись |
| День 6 | Провели жеребьёвку |
| День 12 | Дедлайн заказа подарка |
| День 17 | Дедлайн отправки подарка получателю |
| День 25 | Вручение подарков |
Что делать, если к дедлайну присоединились не все
Если к установленной дате участников меньше, чем вы ожидали, можно продлить запись на два-три дня.
При этом пересмотрите и следующие этапы. Если жеребьёвка сдвигается, у участников должно быть достаточно времени на покупку и отправку подарков.
Чтобы не искать даты по чатам и таблицам, можно провести игру в сервисе «Мой Санта». Он помогает упростить работу с датами для организатора и участников:
- все сроки игры хранятся в одном месте,
- участники видят актуальные даты,
- организатору не нужно вести отдельную таблицу с датами.
При этом сервис помогает и с другими организационными задачами:
- проводит автоматическую жеребьёвку,
- хранит вишлисты и анкеты участников,
- позволяет общаться Санте и получателю в анонимном чате,
- даёт возможность провести игру с участниками из разных городов.
Если и после продления записи участников остаётся мало, запускайте жеребьёвку с тем составом, что есть. Для игры достаточно трёх человек, верхнего предела нет — жеребьёвка работает одинаково для 3 или 300 человек.
Если же причина в том, что часть команды вообще не заметила приглашение или её не устроили условия, это отдельный вопрос, который стоит разобрать до того, как назначать даты.
Заключение
Тайный Санта проходит без сбоев, когда каждая дата стоит отдельно и с запасом времени до следующей. Готовый календарь, зафиксированный ещё до приглашения участников, избавляет и организатора и игроков от переносов в последний момент.